Zebranie członków wspólnoty mieszkaniowej jest najważniejszym forum właścicieli nieruchomości. Na takich spotkaniach podejmowane są uchwały dotyczące istotnych kwestii związanych z utrzymaniem nieruchomości oraz rozliczenia działalności zarządcy.
Członkiem wspólnoty mieszkaniowej właściciel nowego mieszkania zostaje automatycznie, w chwili nabycia na własność lokalu w budynku posiadającym księgę wieczystą. Od tego momentu może, a nawet powinien być zaangażowany w zarządzanie nieruchomością. Do podstawowych zadań członków wspólnoty należy jej zarejestrowanie w urzędzie skarbowym (NIP), statystycznym (regon i wpis do rejestru) i założenie konta w banku. W nowych domach przeważnie dokonuje tego deweloper. W przypadku wykupienia lokali od gminy lub przekształcenia w spółdzielni obowiązek ten spoczywa albo na wybranym wcześniej zarządcy, albo członkach wspólnoty, zależnie od wybranej formy administrowania obiektem.
— Od tej chwili właściciele powinni współdziałać i myśleć o „swoim domu”, a nie tylko o „swoim mieszkaniu” — przekonuje Paweł Plenzner, członek wspólnoty mieszkaniowej Karolkowa 59A w Warszawie.
Nikt nie wymaga od mieszkańców, aby wiedzieli wszystko na temat zarządzania, czy znali dogłębnie przepisy przeciwpożarowe.
— Od tego jest zarządca, aby wypełnione były wszystkie obowiązki właścicieli nieruchomości, wspólnota była wypłacalna, a sąsiedzi zadowoleni z porządku panującego w ich otoczeniu. Jeśli jednak właściciele nie będą współdziałali z zarządcą, istnieje duże prawdopodobieństwo niedoinformowania we właściwym czasie o powstałym problemie — zaznacza Grzegorz Pytkowski, prezes GP Zarządzanie Nieruchomościami.
Oprócz zgłaszania szkód czy zauważonych nieprawidłowości, właściciele mieszkań powinni także interesować się sposobem gospodarowania ich pieniędzmi, kontrolą wykonywania oraz zamawiania usług, czy systemem zorganizowania gospodarowania ich majątkiem.
W sytuacji gdy wspólnota liczy np. 300 członków, trudno wyobrazić sobie sprawne jej funkcjonowanie i kontrolę pracy zarządcy, gdyby każdy chciał robić to osobiście. Dlatego też ustawa o własności nieruchomości nakłada obowiązek wybrania zarządu wspólnoty. Członkowie zarządu wybierani i odwoływani są na mocy uchwały właścicieli. Ich główne zadanie to reprezentowanie wspólnoty zarówno na zewnątrz jak i w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami. Gdy zarząd jest kilkuosobowy, oświadczenie woli za wspólnotę składają przynajmniej dwaj jego członkowie.
— Dobrze jest także dla nas — wynajętych zarządców — jeśli mamy systematyczny kontakt z przedstawicielami wspólnoty. Wbrew pozorom, kontroli przeprowadzanych przez członków zarządu nie należy traktować jako zła koniecznego, ale raczej jako dodatkową pomoc w eliminowaniu potencjalnych problemów — tłumaczy Grzegorz Pytkowski.
Dlatego ważne jest, aby osoby, które zdecydowały się kandydować i zostały wybrane na członków zarządu, chciały poświęcać czas na regularne spotkania z zarządcą i kontakty z innymi współwłaścicielami.
Ustawa zobowiązuje zarządcę do składania co roku sprawozdań z wykonania rocznego planu gospodarczego (rzeczowo-finansowego) uchwalonego przez wspólnotę.
— Zarówno do składania sprawozdania jak i uchwalania rocznego planu gospodarczego najbardziej dogodną formą jest zebranie członków wspólnoty. Musi się ono odbywać przynajmniej raz w roku kalendarzowym. Podczas zebrania właściciele mają możliwość zgłoszenia do głosowania swoich wniosków, związanych z zarządzaniem nieruchomością. W czasie głosowania liczy się wielkość udziałów właściciela w nieruchomości. Tylko wyjątkowe sytuacje pozwalają na głosowanie w myśl zasady: jeden właściciel — jeden głos — mówi Paweł Plenzner.
Sytuacja gdy można tak głosować, jest dopuszczalna, jeśli suma wszystkich udziałów w nieruchomości nie wynosi 1, czyli 100 proc. Może to wystąpić np. wtedy, gdy strych, będący własnością wspólną, został wyremontowany i dopuszczony do użytkowania jako lokal mieszkalny, ale nie przeliczono jeszcze na nowo udziałów w domu uwzględniając, dodatkowego, nowego właściciela przed zebraniem. Wniosek o takie głosowanie uchwał można składać także wtedy, gdy jedna ze stron, np. deweloper lub gmina, ma udziały większe niż 50 proc. W tym przypadku wprowadzenie zasady głosowania udziałami uniemożliwiłoby właścicielom mieszkań, będących w mniejszości pod względem udziałów, ale w większości pod względem podmiotów, podejmowanie decyzji dotyczących ich majątku. Uchwały byłyby wtedy zawsze zgodne z interesem strony dominującej.
Prawo zwołania zebrania przysługuje członkom zarządu, zarządcom oraz właścicielom nieruchomości, o ile uzyskają poparcie pod wnioskiem o jego zwołanie, wynoszące co najmniej 10 proc. udziałów.
Zarządca zwołując zebranie musi powiadomić na piśmie o jego terminie i miejscu oraz porządku obrad przynajmniej na tydzień przed ustaloną datą.
— Należy pamiętać, że podczas zebrania członków wspólnoty nie obowiązuje kworum, czyli obecność osób reprezentujących określony procent udziałów lub liczby mieszkańców, aby zebranie, było prawomocne. Prawo umożliwia głosowanie nie tylko na zebraniu, ale także w trybie bezpośredniego zbierania przez zarząd podpisów osób uprawnionych na liście w rubryce „tak” lub „nie”, w mieszkaniach czy lokalach użytkowych. To ważne, gdyż nawet osoba, która nie przyszła na zebranie ma szansę, aby wypowiedzieć się na tematy ważne dla wspólnoty — podkreśla Grzegorz Pytkowski.
Uchwała właścicieli nie jest ostateczna. Jeśli członek wspólnoty uważa, że jest ona niezgodna z prawem lub sprzeczna z jego interesem, może zaskarżyć ją do sądu, aby ten rozstrzygnął o jej zasadności. Dlatego warto starannie studiować treści podejmowanych uchwał i aktywnie uczestniczyć w zarządzaniu wspólnotą.