Utylizacja dokumentów jest ochroną majątku firmy

Agnieszka Janas
03-04-2003, 00:00

Konieczność ochrony dokumentów wynika zarówno z uregulowań prawnych jak i interesów firmy. Niszczenie nośników innych niż papier możliwe jest właściwie wyłącznie w specjalistycznych urządzeniach. Na rynku działają już firmy, które organizują cały system niszczenia i zabezpieczania dokumentów.

Obowiązek zachowania tajemnicy oraz ochrona dokumentów z danymi osobowymi wynika co najmniej z 60 aktów prawnych, w tym z: ustawy o ochronie danych osobowych, wynalazczości, adwokaturze, radcach prawnych, doradztwie podatkowym, prawie autorskim i prawie bankowym, komercjalizacji i prywatyzacji przedsiębiorstw państwowych czy z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Dlatego wiele czynności związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem wiąże się z obowiązkiem niszczenia niepotrzebnych już dokumentów.

— Nie mniej ważne jest zabezpieczenie majątku firmy, który często nie ma postaci przedmiotu tylko jest np. rozwiązaniem technologicznym. Jeśli dokumenty z zapisem takich tajemnic przedsiębiorstwa wydostaną się z firmy i zostaną ujawnione publicznie lub konkurencji, wówczas straty mogą być ogromne — mówi Jacek Dudkiewicz, prezes Rethmann Data-util, spółki zajmującej się systemowym niszczeniem nośników informacji.

Najczęściej spotykanym sposobem niszczenia dokumentów w biurze jest stosowanie niszczarek. Jednak większość z nich nie zapewnia pełnej ochrony informacji. Paski, na które został pocięty papier, umożliwiają odczytanie ich treści przy niewielkim nakładzie pracy. W pięciostopniowej skali poziomu bezpieczeństwa (od pierwszego „zwykłe pismo” do piątego „ściśle tajne”) mogą być w nich niszczone wyłącznie dokumenty do drugiego stopnia, czyli „korespondencja wewnętrzna”.

— Do niszczenia dokumentów od trzeciego stopnia — „poufne”, służą maszyny szarpiące papier na małe niesymetryczne kawałeczki, uniemożliwiające odtworzenie informacji. Takich maszyn nie opłaca się instalować w biurze. Bezpieczniej jest zlecić pozbycie się dokumentów wyspecjalizowanym firmom — przekonuje Joanna Strzyga, specjalista w dziale sprzedaży Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych, oferującej usługi niszczenia nośników informacji.

Wśród proponowanych przez takie firmy usług znajduje się także niszczenie kaset magnetofonowych i wideo, kart plastikowych czy bezpiecznych kopert używanych przez banki do transportu pieniędzy. Zutylizowanie ich przez właściciela nie posiadającego profesjonalnych maszyn jest niemożliwe.

Firmy specjalistyczne gwarantują zniszczenie dokumentów w dniu ich dostarczenia. Zdarza się jednak, że ilość materiału jest zbyt duża.

— W takiej sytuacji składujemy materiał nie zniszczony w skarbcach i sporządzamy protokół, określający, ile i jakie materiały się w nim znalazły. Następnego dnia wyjmujemy je komisyjnie i niszczymy, po czym spisujemy raport z wykonania zlecenia — opowiada Joanna Strzyga.

Dodatkowo firmy specjalistyczne oferują prasowanie odpadów, co podnosi poziom bezpieczeństwa o jeden stopień, a także recycling dostarczonych materiałów.

— Jeśli przeznaczone do zniszczenia materiały odebrane zostały od klienta w hermetycznych pojemnikach, które w strzeżonej i monitorowanej instalacji są opróżniane nad lejem niszczarki przemysłowej a następnie przerobione na artykuły higeniczne, dotarcie do zawartości tak zniszczonych dokumentów jest niemożliwe — zapewnia Jacek Dudkiewicz.

Przedstawiciele branży przyznają, że najczęściej ich klientami są podmioty działające w sektorze usług finansowych, zbierające i przetwarzające dane osobowe. Z usług w zakresie niszczenia dokumentów często korzystają również firmy wprowadzające innowacyjne rozwiązania, np. koncerny farmaceutyczne.

Wyspecjalizowane firmy mogą dostarczyć cały system niszczący „śmieci biurowe” na miejscu, albo tylko likwidować dostarczone przez klienta materiały.

— Możemy zorganizować całą procedurę w firmie od wstawienia naszych pojemników, które dzierżawione są przez klienta, po niszczenie dokumentów w obecności uprawnionego do tego pracownika zleceniodawcy — mówi Jacek Dudkiewicz.

Zapewnienie bezpieczeństwa dokumentom nie jest tanie.

— Każdorazowo ceny negocjowane są z klientami i zależą od ilości niszczonego materiału, rodzaju oraz zakresu świadczonych usług. Koszty bezpiecznego niszczenia makulatury wartościowej są niewspółmiernie niskie w prównaniu z ewentualnymi problemami wynikającymi z łamania ustawy o ochronie danych osobowych czy o ochronie danych niejawnych — wyjaśnia Joanna Strzyga.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Agnieszka Janas

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Obronność / Utylizacja dokumentów jest ochroną majątku firmy