Zanim zdecydujemy się na szkolenie, warto sprawdzić, czy przyniesie ono pożytek i zostanie przeprowadzone z klasą.
Zmiany technologii, zwiększanie efektywności pracowników, zmniejszanie kosztów produkcji i coraz silniejsza konkurencja sprawiają, iż rozwój jest jednym z podstawowych zadań stojących przed każdym pracownikiem. Dlatego szkolenia stają się przemyślanym elementem realizacji strategii firmy, a w konsekwencji — działu HR. Coraz częściej pracownicy działów HR oraz kadra menedżerska zwraca na wstępnym etapie zainteresowania szkoleniem uwagę nie tylko na to, aby było ono ciekawe, dostosowane do specyfiki firmy oraz oczekiwań uczestników szkolenia i ich przełożonych, ale także, by przyniosło wymierne korzyści.
Zapytanie ofertowe
Zapadła decyzja o realizacji szkoleń, zdefiniowano cele, które szkolenie ma zrealizować i korzyści, jakie ma przynieść. Pierwszym krokiem do znalezienia dostawcy jest przygotowanie zapytania do firm szkoleniowych.
— Zdarza się, że do firmy szkoleniowej przychodzi zapytanie z informacją o tytule szkolenia. Wysyłając tak zdefiniowane zapytanie możemy się spodziewać w odpowiedzi podobnych, standardowych lub… telefonu od profesjonalnej firmy szkoleniowej, która będzie chciała zebrać więcej danych do opracowania programu — mówi Małgorzata Kwiecińska, menedżer projektu, konsultant w Profes Centrum Kształcenia i Doradztwa.
Im więcej konkretnych informacji zawrze w zapytaniu osoba odpowiedzialna za zgromadzenie ofert, tym bardziej szczegółową odpowiedź powinna otrzymać.
— Na tym etapie nie ma potrzeby szczegółowego opisu firmy czy działu, ale warto przekazać nformacje, które mogą mieć wpływ na kształt szkolenia, np. kto jest odbiorcą szkoleń, jaka jest specyfika pracy uczestników szkolenia, jakich zmian oczekuje menedżer po szkoleniu, jaki jest obecny poziom umiejętności związany z tematem szkolenia — czy były one już w jakikolwiek sposób rozwijane, np. na szkoleniach wewnętrznych, jakim zagadnieniom — z punktu widzenia przełożonego — należałoby poświecić więcej czasu — wymienia Małgorzata Kwiecińska.
Sprawdzenie dostawcy
Należy też zebrać informacje o samym dostawcy szkolenia. Warto dowiedzieć się, jak długo działa na rynku, jak się rozwija, jakie są obszary specjalizacji firmy szkoleniowej, a szczególnie — jakie doświadczenie ma w tematyce, którą poszukujący szkolenia jest zainteresowany.
— Znajomość branży nie jest warunkiem koniecznym do przeprowadzenia szkoleń dopasowanych do specyfiki klienta. Każda profesjonalna firma szkoleniowa powinna na etapie projektowania szkolenia zapoznać się ze specyfiką firmy oraz bliżej poznać charakter pracy uczestników szkolenia i dopiero w oparciu o zebrane informacje przygotowywać się do realizacji treningu — uważa Małgorzata Kwiecińska.
— Warto przyjrzeć się kompetencjom i doświadczeniu osób prowadzących — zauważa Piotr Piasecki, prezes Polskiej Izby Firm Szkoleniowych.
Istotne jest, by dowiedzieć się z iloma i jakimi trenerami współpracuje firma i jaka jest metodyka pracy wybranego trenera z grupą.
— W przypadku szkolenia wiedza teoretyczna jest bazą do wypracowania pożądanych wzorców zachowań lub umiejętności w praktyce. Nie można ograniczyć się do przekazania wyłącznie wskazówek czy rozwiązań praktycznych. Szkolenie musi zawierać elementy wprowadzające, teoretyczne oraz uzupełniające je ćwiczenia. Udział w szkoleniu ma dawać długotrwały efekt w postaci nabycia nowych umiejętności — tłumaczy Beata Citko, dyrektor ds. programowych Two Be Events & Conferences.
Trzeba się też upewnić, czy firma będzie w stanie zapewnić realizację szkolenia w zaplanowanym terminie i w jakiej cenie.
— Najbardziej godnymi polecania są szkolenia organizowane przez znane, markowe instytucje szkoleniowe, których prestiż gwarantuje odpowiednio wysoki poziom merytoryczny. Z uwagi na swoje doświadczenia i dużą ilość kontaktów cennym źródłem wiedzy, a zarazem organizatorem szkoleń są także agencje public relations. Pracujący w nich praktycy doskonale wiedzą, jak zorganizować szkolenie, kto powinien je prowadzić oraz kto powinien w nich uczestniczyć — doradza Piotr Grzesik, menedżer w agencji PR Kwadrat.
Zdaniem Piotra Piaseckiego, wybierając ofertę szkoleniową warto kierować się mimo wszystko rekomendacją lub poprosić o przedstawienie listy referencyjnej.
Ocena ofert
Firma szkoleniowa, która deklaruje, iż dostosowuje swoją ofertę do oczekiwań kierującego zapytanie, powinna w odpowiedzi uwzględnić wszystkie zagadnienia wymienione w zapytaniu. Jest to pierwszy sygnał, że deklaracje pokrywają się z rzeczywistością i na pewno ważne kryterium oceny.
— Drugi element oceny to spójność merytoryczna programu i różnorodność wykorzystywanych form dydaktycznych. Nie bez znaczenia jest też cena, jednak najpierw proponuję przyjrzeć się zawartości merytorycznej oferty, a następnie kosztom inwestycji. Na rozmowę o pieniądzach zawsze jest czas, a teraz wszyscy są otwarci na negocjacje — doradza Małgorzata Kwiecińska.
Firmy szkoleniowej nie można wybrać bazując tylko na rekomendacjach. Osoba, która poleca firmę, nawet jeżeli jest to ktoś, kogo znamy, ma swoją wizję współpracy z dostawcą szkoleń. Aby dokonać właściwego wyboru warto, aby zainteresowane szkoleniem strony spotkały się i porozmawiały.
— Często oferta nie powie nam tyle, ile dowiemy się z bezpośredniej rozmowy — widać wtedy wyraźnie, jakie jest doświadczenie i praktyczna znajomość tematu, którym menedżer jest zainteresowany — uważa Małgorzata Kwiecińska.
Niektóre firmy w procesie wyboru dostawcy szkoleń zakładają etap tzw. szkolenia pokazowego, w trakcie którego mogą poznać sposób prowadzenia szkolenia przez trenera, który jest brany pod uwagę do realizacji zlecenia.
— Należy mieć świadomość, że jest to sztuczna sytuacja i nie zawsze obserwatorzy będą w stanie wysnuć właściwe wnioski. Można podczas szkolenia pokazowego ocenić kontakt z grupą i sposób przeprowadzenia oraz podsumowania ćwiczenia, jednak obserwatorzy nie będą w stanie ocenić spójności merytorycznej szkolenia oraz realizacji celów szkolenia — ocenia Małgorzata Kwiecińska.