Czym się kierować przy zakupie urządzeń biurowych? Dla wypożyczalni samochodów Sixt Rent a Car Polska podstawowym kryterium jest funkcjonalność. Przykładem mogą być szafy pancerne z elektronicznym systemem zabezpieczeń, które znajdują się w każdym punkcie wynajmu. Firma co miesiąc podpisuje setki, a nawet tysiące umów z klientami, które muszą być odpowiednio przechowywane.
— Zainwestowaliśmy w szafy pancerne klasy A, które są przeznaczone do przechowywania dokumentów zastrzeżonych i poufnych. Gdyby się jednak okazało, że potrzeba jeszcze większego zabezpieczenia, wówczas należałoby wybrać urządzania z wyższych klas odporności — wskazuje Dominika Kozłowska, dyrektor finansowa i główna księgowa w Sixt Rent a Car Polska.
Przedsiębiorstwo używa również kilku rodzajów niszczarek do dokumentów. Jedne tną kartki w paski, inne w ścinki — zależnie od stopnia tajności informacji.
— Zazwyczaj wystarczy pocięcie papieru w paski szerokości 6 mm. Im dokumenty są ważniejsze, tym szerokość powinna być mniejsza. W przypadku materiałów ściśle tajnych stosujemy niszczarki, które tną w ścinki o wymiarach 0,8 x 12 mm — tłumaczy dyrektor Kozłowska.
Dodaje, że jeśli dokumentów jest bardzo dużo lub z maszyny ma korzystać wiele osób, należy rozważyć zakup większego, zaawansowanego technicznie urządzenia, wyposażonego w specjalne czujniki lub podajniki taśmowe, a w skrajnych przypadkach — w kosze zamykane na klucz bądź elektronicznie.
Jobs dał przykład
Ale funkcjonalność i specyfikacja techniczna to nie wszystko. Liczy się też design urządzeń. Od czasu Steve’a Jobsa nikt nie ma co do tego wątpliwości. Przy czym początkowo ładne były produkty konsumenckie, ostatnio w nie mniejszym stopniu dotyczy to rozwiązań dla biznesu.
— Jeszcze niedawno panowało przekonanie, że atrakcyjnie prezentujące się sprzęty cechuje niska użyteczność i są przeznaczone dla odbiorców indywidualnych.
Dziś wśród kadry menedżerskiej dominuje inny pogląd: że wygląd i wyposażenie stanowiska pracy ma duży wpływ na produktywność pracowników — mówi Michał Pertek, menedżer produktu marki Gembird. Jego zdaniem, użytkownikom już nie wystarcza, że komputery, klawiatury, myszki, głośniki czy słuchawki działają bez zarzutu. Od urządzeń tych oczekują dużo więcej. Po pierwsze, powinny kreować przestrzeń sprzyjającą twórczemu myśleniu. Po drugie, mają być ergonomiczne, by ułatwiać i skracać czas realizacji zadań.
— Tacy giganci jak Google czy Red Bull od lat oferują swoim zespołom oryginalnie zaprojektowane pomieszczenia zaopatrzone w nowoczesne i designerskie sprzęty. Warto, by również polskie firmy dbały o ten element wizerunku. Tym bardziej, że koszt funkcjonalnego i ciekawie wyglądającego urządzenia wcale nie musi być wyższy niż tego o przeciętnej linii — podkreśla Michał Pertek.
Chytry traci
Dla użytkowników najważniejszy jest komfort pracy płynący z wydajności, ergonomii, designu. Przedsiębiorcy zwracają również uwagę na nakłady związane z optymalnym wykorzystaniem i utrzymaniem urządzeń. Z reguły już rozumieją, że jeśli dziś kupią tańsze produkty, zapewne jutro zapłacą dużo więcej — za eksploatację, naprawy, konieczność wzywania zewnętrznych specjalistów.
— Odpowiedniej jakości serwery, stabilna sieć wireless, dobrej klasy UPS, listwy zasilające to konieczność. Pracownicy potrzebują bezawaryjnego sprzętu, który nie spowoduje przestojów w pracy, a w konsekwencji — spadku jakości usług i satysfakcji klientów. To są dla przedsiębiorstwa największe koszty — stwierdza Arnold Nowak, prezes itelligence. Przypomina, że istotną pozycją w wydatkach administracyjnych jest energia elektryczna.
— Rachunki za prąd, a także rygorystyczne normy dotyczące recyklingu urządzeń i standardy bezpieczeństwa, dotyczące np. szyfrowania dysków, powinny mobilizować firmy do inwestowania w rozwiązania ekonomiczne i przyjazne dla środowiska — zauważa prezes Nowak.
Pozorne oszczędności dotyczą choćby druku i digitalizacji dokumentów. Dla niektórych odbiorców liczy się przede wszystkim koszt zakupu maszyn. Nie przejmują się zaś całkowitym kosztem druku (TCO), czyli tym, ile będą płacili za tonery, tusze czy serwis. Choć i w tej sprawie coś się zmienia. Świadczy o tym zniknięcie drogich w eksploatacji atramentówek, które niedawno można było zobaczyć niemal na każdym biurku. Dziś królują urządzenia wielofunkcyjne, tzw. kombajny. Jedna taka maszyna może zastąpić kilka, a nawet kilkanaście mniejszych, zarówno drukarek, jak i skanerów, kopiarek, faksów.
— Oszczędnościom służą także technologie obniżające pobór energii oraz wydajne tusze i tonery, automatyczny druk dwustronny czy funkcje uśpienia drukarki, co oznacza bardzo mały pobór energii — informuje Katarzyna Idzkiewicz, koordynator marketingu w Brother Polska.