Stale przybywa firm, które decydują się na outsourcing. Ale nie oznacza to, że ubywa przedsiębiorców, którzy wcześniej wprowadzili u siebie informatyczne rozwiązania kadrowo-płacowe. W pierwszym i w drugim przypadku wzrost jest porównywalny. Przy czym zdecydowanie więcej firm wykorzystuje rozwiązania IT w tradycyjnym modelu.
Outsourcing kadr i płac ma uzasadnienie, gdy można ustandaryzować biznesowe procesy.
Im większa, bardziej specyficzna lub szybciej rozwijająca się firma, tym jest to trudniejsze. Przykładem może być naliczanie płac. Są firmy, w których wysokość miesięcznego wynagrodzenia determinuje kilkadziesiąt, a niekiedy nawet kilkaset czynników. Wiele z nich jest unikatowych, o czym decyduje nie tylko specyfika branży, ale też porozumienia zbiorowe między pracodawcą a pracownikami. W niektórych firmach pracownik może być związany z pracodawcą kilkoma umowami na raz (tzw. zatrudnienie równoległe), co też oznacza konieczność specyficznego rozszerzenia usługi. W przypadku outsourcingu nie zawsze dostawcy usług opłaca się wdrażać i utrzymywać tak wyjątkowe dla jednego klienta rozwiązanie.
Integracja rozwiązań oddanych w outsourcing z tymi, które są wykorzystywane i utrzymywane przez firmowe siły IT, to dodatkowe wyzwanie. Dlatego coraz popularniejszą alternatywą jest przeniesienie do „chmury” całej infrastruktury IT (nie tylko rozwiązań kadrowo-płacowych), ale też aplikacji wspomagających, np. zarządzania talentami, finansów, księgowości, controllingu. Ta tendencja na Zachodzie już się zaczęła. U nas takie możliwości też się pojawiają.
Ostatnio coraz częściej stosowaną formą outsourcingu jest oferowanie przez dostawców systemów dla przedsiębiorstw w modelu „chmury” — gdzie za całą infrastrukturę i bezpieczeństwo, konfigurację i aktualizacje systemu odpowiada dostawca, a klient korzysta z udostępnionej aplikacji do realizacji swoich działań HR.
Firma, która decyduje się na outsourcing, powinna rozważyć, jaka jego forma (procesu czy technologii) i w jakim wymiarze będzie dla niej najkorzystniejsza.
Na przykład w firmach, w których rozwiązania kadrowo-płacowe są zintegrowane z aplikacjami wspomagającymi zarządzanie, m.in. finansami, księgowością i controllingiem, najracjonalniejszym rozwiązaniem może być przeniesienie do „chmury” całej infrastruktury IT (nie tylko rozwiązań kadrowo-płacowych).
Dzięki temu można zredukować nakłady inwestycyjne i zrezygnować z tradycyjnego projektu wdrożeniowego
na rzecz szybkiej konfiguracji systemu przez usługodawcę. Firmy nie muszą bowiem wtedy kupować i wprowadzać ani sprzętu, ani rozwiązań informatycznych. Zarówno infrastruktura IT, jak i oprogramowanie są udostępniane w formie usługi na żądanie i tak też rozliczane, np. w formie miesięcznej subskrypcji. Pracodawca ma zaś pełną kontrolę, który pracownik i na jakich warunkach ma dostęp do danych.