Na ministerialną skrzynkę pocztową przychodzi e-mail. Wydrukowany trafia do departamentu merytorycznego, gdzie specjalista przygotowuje odpowiedź. Na jej wydruku dyrektor wprowadza poprawki. Dokument „na czysto” znów jest drukowany. Po zebraniu wszystkich podpisów i pieczątek, jego skan trafia do interesanta, a wydruk — do archiwum. Czy to konieczne? Zależy od resortu.
2Cyfryzacja na papierze
O tym, jaką wagę do informatyzacji polskiej administracji przykładał rząd, świadczy m.in. dodanie cyfryzacji do nazwy ministerstwa administracji. Jednak zużycie papieru to właśnie w tym resorcie rośnie najszybciej: w 2013 r. o 90 proc. rok do roku. Jego rzecznik przekonuje jednak, że już jest lepiej. Do połowy października resort zużył niewiele więcej papieru niż w 2012 r.
— Od 1 stycznia 2014 r. to system elektronicznego zarządzania dokumentacją jest podstawowy do czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu spraw. Część spraw jest prowadzona w sposób tradycyjny, ale wykaz wyjątków jest poddawany cyklicznym przeglądom, stopniowo wskazywane są kolejne sprawy, które mogą być dokumentowane w sposób elektroniczny — mówi Artur Koziołek, rzecznik resortu.
W zeszłym roku wszystkie siedemnaście ministerstw zużyło blisko 190 tys. ryz papieru do drukarek, faksu i innych urządzeń biurowych. Kosztowało to łącznie ponad 2 mln zł. Największymi konsumentami są urzędnicy z resortów sprawiedliwości, finansów i obrony. O ile dwa ostatnie zużycie ograniczają, to w resorcie Cezarego Grabarczyka przez cztery lata zapotrzebowanie wzrosło o jedną trzecią, choć funkcjonuje tu — równocześnie z papierowym — elektroniczny obieg dokumentów. Czy istnieje jakaś strategia rezygnacji z papieru?
— Prowadzimy prace analityczne w tym zakresie — mówi Wioletta Olszewska z wydziału promocji ministerstwa.
Jasny kierunek
Prace analityczne nad możliwością zastosowania systemu elektronicznego zarządzania dokumentami prowadzi również Ministerstwo Gospodarki, które rozważa wdrożenie jednego z elektronicznych systemów od początku 2016 r. Jednak wszystkie pozostałe resorty albo już traktują system elektroniczny, jako podstawowy (administracja i cyfryzacja, edukacja, nauka, sprawy wewnętrzne, sprawy zagraniczne), albo stopniowo przechodzą do elektronicznego obiegu. Jasny cel stawia przed sobą resort sportu.
— W kilku najbliższych latach planujemy wdrożenie wyłącznie cyfrowego obiegu — mówi Katarzyna Kochaniak, rzeczniczka ministerstwa. Podobną deklarację składa Ministerstwo Środowiska, które ma specjalny zespół ds. cyfryzacji. — Od początku 2015 r. ruszy pilotażowe wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją. Wdrożenie go, jako systemu podstawowego, planowane jest na 1 stycznia 2016 r. Od tego czasu wszystkie sprawy prowadzone będą wyłącznie w systemie elektronicznym, a zużycie papieru powinno być minimalne — mówi Małgorzata Czeszejko-Sochacka z Ministerstwa Środowiska.
Czy to możliwe? Według Joanny Wójcik- Tarnowskiej z Ministerstwa Pracy, całkowite odejście od papieru jest mało prawdopodobne. Resort Władysława Kosiniaka-Kamysza daje sobie następny rok na udostępnienie elektronicznego systemu i przeszkolenie urzędników. Zmniejszenia zużycia papieru nie spodziewają się jednak szybko.
— Europejskie i amerykańskie doświadczenia wskazują, że wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w publicznej czy prywatnej, dużej instytucji, powoduje w początkowym okresie, nawet do kilku lat, skokowe zwiększenie zużycia papieru. Wdrażamy elektroniczny obieg dokumentów dla podniesienia jakości zarządzania obiegiem dokumentów i informacji, łatwiejszego dostępu do informacji i przyspieszenia wymiany informacji — tłumaczy Joanna Wójcik-Tarnowska.
Dotychczas największe oszczędności na zużyciu papieru zrobiły resorty kultury,gdzie zużycie od 2008 r. spadło o 38 proc., a także nauki, spraw wewnętrznych i spraw zagranicznych, gdzie ograniczono je o 30 proc. Zdecydowanym liderem jest jednak ministerstwo skarbu, w którym przez cztery lata od 2009 r. zużycie ograniczono o 42 proc., mimo że docelowy system obiegu dokumentów jeszcze nie funkcjonuje.
— Trwają prace nad wdrożeniem nowego systemu, który zastąpi obecny system elektroniczny i docelowo również obieg papierowy. Zakładamy stopniowe wprowadzanie w pełni cyfrowej korespondencji. Finalnie czynności kancelaryjne, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw, gromadzenie i tworzenie dokumentacji przez pracowników MSP, będzie odbywać się w pełnym zakresie i na wszystkich stanowiskach pracy — wylicza Agnieszka Jabłońska-Twaróg z ministerstwa skarbu.