Urzędnicy skarbówki nie lubią wirtualnych biur

opublikowano: 2013-10-28 00:00

Ewidencja podatników: Urzędy skarbowe podejrzliwie patrzą na firmy z adresem w wirtualnych biurach. Kontrolują, wzywają do wyjaśnień, nie zawsze przyznają NIP. Prawnicy twierdzą, że to wbrew przepisom

Urzędy skarbowe odmawiają nadania numerów identyfikacji podatkowej (NIP) przedsiębiorcom, którzy rejestrują swoją działalność w tzw. wirtualnych biurach. Zdarza się też, że do tego zniechęcają i przedłużają procedurę, która powinna być zwykłą formalnością. Problem pojawił się mniej więcej rok temu, ale nie był tak nabrzmiały, jak obecnie.

— Na początku tylko w nielicznych przypadkach kwestionowano adres wirtualnego biura jako siedziby. Po przesłaniu pism wyjaśniających firmy otrzymywały NIP — wspomina Marta Żminkowska, prezes spółki mBiuro, właściciela sieci biur wirtualnych. Problem zaczął narastać około pół roku temu.

Kontrole, oględziny, wezwania

Według Marty Żminkowskiej, w Łodzi w tamtejszym urzędzie skarbowym (US) klienci mBiura słyszeli, że lepiej nie zakładać firmy pod takimi adresami, bo urzędnicy uważają je za fikcyjne. Podobnie było w Krakowie. W Katowicach również przestrzegano przedsiębiorców, że taka rejestracja może oznaczać kłopoty i odmowę nadania numeru identyfikacyjnego.

— Wybraliśmy się z prawnikiem na spotkanie z przedstawicielem katowickiego urzędu skarbowego, żeby zażegnać konflikt. Niestety, sytuacja nie uległa zmianie. Na dodatek urząd zaczął również przeprowadzaćoględziny siedziby zgłaszanej przez przedsiębiorców, czyli naszego biura. Każdego dnia przychodziły te same urzędniczki, spisywały identyczny protokół, zmieniała się tylko nazwa przedsiębiorcy. Tak było w stosunku do kilkudziesięciu firm.

Decyzje o nadaniu NIP przedłużały się co najmniej o miesiąc. Kilku naszych klientów otrzymało decyzje odmowne — opowiada prezes mBiura. Informuje,że w ostatnich miesiącach w Poznaniu 7 firm musiało składać dodatkowe wyjaśnienia, jednej odmówiono NIP i zrezygnowała z rejestracji. W Katowicach w 12 przypadkach wymagano dodatkowych informacji, prowadzono oględziny, trzech klientów odwołuje się od odmownej decyzji US. W Krakowie 10 przedsiębiorców odebrało pisma kwestionujące tamtejszą siedzibę mBiura, jednak odwołania zakończyły się nadaniem numerów, taką samą procedurę przeszło 7 firm w Łodzi. Urzędy nie są jednomyślne w podejmowaniu decyzji i trybie postępowania. Przedsiębiorcy z Warszawy, Wrocławia czy Gdańska nie mają takich problemów.

W ocenie mBiura, w tych miastach jest młoda kadra urzędnicza, która rozumie, czym jest outsourcing i jak pracują przedsiębiorcy-freelancerzy.

Według Marty Żminkowskiej, spotkania przedstawicieli jej firmy z naczelnikami nie odniosły skutku w Katowicach. W innych miastach widać stopniową poprawę. — Do urzędników zaczynają trafiać rzeczowe argumenty — mówi prezes mBiura.

Podobne doświadczenia miewa Wirtualne Biuro Smart w Lublinie.

— W zasadzie każdy klient po przedstawieniu umowy z wirtualnym biurem w urzędzie skarbowym zostaje wezwany na przesłuchanie. Urzędnicy pytają o rodzaj prowadzonej działalności i sprawdzają, czy może być ona faktycznie prowadzona w takim biurze — mówi Dorota Wójcik, właścicielka Wirtualnego Biura Smart. Dotychczas tylko jednemu z jej klientów odmówiono nadania NIP. Była to spółka z branży paliwowej.

Zarządzanie z plaży

Właścicieli wirtualnych biur dziwi stanowisko skarbówki. Urzędnicy twierdzą, że w takim miejscu nie da się prowadzić działalności gospodarczej, bo nie ma tam stałego zarządu, bo nie można przechowywać dokumentacji, a w konsekwencji, nie można przeprowadzić efektywnej kontroli.

— Do prowadzenia firmy nie zawsze potrzebne jest własne biurko, faks, sekretarka. Nierzadko wystarczy laptop i z odległej plaży można kierować biznesem. W takim przypadku stałe wynajmowanie powierzchnibiurowych to duże niepotrzebne koszty — podkreśla Marta Żminkowska. Na liście jej klientów są biura tłumaczeń i nieruchomości, agencje pracy i reklamowe, firmy konsultingowe, agencje PR i HR, zajmujące się tworzeniem stron internetowych, również fundacje. Podobnie jest w innych wirtualnych biurach.

— Odmowa przyznania NIP z uwagi na miejsce prowadzenia działalności jest niezgodna z prawem. Nadanie tego numeru nie jest decyzją, lecz czynnością techniczną, po prostu wpisem do ewidencji podatników. Procedura przyznania numeru identyfikacyjnego nie jest postępowaniem służącym udzieleniu pozwolenia na taką czy inną działalność — mówi Błażej Sarzalski, radca prawny z Dąbrowy Górniczej. On również, reprezentując klienta przed fiskusem, spotkał się z oporem urzędników, aby nadać NIP.

— Niech pan zmieni klasyfikację rodzaju działalności w PKD — z handlowej na usługi doradcze — bo deklarowana z siedzibą w wirtualnym biurze nie ma szans na NIP. Tak mi radzono w urzędzie. Na pytanie o decyzję mówiono, że będzie w kolejnym tygodniu, bo podejmuje ją sam naczelnik — relacjonuje radca. Błażej Sarzalski tłumaczy, skąd bierze się przedłużanie procedury.

— Przepisy nakazują nadać NIP w ciągu 3 dni, ale urząd może wydać postanowienie o przedłużeniu postępowania o kolejne 30 dni i może to robić teoretycznie w nieskończoność. Nie może jednak stawiać specjalnych wymagań firmie — podkreśla Błażej Sarzalski.

Przypomina, że kilka lat temu zmianami ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, uproszczono zasady ich ewidencjonowania. Ubiegając się o NIP, nikt nie musi składać żadnych dodatkowych dokumentów, takich jak umowa spółki czy umowa potwierdzająca prawo do lokalu. Wystarczy tylko wniosek.

W zgodzie z prawem

Ustawa pozwala na odmowę nadania NIP w kilku sytuacjach, ale w ocenie radcy, żaden z tych przypadków nie uzasadnia odmowy przyznania numeru tylko dlatego, że ktoś wskazuje wirtualne biuro jako swój adres. Na potwierdzenie przywołuje orzeczenie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 1 marca 2013 r. (w sprawie C-527/11).

Trybunał orzekł: „Artykuły (…) dyrektywy Rady nie mogą być interpretowane tak, że stoją one na przeszkodzie temu, by organ skarbowy państwa członkowskiego odmawiał nadania NIP do celów podatku od wartości dodanej spółce z tego tylko powodu, że w mniemaniu tego organu nie posiada ona środków materialnych, technicznych i finansowych do wykonywania zgłaszanej działalności gospodarczej”. Ministerstwo Finansów (MF) broni urzędów skarbowych. Wskazuje, że postępowania wyjaśniające w związku ze zgłoszeniami identyfikacyjnymi są prowadzone zgodnie z przepisami — tj. z art. 8d wspomnianej ustawy, który w sprawach nieregulowanych przepisami o odmowie nadania NIP odsyła do ordynacji podatkowej.

— Działania te nie są prowadzone w ramach szerszej akcji koordynowanej przez Ministerstwo Finansów — podkreśla Wiesława Dróżdż, rzecznik prasowy MF. Wyjaśnia, że nadanie NIP lub ewentualna jego odmowa powinny zostać poprzedzone postępowaniem wyjaśniającym. W postępowaniu organ podatkowy powinien brać pod uwagę wszystkie okoliczności, w tym ocenić, czy wskazany adres siedziby istnieje i czy jest on zgodny z odpowiednim rejestrem.

Dodatkowo może on weryfikować, czy przy wskazaniu wyłącznie adresu siedziby i niepodaniu jakiegokolwiek innego adresu miejsca prowadzenia działalności, w miejscu siedziby przebywa organ zarządzający lub czy zapadają tam istotne decyzje dotyczące ogólnego zarządu podmiotem bądź czy są wykonywane centralne zadania administracyjne.

W interesie skarbu państwa

Wiesława Dróżdż przypomina, że według rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011, „miejscem siedziby działalności gospodarczej podatnika jest miejsce, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa”. Jako przyczynę wnikliwego badania firm wnioskujących o NIP rzecznik MF podaje przede wszystkim konieczność ochrony interesów finansowych UE oraz krajowych poszczególnych państw. Na konieczność weryfikacji danych przed zarejestrowaniem wskazuje rozporządzenie Rady (UE) nr 904/2010 z 7 października 2010 r. w sprawie współpracy administracyjnej oraz zwalczania oszustw w dziedzinie podatku od wartości dodanej.

„W celu zapewnienia administracjom podatkowym rozsądnego poziomu pewności w odniesieniu do jakości i wiarygodności informacji dostępnych za pośrednictwem elektronicznego systemu, (…) państwa członkowskie przyjmują niezbędne środki w celu zapewnienia, aby dane przekazywane przez podatników i osoby prawne niebędące podatnikami na potrzeby identyfikacji do celów VAT były, w ich ocenie, kompletne i dokładne. Państwa członkowskie wdrażają procedury weryfikacji tych danych stosownie do wyników przeprowadzonej przez nie oceny ryzyka” — cytuje art. 22 rozporządzenia przedstawicielka MF.

Według Błażeja Sarzalskiego, przepisy, które przywołuje ministerstwo, nie mają zastosowania do całej dyrektywy o VAT, ale tylko do usług świadczonych na podstawie art. 44 i 45 tej dyrektywy. Ponadto dotyczą one rozpoznawania miejsca świadczenia usług na potrzeby tego, w jakim państwie UE mają być one opodatkowane, a nie tego, czy ktoś może być podatnikiem czy nie.

— Dyrektywa jest prosta — podatnikiem jest ten kto prowadzi samodzielnie, w dowolnym miejscu, działalność gospodarczą, bez względu na cel i rezultat. Stąd odmowa zarejestrowania takiej osoby jako podatnika pogwałca przepisy dyrektywy — dodaje radca.

Nie kwestionuje potrzeby ochrony przed nieuczciwymi przedsiębiorcami, ale uważa, że w prawie nie ma żadnych podstaw do takich działań skarbówki. Jednak niewielu przedsiębiorców chce walczyć o swoje — albo zarzucają pomysł rejestracji siedziby pod adresem wirtualnego biura, albo lokują siedzibę np. w dużym mieście, bo liczą, że tam łatwiej o nadanie NIP.

— Rozumiem to, bo walka z fiskusem może trwać wiele miesięcy. Jednocześnie szkoda, że przedsiębiorcy się poddają, bo kilka mocnych orzeczeń sądowych wyprostowałoby obecną praktykę stosowaną przy nadawaniu numerów identyfikacji podatkowej — ocenia radca.

OKIEM EKSPERTA

Krzywdzące decyzje fiskusa

KATARZYNA STABIŃSKA

adwokat, kancelaria Ślązak, Zapiór i Wspólnicy

Początkowo firmy, które posiadały tzw. wirtualną siedzibę, spotykały się z akceptacją urzędów skarbowych. Pojawiła się jednak obawa, że takie biura będą sprzyjać oszustwom. Nie ma się co czarować, że z tego rozwiązania korzystają wyłącznie firmy, których działalność nie wymaga fizycznej siedziby. Jest to również dogodna forma dla osób, które chcą ukryć faktyczny charakter swojej działalności. Z ocen urzędów skarbowych wynika, że największe ryzyko pojawia się w podmiotach z branży budowlanej, obrotu złomem, pośrednictwa finansowego i handlu paliwami. Jednak obecnie wychodzi się z założenia, że wirtualne biuro stanowi potencjalne pole dla oszustwa. A takie podejście ogranicza swobodę działalności, szczególnie młodym internetowym przedsiębiorcom. Wynika to z niezrozumienia rynku i braku skutecznych mechanizmów wychwytywania rzeczywistych oszustów. Nie wiadomo też w zasadzie, na jakiej podstawie prawnej urzędy w toku nadawania numeru NIP decydują, czy dany adres nadaje się na siedzibę, czy nie. Kolejna kwestia to możliwość zweryfikowania, do czego faktycznie służyć ma wirtualne biuro. Przecież adres siedziby nie musi pokrywać się z rzeczywistym miejscem prowadzenia działalności. Poza tym w chwili zarejestrowania spółki jest ona zwykle w powijakach i trudno tu przesądzać, w jakim dokładnie kierunku pójdzie biznes. Tak więc decyzje urzędów w tym przedmiocie są arbitralne i krzywdzące dla przedsiębiorców.

Podstawy odmowy nadania NIP

Naczelnik urzędu skarbowego wydaje decyzję o odmowie nadania NIP w przypadku:

braku możliwości potwierdzenia tożsamości lub istnienia podmiotu stwierdzenia, że dokonane zgłoszenie identyfikacyjne nie spełnia wymogów dla niego określonych wcześniejszego nadania NIP zgłaszającemu się wystąpienia o nadanie NIP przez podatnika, będącego osobą fizyczną objętą rejestrem PESEL, nieprowadzącą działalności gospodarczej lub niebędącą zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług.

uproszczono zasady ich ewidencjonowania. Ubiegając się o NIP, nikt nie musi składać żadnych dodatkowych dokumentów, takich jak umowa spółki czy umowa potwierdzająca prawo do lokalu. Wystarczy tylko wniosek.

Czym zajmują się wirtualne biura