O skuteczności odzyskania długu czasami mogą zdecydować działania przedwindykacyjne, które często są zaniedbywane przez wierzycieli.
Z danych Instytutu Badań nad Gospodarką Rynkową (IBnGR) wynika, że wartość długów przekazywanych do odzyskania firmom windykacyjnym może w kolejnych latach rosnąć o 15-20 proc. rocznie. Dochodzenie należności w postępowaniu sądowym lub komorniczym wciąż nie zdaje egzaminu ze względu na opieszałość sądów.
— Przy odzyskiwaniu długów bardzo istotne są: monitoring płatności, działania prewencyjne oraz zabezpieczenia transakcji finansowych. Równie ważne jest doprowadzenie, w uzasadnionych przypadkach, do sprzedaży wierzytelności i wzajemnego potrącenia — mówi Wojciech Sypniewski, dyrektor w firmie Kaczmarski Inkasso.
Polubowne rozwiązanie najczęściej satysfakcjonuje obie strony i nie prowadzi do zerwania kontaktów handlowych. Jeżeli jednak wszystkie prewencyjne działania zawiodą i wierzyciel zdecyduje się na skierowanie sprawy do windykacji, powinien uprzednio ostatecznie wezwać dłużnika do zapłaty podając jej termin.
— Jeszcze przed etapem windykacji, w ramach procesu monitoringu wierzytelności, należy przypomnieć klientowi o nadchodzącym terminie płatności zobowiązania wysyłając pismo, telefonicznie albo e-mailem — tłumaczy Robert Wójcicki, prezes firmy Dunaj-Finanse.
Wiele firm nie stosuje jednak działań przedwindykacyjnych, pomijając ten etap przede wszystkim z trzech powodów: niewiedzy, braku czasu lub obawy przed kosztami.
— Idealnym rozwiązaniem byłoby zawarcie, już na początku współpracy, umowy z klauzulą o przekazywaniu nieuregulowanych płatności firmie windykacyjnej — mówi Wojciech Sypniewski.
Fachowcy
Robert Wójcicki twierdzi, że także w przypadku powierzenia sprawy firmie wyspecjalizowanej w odzyskiwaniu długów największy procent utraty kontrahentów notowany jest na etapie wysyłania do dłużników, w imieniu wierzycieli, prawidłowych wezwań do zapłaty długów. Korespondencja powinna być poważnym pismem, w którym firma windykacyjna powołuje się na udzielone przez klienta pełnomocnictwo.
— Prawidłowe wezwanie do zapłaty powinno zawierać precyzyjne określenie kwoty długu z podziałem na należność główną, odsetki oraz inne koszty, podstawy wyliczenia długu, termin i formę zapłaty, dane osoby kontaktowej (imię i nazwisko, stanowisko pracy) i co najważniejsze sposoby kontaktu. Nie ma nic gorszego niż otrzymanie wezwania do zapłaty kwoty, która nie wiadomo skąd się wzięła. Poważnym błędem jest podanie kwoty wyższej niż faktyczna wysokość długu oraz zmuszanie dłużnika do poszukiwania osoby kompetentnej do udzielenia wyjaśnień w sprawie otrzymanego wezwania — wyjaśnia Robert Wójcicki.
Pierwsza rozmowa z dłużnikiem powinna prowadzić do oceny jego możliwości finansowych i ustalenia terminu zapłaty lub uzyskania zobowiązania.
— Podczas bezpośredniego kontaktu należy położyć nacisk na ustalenie przyczyn niepłacenia oraz znalezienie wspólnie z dłużnikiem sposobów spłaty należności — radzi Robert Wójcicki.
Negocjator powinien stanowczo egzekwować należność, dostosowując jednak argumentację do indywidualnych warunków.
— Oprócz znanych mechanizmów restrukturyzacji długów, takich jak karencja w spłacie, rozłożenie na raty, umorzenie części zadłużenia wobec dłużników, którzy są także naszymi klientami, musimy szukać niekonwencjonalnych metod — uważa Robert Wójcicki.
Dowodem na rzetelne poprowadzenie windykacji jest odzew ze strony dłużnika i zapłata, a także chęć podjęcia przez dłużnika współpracy w dochodzeniu jego własnych należności.
— Dewizą dobrej windykacji jest przede wszystkim nastawienie na negocjacje, a nie zastraszanie dłużnika — podkreśla Wojciech Sypniewski.
Dobry obyczaj
Wart odnotowania jest fakt, iż branża windykacyjna poszukuje rozwiązań mających na celu ustanowienie jednolitych standardów pracy. Jednym z pierwszych efektów wspólnych działań jest przyjęcie zasad dobrych praktyk windykacyjnych przez firmy zrzeszone w Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych (KPF) w Polsce. W świetle tego dokumentu firmy windykacyjne zobowiązane są prowadzić działania oraz komunikować się z dłużnikiem w sposób zapewniający poszanowanie jego praw.
— Zasady dobrych praktyk windykacyjnych regulują również problem przejrzystości działania firm windykacyjnych. Każdy kontakt windykatora z dłużnikiem musi rozpocząć się podaniem informacji na temat wierzyciela oraz wystawcy rachunku. Wszystkie działania windykatorów muszą respektować prawo dłużnika do zachowania tajemnicy oraz nieinformowania osób trzecich o istnieniu zadłużenia. W ten sposób chcemy zdecydowanie odciąć się od nielicznych uczestników rynku, którzy stosują kontrowersyjne metody windykacji — mówi Sławomir Pasieka, radca prawny Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce.