Wielu chętnychdo obsługie-faktur

opublikowano: 27-05-2013, 00:00

Firmy obsługujące e-faktury walczą o upowszechnienie takich dokumentów wśród przedsiębiorców

E-faktury upowszechniają się w Polsce opornie — papier wciąż daje firmom większe poczucie bezpieczeństwa, tym bardziej że urzędom skarbowym zdarzało się kwestionować faktury elektroniczne przy próbie rozliczania podatku. Jednak liberalizacja przepisów w zakresie stosowania e-faktur powinna do nich przekonać większą liczbę przedsiębiorców. Wierzą w to przede wszystkim podmioty, które oferują obsługę faktur elektronicznych. Jest ich na rynku coraz więcej.

Gdzie i za ile

Dystrybucją i archiwizacją faktur zajmuje się Krajowa Izba Rozliczeniowa (KIR). Oferowany przez nią system Invooclip umożliwia wystawcom faktur elektronicznych przesyłanie ich do odbiorców, przechowywanie przez czas określony ustawowo oraz udostępnianie na żądanie organów podatkowych. Wszystko ma być bezpieczne i zgodne z wymogami prawa.

Izba zapewnia, że niestraszny jej urząd skarbowy.

— Oferujemy nie tylko nasze doświadczenie, lecz także pomoc radcy prawnego. Dzięki temu jesteśmy w stanie sprawnie i zgodnie z wymogami prawa zorganizować cały proces związany z elektronicznym zarządzaniem fakturami — przekonuje Marcin Raczkiewicz, dyrektor linii biznesowej zarządzanie dokumentacją w KIR. Ile to kosztuje? Miesięczna opłata abonamentowa za wysłanie i przechowywanie faktur, naliczana w przypadku, gdy liczba e- -faktur wysłanych przez wystawcę w danym miesiącu będzie mniejsza niż 100 sztuk, wynosi 65 zł. Koszt wysyłania i przechowywanie pojedynczych faktur to kilkadziesiąt groszy. Obsługę faktur oferuje także m.in. firma BillBird. Proponowany przez nią system VIA — Moje rachunki online działa w modelu chmury obliczeniowej. Pełni on rolę elektronicznego listonosza i archiwum firmy. Klienci — odbiorcy faktur — mogą korzystać z bezpłatnego dostępu do swoich dokumentów w dowolnym miejscu i czasie. — Wystawcom zainteresowanym naszą usługą oferujemy pełen outsourcing dystrybucji faktur oraz dokumentów towarzyszących w formie elektronicznej, a także papierowej. Rola wystawcy ogranicza się do

wygenerowania i przekazania na serwery naszej firmy danych źródłowych faktur, za wszystkie kolejne procesy dystrybucji odpowiada już BillBird — tłumaczy Przemysław Płudowski, dyrektor sprzedaży produktów elektronicznych w BillBird. Firma nie pobiera opłat wdrożeniowych ani abonamentowych, tylko rozlicza się wyłącznie za faktury, które przejdą przez jej system. Standardowa stawka za jedną e-fakturę to ok. 1/4 kosztu znaczka pocztowego.

E-faktura w bankowości online

Blue Media mikro- i małym firmom, a także przedstawicielom wolnych zawodów oferują system Faktura.pl do wystawiania faktur, wysyłania i przyjmowania płatności za faktury.

— W przypadku systemu Faktura.pl, dwuletni abonament umożliwiający korzystanie z serwisu kosztuje 159 zł, roczny 99 zł. Istnieje również możliwość wykupienia abonamentu na krótszy okres — 6 miesięcy (59 zł) albo 1 miesiąca (25 zł) — mówi Tomasz Bobrowski z Blue Mediów. Za pośrednictwem serwisu można także zweryfikować kontrahenta w Krajowym Rejestrze Długów i zlecić windykację należności za nieopłaconą fakturę wyspecjalizowanej firmie windykacyjnej. Wystawca fakturyma także możliwość wysłania jej faksem oraz pocztą oraz przekazania powiadomienia SMS o wystawionej fakturze. Blue Media zapowiadają także nowe rozwiązanie, które może wpłynąć na popularyzację e-faktur w Polsce. Pracują nad systemem, który umożliwi dostarczanie faktur za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Blue Media tłumaczą, że to rozwiązanie pozwoli dostawcom, z których wielu już do e-faktur się przekonało, spopularyzować je wśród swoich klientów, zarówno indywidualnych, jak i biznesowych.

— Klienci będą mogli otrzymywać e-faktury od wielu różnych dostawców usług za pośrednictwem jednego kanału — bankowości elektronicznej. W praktyce oznacza to, że klient, po zalogowaniu się do swojego e-konta uzyska w jednym miejscu dostęp do informacji na temat różnych płatności za usługi i jednocześnie będzie mógł błyskawicznie zrealizować płatność — mówi Tomasz Bobrowski.

Zabezpieczenia przede wszystkim

Firm i pomysłów jest bardzo wiele (warto odnotować jeszcze choćby serwis miedzyfirmami.pl). Tylko czy korzystanie z takiego pośrednictwa w obsłudze faktur dla przedsiębiorców może być opłacalne?

— Dzięki Invooclip podmiot, który wysyła kilkadziesiąt faktur miesięcznie, może uzyskać namacalne oszczędności — przekonuje Marcin Raczkiewicz. Jeśli wysłanie i przechowywanie jednej faktury elektronicznej kosztuje kilkadziesiąt groszy — jest to możliwe. Tym bardziej że do samodzielnej obsługi faktur trzebaby zatrudnić ludzi, a faktury papierowe wiążą się z jeszcze wyższymi kosztami wysyłki i przechowywania. Firmy oferujące obsługę e-faktur zapewniają system do obsługi faktur, a także odpowiadają za bezpieczeństwo dokumentów i ponoszą z tego tytułu odpowiedzialność. Przy wyborze odpowiedniej firmy, która e-fakturami miałaby się zająć, dominująca jest nie tylko cena. Programy umożliwiające wystawianie faktur elektronicznych różnią także funkcjonalnościami. Kluczowe znaczenie mają jednak zabezpieczenia. Zanim firma zdecyduje się na konkretne rozwiązanie, powinna wziąć pod uwagę nie tylko cenę i wygodę korzystania z systemu, ale również jakość i czas przechowywania wprowadzanych do niego danych.

— O ile dziś kwestie bezpieczeństwa nie powinny już powstrzymywać firmy od korzystania z e-faktur, o tyle warto wziąć je pod uwagę, wybierając system, który będzie wspierać proces obsługi faktur elektronicznych — przekonuje Jacek Wysocki z KIR. Invooclip zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność faktury za pomocą podpisu elektronicznego i dodawania znaczników czasu. Zabezpieczeniem jest także przechowywanie faktury przez 6 lat.

— Wiele firm tylko wysyła faktury elektroniczne do konkretnych kontrahentów, bez zabezpieczeń — przestrzega Marcin Raczkiewicz. Solidne zabezpieczenia ma również firma BPSC w ramach e-Faktury, modułu w systemie Impuls EVO.

— Do e-faktury zawsze dołączony jest link, po jego kliknięciu przez klienta następuje autoryzacja szyfrowanej informacji i — jeśli została ona odczytana przez właściwą osobę zdefiniowaną w systemie — trafia ona do systemu Impuls.

Zapobiega to sytuacjom, w którym dokument mógłby trafić w niepowołane ręce — mówi Ireneusz Krak, dyrektor ds. Rozwoju i Serwisu Aplikacji w BPSC. System jest też wyposażony w mechanizm zabezpieczający przed wygenerowaniem i wystawieniem zmienionej wersji tego samego dokumentu. Użytkownik decyduje, które dane dotyczące kontrahenta oraz dokumentu sprzedaży mogą mieć wpływ na dezaktualizację faktury.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Sylwia Wedziuk

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Tematy