Analiza biznesowa oraz stworzenie koncepcji portalu, która odpowiada rzeczywistym potrzebom firmy, to podstawa sukcesu wdrożenia.
Firma planująca zakup portalu korporacyjnego przed podjęciem decyzji o wdrożeniu powinna określić dokładne cele biznesowe tej inwestycji. Upraszczając sprawę — zarząd musi odpowiedzieć na podstawowe pytanie — do czego potrzebny jest firmie portal?
— Jeśli już zarządzający dojdą do wniosku, że budowa portalu pozwoli usprawnić kluczowe procesy biznesowe, należy przystąpić do ustalenia jego planu — wyjaśnia Tomasz Kotowski, menedżer ds. rozwoju integracji aplikacji w Sybase Polska.
Nie wszystko naraz
Portal korporacyjny spełnia trzy główne funkcje: integracyjną, komunikacyjną oraz informacyjną. Integracja różnych aplikacji ułatwi pracownikom do nich dostęp. Funkcja komunikacyjna portalu pozwala na stworzenie scentralizowanego systemu wiadomości wewnątrzfirmowych. Trzecia funkcja — informacyjna — usprawnia systemy zarządzania wiedzą oraz obiegu dokumentów.
Zdaniem Łukasza Sadalskiego, specjalisty ds. sprzedaży oprogramowania portalowego w firmie IBM Polska, wdrożenie portalu w przedsiębiorstwie nie powinno od razu obejmować wszystkich trzech obszarów.
— Na początku firma powinna określić, która z funkcji portalu jest dla niej najważniejsza i zacząć jego budowę właśnie od niej. Po uruchomieniu pierwszej części następne należy wdrażać w dalszych terminach. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownicy będą mieli poczucie, że portal się rozwija, wówczas ich przekonanie do nowego narzędzia pracy wzrośnie — zapewnia Łukasz Sadalski.
— Całościowe wdrożenie portalu może spowodować, że pracownicy zostaną przytłoczeni nadmiarem nowych funkcji i aplikacji, w których trudno będzie się im odnaleźć i równie trudno wykorzystać. Może doprowadzić to do odrzucenia przez nich nowego rozwiązania i w rezultacie fiaska całej inwestycji. Rozłożenie budowy portalu na etapy umożliwi użytkownikom stopniowe uczenie się wykorzystywania jego możliwości — dodaje Tomasz Kotowski.
Samemu?
Po ustaleniu, co w firmie jest najbardziej potrzebne, należy wyznaczyć etapy wdrażania projektu oraz zdecydować o jego budżecie. Powinien obejmować on rozkład wydatków w czasie oraz ich podział na inwestycje i koszty operacyjne. Przed ostatecznym ustaleniem budżetu zarząd firmy musi zdecydować, czy wdrożenie będzie wykonywane przy udziale własnego działu IT, czy też należy wspomóc się firmą zewnętrzną.
Oba rozwiązania mają potencjalne wady i zalety. Wdrożenie portalu własnymi siłami oznacza bez wątpienia obniżenie kosztów całej inwestycji. Z drugiej strony, w trakcie realizacji projektu może okazać się, że wewnętrzny dział IT nie jest w stanie sprostać zadaniu i wydatki okażą się dużo większe od przewidywanych. Wybierając firmę zewnętrzną należy zorientować się jakie ma doświadczenie w tego typu przedsięwzięciach.
Niezależnie od tego jaki wariant się wybierze, do realizacji projektu warto zaangażować pracowników działów, które będą z portalu korzystać.
— Z natury, posiadają oni najlepszą wiedzę na temat procesów biznesowych, które portal ma wspierać — uważa Tomasz Kotowski.