— Ponad 20 tysięcy kilometrów gazociągów przesyłowych, ponad 60 tysięcy kilometrów sieci rozdzielczych, ponad tysiąc stacji gazowych, a także 27 tłoczni paliwa i osiem podziemnych magazynów. Te liczby pokazują nasz wkład w projektowanie polskiego systemu gazowniczego. Dają też wyobrażenie o tym, jakim ogromem informacji i dokumentów musimy zarządzać. Na szczęście z pomocą przychodzą zaawansowane narzędzia IT — mówi Andrzej Łukasiewicz, kierownik projektu, a obecnie kierownik biura strategii biznesowych BSiPG Gazoprojekt.

Taniej i bezpieczniej

Dolnośląskie biuro od sześciu lat korzysta z oprogramowania Vario firmy DocuSoft. O wyborze zadecydowało jego dopasowanie do wymagań przedsiębiorstwa i dostępność narzędzi umożliwiających samodzielne wykonywanie przez Gazoprojekt wielu modyfikacji już po wdrożeniu.

— Jako główny cel wskazaliśmy wsparcie procesów projektowych i okołoprojektowych, udrożnienie komunikacji i współpracy między działami, wsparcie przepływu informacji i kooperacji z kontrahentami. Zależało nam także na uporządkowaniu i skatalogowaniu wszystkich danych w spółce i na maksymalnym ograniczeniu wytwarzania i ruchu dokumentów w tradycyjnej postaci — opisuje Andrzej Łukasiewicz.

W ramach wdrożenia, które zajęło 18 miesięcy, DocuSoft przeprowadził podstawowe szkolenia użytkowników i administratorów systemu Vario, którzy zostali także przygotowani do samodzielnej modyfikacji i rozwoju wybranych elementów tego narzędzia. Całe przedsięwzięcie kosztowało ponad 200 tys. zł, ale w Gazoprojekcie uważają, że to dobrze zainwestowane pieniądze.

— Dzięki wdrożeniu elektronicznego archiwum dokumentów znacznie poprawiła się wydajność pracowników. Zautomatyzowaliśmy większość procesów, a kontrahenci otrzymują spójną i kompletną dokumentację projektową. System Vario pozwala nam oszczędzić czas, zasoby ludzkie i materialne, budować bezpieczną bazę wiedzy — podkreśla Andrzej Łukasiewicz. Po uruchomieniu Vario DocuSoft zaczął nadzór powdrożeniowy, najważniejszy w pierwszych tygodniach działania systemu.

— Zgodnie z umową zapewniliśmy klientowi opiekę na czas rozruchu i wsparcie w użytkowaniu systemu Vario. Do dzisiaj zapewniamy wsparcie i dostarczamy nowe wersje naszego oprogramowania — tłumaczy Andrzej Nycz, prezes DocuSoft.

Nie tylko korporacje

Gazoprojekt to jedna z wielu firm w Polsce, które wprowadziły archiwizację cyfrową.

— Z tego rozwiązania korzystają najczęściej instytucje z sektorów bankowości, finansów, ubezpieczeń i giganci telekomunikacyjni. Użytkownikami systemów są również jednostki administracji publicznej, przychodnie, szpitale i szkoły. Ale elektroniczny obieg i archiwizacja prędzej czy później stanie się standardem zarządzania danymi w większości firm niezależnie od skali i branży — tłumaczy Maciej Nuckowski, dyrektor działu usług w Xerox Polska.

Dodaje, że elektroniczny obieg i archiwa dokumentów uniezależniają komunikację wewnętrzną i zewnętrzną od papieru, a firmie przynoszą korzyści organizacyjne i biznesowe: usprawnienie i zwiększenie efektywności pracy, uporządkowanie procesów, poprawę relacji z klientami. Pomagają też zredukować koszty przetwarzania, wyszukiwania, kategoryzowania i przechowywania dokumentów. A jakie tendencje w cyfrowej archiwizacji najbardziej rzucają się w oczy?

Jedną z nowości jest to, że archiwum danych najczęściej łączy się z systemami typu Workflow umożliwiającymi nadanie dokumentom określonego biegu. Zależnie od typu i treści dokumentu można go włączyć np. w proces akceptacji, redakcji lub uzupełnienia merytorycznego.

— Jeszcze ciekawsze możliwości oferują narzędzia klasy BPM (Business Process Management), które pozwalają optymalizować i monitorować procesy. Takie systemy mają z reguły rozbudowane narzędzia do modelowania, analizy i automatyzacji, co umożliwia zarządzanie ścieżkami procesów w skomplikowanych i dużych instytucjach — tłumaczy dyrektor Maciej Nuckowski. Inną nowinką jest współpraca z firmą outsourcingową w przetwarzaniu dokumentów.

— Dzięki temu firma znacznie redukuje koszty. Odchodzą wydatki związane z drukowaniem, przesyłaniem i kopiowaniem dokumentów. Można też oszczędzić powierzchnię magazynową. I — co chyba najważniejsze — więcej pracowników w tym samym czasie zyskuje dostęp do dokumentów, co znacznie poprawia efektywność — przekonuje Michał Czeredys, prezes spółki Arcus.