Więcej niż edytor tekstu

Jan Kaliński
opublikowano: 18-10-2006, 00:00

Systemów wspomagających zarządzanie jest wiele. Jednak żadna firma nie może wyobrazić sobie pracy bez pakietów biurowych.

Każda aplikacja dostępna w popularnych pakietach biurowych może przydać się przedsiębiorstwu. Od początku zastosowania tych programów najpopularniejsze są edytory tekstu i arkusze kalkulacyjne. Jednak aplikacje bazodanowe i pomagające w przygotowaniu prezentacji multimedialnej wciąż zyskują na znaczeniu. Wśród klientów biznesowych dominacja pakietu MS Office Microsoftu jest niepodważalna. Liczą się także Star Office firmy Sun Microsystems, WordPerfect Office Corela oraz darmowy OpenOffice. W rzeczywistości funkcjonalność każdego z tych pakietów daleko wykracza poza zwykły edytor tekstu i arkusz kalkulacyjny.

— Edytor tekstu i arkusz kalkulacyjny to podstawowe komponenty każdego pakietu biurowego, będące codziennymi narzędziami pracowników. Oprogramowanie to jest obudowane wieloma dodatkami, np. szablonami dokumentów, funkcjami korespondencji seryjnej, możliwościami wykorzystania danych z różnych źródeł (np. książki adresowej) i utworzenia z nich raportów lub zestawień — opisuje Łukasz Świątek z Sun Microsystems Poland.

Większe możliwości

Jak tłumaczy Jacek Maśliński, information worker business group lead w polskim oddziale Microsoftu, obecnie oprogramowanie biurowe to nie tylko pojedyncze programy, to cały system wraz z serwerami, zapewniający infrastrukturę informatyczną przedsiębiorstwa.

— Narzędzia serwerowe, takie jak Sharepoint Portal Server, umożliwiają zarządzanie obiegiem dokumentów, dostarczają infrastrukturę PKI pozwalającą podpisywać elektronicznie dokumenty, usprawniają wymianę dokumentów między użytkownikami. Project Server ułatwia pracę grupową nad projektem — pozwala na zarządzanie przedsięwzięciem przez cały zespół projektowy i usprawnia komunikację w zespole. Nowy Forms Server 2007 ułatwia tworzenie formularzy przydatnych zarówno wewnątrz firmy, jak i we współpracy z klientami — dodaje Jacek Maśliński.

Ważnym elementem ekosystemu przedsiębiorstwa jest platforma komunikacyjna.

— Zadaniem platformy komunikacyjnej Microsoft Office System, złożonej z serwerów komunikacyjnych, jest nie tylko obsługa obiegu dokumentów, komunikatów tekstowych, wideokonferencji i VoIP czy zarządzanie pocztą elektroniczną, ale także obsługa wszelkiego rodzaju połączeń telefonicznych — opisuje Jacek Maśliński.

Standaryzacja motorem

Tak jak w innych dziedzinach informatyki, istotną kwestią jest standaryzacja. Coraz popularniejszy staje się format ODF (open document format). Pakiety obsługują pliki wielu konkurencyjnych aplikacji, co pozwala bezproblemowo przenosić dokumenty między aplikacjami i systemami lub eksportować dane do formatu PDF — np. w StarOffice 8 umożliwia to jedno kliknięcie myszy. Widać kompatybilność z programami nie tylko Microsoftu, ale także mniejszych konkurentów. Również części pakietów, takie jak bazy danych, umożliwiają korzystanie z różnych źródeł informacji.

— Warto przyjrzeć się otwartym standardom opracowywanym przez W3C (World Wide Web Consortium) i OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards), które są zaimplementowane w pakiecie StarOffice. Oprogramowanie biznesowe to również rozszerzenia i wtyczki rozwijane na własne potrzeby firm. Niektóre wydają się na tyle zaawansowane, że są obejmowane licencją i odsprzedawane. Odbiorcy StarOffice 8 wersji Enterprise otrzymują na płytach StarOffice 8 Software Development Kit, który umożliwia samodzielne rozszerzanie pakietu o nowe funkcjonalności i dostosowywanie istniejących — opisuje Łukasz Świątek.

Współpraca z innymi

Czy w dzisiejszych czasach firma może obejść się bez pakietu biurowego, czy może przedsiębiorstwu wystarczyć oprogramowanie biznesowe typu ERP, BI czy CRM? Na tak postawione pytanie odpowiedź będzie jedna: oczywiście tak. Tylko po co?

Można zbudować systemy ERP i CRM, które nie będą współpracowały z oprogramowaniem biurowym, ale z ekonomicznego punktu widzenia będą to rozwiązania całkowicie nieopłacalne.

— Po pierwsze, dlatego że oprogramowanie biurowe zawiera wiele funkcji i możliwości, które oprogramowanie klasy ERP i CRM musiałoby zastąpić, a firma wdrażająca je musiałaby je stworzyć jednorazowo, specjalnie pod klienta. Po drugie, przyzwyczajenie pracowników do korzystania z funkcji i ułatwień oprogramowania Microsoft Office, takich jak choćby sprawdzanie pisowni, jest bardzo silne i trudno byłoby wytłumaczyć pracownikom, że nie mają dostępu do tych udogodnień — tłumaczy Jacek Maśliński.

Łukasz Świątek zauważa, że pakiet biurowy to przede wszystkim narzędzie do szybkiego i intuicyjnego znalezienia rozwiązania, na przykład dostosowania prezentacji informacji z bazy danych do formy tabeli przeznaczonej do raportu.

— Zwykle producenci wysokiej jakości oprogramowania ERP/CRM oczekują dodatkowych opłat za wszelkie udogodnienia, które tak naprawdę można równie łatwo i dużo taniej uzyskać, wykorzystując nieporównywalnie tańsze oprogramowanie biurowe — dodaje Łukasz Świątek.

Obecnie trudno wyobrazić sobie oprogramowanie klasy ERP czy CRM, które nie współpracuje z pakietem biurowym Microsoft Office. Systemy te akceptują zarówno dokumenty w formacie Word, jak i arkusze kalkulacyjne Excel. Mniejsze programy biurowe nie stoją jednak na zupełnie przegranej pozycji. Ze względu na trend związany z wykorzystywaniem otwartych standardów sieciowych takie pakiety, jak StarOffice czy OpenOffice, posiadają bardzo dobrą pozycję, gdyż ich kod źródłowy jest otwarty.

— Oprogramowanie wyspecjalizowane ogranicza się do funkcji odczytu i zapisu danych w najpopularniejszych formatach oferowanych przez pakiety biurowe. Obsługa wspomnianych standardów oraz kompatybilność z pozostałymi pakietami biurowymi stanowią pomost dla danych — twierdzi Łukasz Świątek.

BI i współpraca z nim

Po zakupie — w kwietniu tego roku — spółki ProClarity, wieloletniego partnera Microsoftu, jej produkty nadal będą intensywnie rozwijane i dostosowywane do oprogramowania 2007 Microsoft Office System.

— Jeszcze lepiej przedstawia się integracja systemów klasy business intelligence z Microsoft Office. Już teraz oprogramowanie ProClarity rozszerza możliwości Microsoft SQL Server 2005, Microsoft Office Business Scorecard Manager 2005, Microsoft Office Excel i Microsoft Office SharePoint Portal Server o dodatkowe narzędzia business intelligence, ułatwiające raportowanie i wizualizację wyników analiz — opisuje Jacek Maśliński.

Strategia firmy w dziedzinie business intelligence zakłada proste, intuicyjne połączenie powszechnie wykorzystywanych narzędzi biurowych z zaawansowanymi funkcjami analitycznymi.

Jacek Maśliński przekonuje, że nie tylko duże, ale także średnie i małe firmy będą mogły efektywniej wykorzystywać gromadzone dane, szybciej analizować sytuację rynkową i reagować na potrzeby biznesowe swoich klientów.

Narzędzia biurowe coraz częściej będą integrować takie rozwiązania, jak obieg dokumentów, system portalowy itp. System zatroszczy się o zapewnienie zarówno właściwego porządku, jak i terminowości w przetwarzaniu dokumentów. W przypadku gdy termin zakończenia procesu będzie zagrożony, system sam wyśle do pracowników przypomnienie o konieczności zmian w dokumencie, konieczności weryfikacji lub akceptacji dokumentów.

— Wbrew pozorom systemy elektronicznego obiegu dokumentów nie wymagają obecnie dużych nakładów inwestycyjnych. Jako platforma technologiczna wystarczą zaawansowany funkcjonalnie serwer poczty elektronicznej i popularne narzędzia biurowe — twierdzi Jacek Maśliński.

By efektywnie zarządzać firmą, warto dobrze poznać możliwości współczesnych pakietów biurowych.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Jan Kaliński

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / Więcej niż edytor tekstu