Znalezienie hotelu o dobrej lokalizacji, odpowiednich warunkach, najlepiej za niewygórowaną cenę zabiera często sporo czasu. Efekty natomiast nie zawsze spełniają oczekiwania przedsiębiorców, bowiem dopiero na miejscu mogą się oni przekonać o prawdomówności ofert.
Elementem podstawowym dla podróżujących biznesmenów jest odpowiednia lokalizacja hotelu, w którym zamierzają się zatrzymać. Pojęcie „odpowiedniej lokalizacji” jest przy tym wieloznaczne, bowiem każdy wyjazd wymaga innych, specyficznych dla siebie warunków. Dla jednych osób będzie to więc dobre połączenie komunikacyjne oraz bliskość danych biur czy instytucji. W innych przypadkach, jak podaje Zbigniewa Lazar, rzecznik Ery, ważna staje się funkcja rekreacyjna ośrodka. Liczy się wtedy kontakt z przyrodą lub bliskość miejsc zapewniających rozrywkę. Nie zawsze jednak idealna nawet lokalizacja przesądza o wyborze miejsca noclegu.
— Oprócz położenia hotelu istotne dla nas jest zapewnienie bezpieczeństwa — chodzi tutaj nie tylko o właściwą ochronę mienia naszych pracowników, ale także o ich zdrowie — mówi Małgorzata Adamkiewicz, dyrektor medyczny i dyrektor działu marketingu w firmie Adamed. Podkreśla ona, że zawsze ważnym czynnikiem pozostaje odpowiednia cena za świadczone usługi hotelarskie.
— Wielu naszych rzeczoznawców podróżuje po całej Polsce. Czasem zdarza się, że nasi klienci pokrywają koszty ich pobytu w hotelach i nie życzą sobie, aby rzeczoznawca pozostawał w najdroższym hotelu w mieście. W takich przypadkach staramy się wybrać nie hotele luksusowe, ale wysokiej klasy, oczywiście o dobrej lokalizacji — dodaje Paulina Górska, dyrektor działu marketingu w CB Richard Ellis.
Większość podróży służbowych wiąże się z uczestnictwem na różnych konferencjach, szkoleniach czy spotkaniach biznesowych. Jak zatem podkreślają przedsiębiorcy, istotnym kryterium przy wyborze ośrodka jest sala konferencyjna.
— Najważniejsze dla hotelu jest wyposażenie techniczne i możliwości różnorodnego zaaranżowania powierzchni w sali konferencyjnej. Ten drugi czynnik nie powinien być zaniedbywany. Zdarzają się bowiem takie sytuacje, gdy udział na planowanej konferencji potwierdza, na przykład, połowa zaproszonych uczestników. Wtedy potrzebna jest szybka zmiana aranżacji sali, tak, by goście czuli się w niej dobrze. Niestety, wiele dobrych hoteli oferuje sale, które ciężko jest zaaranżować do indywidualnych potrzeb — opowiada Paulina Górska.
Jak twierdzi Anna Jasik, menedżer ds. marketingu w firmie Kema Quality Polska, im sala odznacza się prostszą formą, tym lepiej zorganizować w niej wykłady.
— Wszelkie załamania, zakamarki czy wielokąty rozpraszają uczestników oraz stwarzają szereg problemów w trakcie zajęć. Chociaż sprawdzamy każdy ośrodek przed szkoleniem, kiedyś spotkało nas niemiłe zaskoczenie: w jednym z hoteli ekran był tak wbudowany, że widziała go tylko część uczestników konferencji. Dodatkowo, na środku sali znajdowały kolumny, które również zasłaniały ekran. Nikt nas o nich wcześniej nie uprzedził, a właścicielka hotelu nie rozumiała problemu. Dla niej było ważne, że jest odpowiednie wyposażenie i sala pomieści odpowiednio dużą liczbę osób. To, że nie wszyscy będą widzieli ekran i wykładowcę, nie przyszło jej do głowy — opowiada Anna Jasik.
Jej zdaniem, najlepsze ośrodki mają gotowe plany sal z rozrysowanymi miejscami w różnych układach.
Nikt nie wybierze hotelu, zanim wcześniej nie sprawdzi, jakie warunki w nim zastanie. Jednak, jak twierdzi Anna Jasik, foldery, strony internetowe a nawet rozmowy telefoniczne mogą czasem dać złudne wyobrażenie. Dlatego nie zastąpią wizyty w danym miejscu.
— Opracowałam zestaw pytań, które zadajemy przedstawicielowi ośrodka, lub które wypełniamy już po wizycie. Określiłam kilka obszarów podlegających sprawdzeniu. Dotyczą one m.in. organizacji i wyglądu ośrodka, wyżywienia, pokoi i zaplecza socjalnego. Jednak, mimo dokładnego sprawdzenia ośrodka, nie da się uniknąć nieprzyjemnych sytuacji. Na przykład, na półtora tygodnia przed zjazdem Klubu Pełnomocnika Kemy hotel odwołał naszą rezerwację. Jak się okazało — przyjął więcej rezerwacji niż było miejsc. Właściciele hotelu nawet nie przeprosili. Zysk wziął górę nad troską o klienta. Sprawę na szczęście udało się wyjaśnić. Ten przypadek traktuję jak ostrzeżenie, by baczniej przyglądać się hotelom i ośrodkom — nawet tym, które mają dobre rekomendacje — twierdzi Anna Jasik.
— Niestety, wybór hoteli wiąże się z pewnym ryzykiem. Z reguły dobry standard zapewniają prywatne 2-3-letnie hotele. Natomiast w wielu ośrodkach z tzw. wielkiej płyty, można natknąć się na niemiłe niespodzianki — dodaje Zbigniew Lazar.
Korzystanie przy tym z usług sieci czy pomocy biur turystycznych nie zawsze wchodzi w rachubę.
— Przeważnie poszukujemy miejsc najbardziej odpowiednich do odbycia spotkań i rozmów biznesowych. Jednej sieci trudno byłoby więc zapewnić dogodną lokalizację hoteli we wszystkich miejscach, do których się wybieramy. Nie zawsze możliwe jest także skorzystanie z pomocy biur turystycznych. Często bowiem decyzja o wyjeździe zapada w bardzo krótkim czasie i dotyczy dalekich lub obejmujących wiele kierunków tras. Wówczas musimy sami rezerwować miejsca w hotelach i bilety lotnicze — opowiada Małgorzata Adamkiewicz.