Firma windykacyjna często jeszcze kojarzy się Polakom z ekipą umięśnionych młodzieńców, zaopatrzonych w kije baseballowe, którzy przychodzą do dłużnika po pieniądze. Ten obraz, choć nieciekawy, pasuje do niektórych „podmiotów” oferujących usługi odzyskiwania należności.
Decyzja o zleceniu windykacji należności zewnętrznej firmie nie musi być jednoznaczna z pozbyciem się problemu, jakim są wierzytelności. Przeciwnie, jeśli przedsiębiorca dokona wyboru na chybił trafił i nie sprawdzi dokładnie firmy windykacyjnej, może przysporzyć sobie dodatkowych, o wiele większych problemów niż nie ściągnięty dług.
Negocjowanie odzyskania należności to zadanie dla wytrawnych dyplomatów i profesjonalnych windykatorów. W procesie negocjacji z jednej strony chodzi o odzyskanie pewnego procentu należności, z drugiej natomiast o utrzymanie klienta. Po czym więc poznać profesjonalistów, działających zgodnie z prawem?
Jednym z głównych kryteriów, które wyróżnia fachową firmę windykacyjną, jest kompleksowość usług związanych z zarządzaniem wierzytelnościami.
— Kompleksowość usług oznacza zarządzanie wierzytelnościami na każdym etapie. W przypadku działań profilaktycznych chodzi kolejno o: wywiad gospodarczy, monitorowanie ryzyka kredytowego kontrahenta, doradztwo prawne oraz nadzorowanie bieżących płatności. Etap działań polubownych powinien się opierać na restrukturyzacji wierzytelności oraz osobowym i rzeczowym jej zabezpieczeniu. W końcu kierując sprawę na drogę sądową firma windykacyjna powinna oferować: dochodzenie należności na drodze sądowej, nadzorowanie egzekucji komorniczej oraz reprezentację wierzyciela w postępowaniu układowym bądź upadłościowym — wyjaśnia Małgorzata Milewska, dyrektor Biura Windykacji Coface Intercredit Poland.
Firmę windykacyjną przedsiębiorca powinien oceniać również pod kątem profesjonalizmu działań. Jednym z jego wyznaczników jest znajomość procedur prawnych i mechanizmów przepływu środków w poszczególnych branżach. Ponadto należy pytać o specjalizację w dochodzeniu należności — od osób fizycznych lub prawnych — oraz o znajomość technik negocjacyjnych. Należy sprawdzić, jaki firma windykacyjna ma plan w kwestii ochrony długofalowych relacji handlowych klienta z odbiorcami. Ważne są także inne aspekty.
— Po pierwsze, należy zwrócić uwagę na to, jakie wierzyciel ma możliwości wpływania na sposób i zakres działań monitoringowych oraz monitorowania stanu ich realizacji. Po drugie, należy porównać, jak szybko różne firmy windykacyjne reagują od momentu zlecenia czynności do wykonania działania, gdyż upływ czasu sprzyja dłużnikowi. Warto także policzyć oszczędności na redukcji własnych służb windykacyjnych — dodaje Donat Dubiel, dyrektor ds. obrotu i windykacji wierzytelności Sigma Trade.
Ważną wskazówką przy wyborze firmy windykacyjnej jest też dla przedsiębiorcy terytorialny zasięg działania takiej firmy. Im szerszy — tym większa gwarancja profesjonalizmu.