Umowa ubezpieczeniowa zawiera wszystkie prawa i obowiązki klienta, dostosowane do specyfiki działania jego i jego odbiorców.
Należy przestrzegać zapisów umowy ze szczególnym uwzględnieniem: przekazywania istotnych informacji, przestrzegania terminów i pilnowania dokumentacji.
Wszystkie najważniejsze terminy są określane już na etapie negocjowania umowy i ustalone jako obowiązujące dla danego klienta. Wydaje się zatem, że ich przestrzeganie to tylko kwestia dobrej organizacji pracy zespołu odpowiedzialnego w firmie klienta za współpracę z ubezpieczycielem. Należy pamiętać o regulowaniu na czas składek ubezpieczeniowych, zachowaniu okresu kredytu kupieckiego oraz dochowaniu maksymalnego terminu zgłoszenia przeterminowanych należności, który w przypadku polisy w Coface jest ustalony w umowie jako okres liczony od daty wystawienia faktury (np. 90 dni). Po upływie terminu płatności (np. 60 dni) klient ma jeszcze czas na podjęcie własnych działań, jednak najpóźniej 90. dnia sprawę musi przejąć ubezpieczyciel. Od tego dnia mamy 5 miesięcy na zwindykowanie należności. Klient jest ponadto zobowiązany podejmować działania w celu minimalizacji szkody, takie jak wstrzymanie dalszych dostaw do zalegającego z płatnością dłużnika czy współpracę z ubezpieczycielem w toku prowadzonej przez niego windykacji.
Niewypłacalność prawną stwierdza się na podstawie decyzji sądu o otwarciu postępowania upadłościowego, decyzji o zakończeniu przez komornika postępowania egzekucyjnego z powodu jego bezskuteczności lub w razie pozasądowej ugody dłużnika z wszystkimi wierzycielami.
W tym ostatnim przypadku należy po pierwsze udokumentować istnienie, bezsporność i wysokość ubezpieczonej wierzytelności. Po drugie, wykazać stan niewypłacalności ubezpieczonego odbiorcy. Aby wykazać zasadność i wysokość ubezpieczonej należności, należy przedstawić:
- wyciąg z konta księgowego dłużnika, rozpoczynający się na 12 miesięcy przed datą wystawienia pierwszej niezapłaconej faktury lub przed datą rozpoczęcia obowiązywania limitu kredytowego — zależnie od tego, która z tych dat jest wcześniejsza — a kończący się w chwili zgłaszania szkody,
- listę niezapłaconych faktur,
n kopie niezapłaconych faktur wraz z dokumentami potwierdzającymi odbiór towaru przez klienta oraz inne dokumenty potwierdzające bezsporność należności.
Ubezpieczony może być także poproszony, by uzupełnił dokumentację o informacje o krokach podjętych w celu odzyskania zgłoszonej do odszkodowania należności lub o dokumenty dotyczące ewentualnego postępowania sądowego.
Maciej Drowanowski
wicedyrektor Coface Poland