Celem wdrożenia była integracja modułów produkcji i logistyki z modułami finansowymi oraz obniżenie kosztów i zwiększenie rentowności.
Grupa kapitałowa Kęty działa w branży profili aluminiowych, systemów aluminiowych i opakowań giętkich, dostarcza produkty dla europejskich koncernów oraz firm średniej wielkości z branży spożywczej, motoryzacyjnej i budowlanej. Poprzez spółki zależne i stowarzyszone spółka Kęty kontroluje około 45 proc. krajowego rynku stolarki aluminiowej, 52 proc. rynku profili aluminiowych i około 21 proc. rynku opakowań giętkich.
— Firma ma już dokładnie określony produkt i rynek w Polsce, co sprawia, że swoją aktywność kieruje obecnie na rynki zagraniczne. Informatyzacja ma służyć zwiększeniu konkurencyjności w branży przetwórstwa aluminium i opakowań, zapewnieniu wysokiego poziomu usług i produkcji przy znacznym ograniczeniu kosztów — informuje Jan Kryjak, prezes spółki Kęty.
Cel to integracja
Bez zintegrowanego systemu klasy ERP efektywne zarządzanie spółką jest praktycznie niemożliwe. Wiedział o tym zarząd grupy, włączając wdrożenie zintegrowanego systemu klasy ERP do programu restrukturyzacji firmy, podjętej już w 1994 r. Wdrożenie systemu było jednym z elementów przewidzianych w strategii firmy na lata 1999- -2001. Problemy, które miał rozwiązać system ERP, wynikały z zadania integracji Grupy Kęty. Zarządowi chodziło przede wszystkim o objęcie jednym, spójnym systemem zarządzania zakładów o różnej specyfice produkcji. Na podstawie własnej oceny rynku, ze względu na wchodzące w jego skład zaawansowane narzędzia, spółka Kęty wybrała system dla przedsiębiorstw oferowany przez Baan
— Wybraliśmy Baan ze względu na zakres funkcjonalności i bogate możliwości integracji oferowane przez to rozwiązanie. Duże wrażenie wywarła na nas orientacja systemu na kontrolę kosztów. Integracja naszych procesów produkcyjnych i finansowych w ramach systemu Baan oznacza, że wszelkie koszty ponoszone w ramach grupy można monitorować w czasie rzeczywistym na wszystkich szczeblach zarządzania. Rozwiązanie to pozwala także na integrację z innymi składnikami systemu IT. Przykładowo informacje o czasie pracy stanowią dane wejściowe dla zintegrowanego modułu płacowego, a po obliczeniu należnych wynagrodzeń, dane z listy płac są automatycznie księgowane na odpowiednich kontach Księgi głównej — opowiada Dorota Kubiak, główny informatyk spółki.
Katalog korzyści
System firmy Baan został wdrożony według modelu wielofirmowego, który ma umożliwiać automatyczną konsolidację wyników gospodarczych firm w ramach całej grupy. Wdrożenie i dostosowanie oprogramowania, dokonane przez pracowników grupy Kęty i firmy CIS Polska, rozpoczęło się w 1999 r. Zakres dostosowań był dość szeroki, obejmował wszystkie dokumenty zewnętrzne, czyli np. potwierdzenie zlecenia zakupu i sprzedaży, faktury, uzgodnienie i potwierdzenie salda, polecenie przelewu, a także niektóre dokumenty wewnętrzne i raporty z modułów gospodarki magazynowej, finansów i dystrybucji. Specyfika biznesowa spółki wymagała dodania nowych funkcjonalności do systemu, m.in. funkcji sprzedaży w różnych jednostkach wagowych. Wykonał je wewnętrzny dział IT, który również organizował i prowadził szkolenia dla użytkowników i kluczowych pracowników. Korzyścią z wdrożenia systemu Baan będzie możliwość objęcia jednym zintegrowanym systemem całej sfery zarządzania grupą. Dodatkowo, wdrożenie zarządzania opartego na procesach biznesowych ma sprawiać, że nowy system IT pełni rolę jednolitego i kompleksowego narzędzia wspomagania realizacji podstawowych procesów biznesowych Kęt. System jest wykorzystywany na wszystkich szczeblach organizacji, począwszy od rejestracji danych podstawowych, aż do poziomu kierownictwa przedsiębiorstwa.
— System zapewnia wyższy poziom kontroli i stałe monitorowanie procesów biznesowych. Integracja systemów oznacza, że błędy w przebiegu procesów, które uprzednio pozostawały niezauważone, można obecnie wykrywać i korygować na bieżąco, bez potrzeby żmudnego drążenia danych z końcem okresu obrachunkowego — zaznacza Dorota Kubiak.
Funkcje aplikacji
Moduł Finansowo-księgowy systemu Baan ma umożliwić skrócenie prac nad miesięcznym i rocznym rozliczeniem. Obecnie wstępne zamknięcie miesiąca zajmuje 6-8 dni roboczych. System ma także udostępniać spółce bieżące informacje o należnościach i zobowiązaniach, a także prognozy przepływów pieniężnych. Ma zapewniać integrację zobowiązań z zakupami, należności ze sprzedażą, komponentów logistycznych i produkcyjnych z finansowymi oraz bieżącą rejestrację kosztów w Księdze głównej z aktualną informacją o sytuacji finansowej firmy. W dziedzinie gospodarki magazynowej system ma umożliwiać kontrolę poziomu zapasów, zarządzanie magazynem wysokiego składowania, analizę wiekową zapasów i systemowe definiowanie przepływu materiałów w przedsiębiorstwie. W Grupie Kęty wyeliminowano ręczne przygotowywanie dokumentacji warsztatowej i ręczne planowanie, ponadto utworzono bazę kosztów standardowych, mającą umożliwiać precyzyjną analizę rentowności, usprawnienie procesu planowania i realizacji produkcji.
— System Baan pozwala na bieżącą kontrolę kosztów, ciągłe porównywanie kosztów realizacji przedsięwzięć. Dodatkowo aplikacja obsługuje realizację zamówień i umożliwia wprowadzanie zmian w dokumentacji stosownie do wymagań klienta — przekonuje Dorota Kubiak.