Systemy wymiany dokumentów mają umożliwiać przesyłanie między partnerami e-dokumentów zamiast tradycyjnych, papierowych. Wdrożenie takiego rozwiązania w technologii EDIFACT jest drogie. Od niedawna wykorzystywany jest prostszy standard XML.
Coraz większym zainteresowaniem rynku cieszą się systemy obiegu dokumentów tzw. elektronicznej wymiany danych, czyli EDI (Electronic Data Interchange). EDI jest to przesyłanie odpowiedników elektronicznych tradycyjnych, papierowych dokumentów handlowych lub administracyjnych pomiędzy systemami komputerowymi współpracujących ze sobą firm. Oznacza to, że zamiast tradycyjnego przesyłania pocztą dokumentów, ich odpowiedniki są przekazywane w postaci plików. Elektroniczna wymiana danych z partnerami wymaga uzgodnienia między nimi wielu parametrów technicznych, np. struktury danych.
W miarę rozwoju systemów EDI powstawały niezbędne standardy branżowe. Standardem w skali światowej jest EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), powstały pod egidą ONZ.
Ostatnio popularność w instytucjach zdobywa standard XML (eXtensible Markup Language), wykorzystywany do elektronicznej wymiany danych pomiędzy systemami informatycznymi współpracujących ze sobą organizacji oraz do obiegu wewnętrznych dokumentów. W przeciwieństwie do standardu EDI, który ze względu na wysokie koszty wdrożeń, skierowany jest do współpracujących ze sobą dużych instytucji, język XML umożliwia dostęp do systemu przedsiębiorstwa szerokiemu gronu użytkowników, posiadających komputer wyposażony w przeglądarkę internetową oraz połączenie z siecią.
— XML zrewolucjonizował sposób na komunikację, jest uniwersalny. Wszelkie informacje zapisane w nim są możliwe do odczytania w zrozumiałej formie w przeglądarce internetowej, a nie, jak w przypadku EDIFACT, w specjalnej aplikacji. Według mnie, każda z firm może stosować ten standard bez dużych nakładów — uważa Marek Sokołowski, sun one software engineer Sun Microsystems Poland.
— XML jest popularny. Wykorzystuje go wiele aplikacji, m.in. oprogramowanie Microsoftu czy SAP. Więcej, XML jest tak popularny jak internet, bo praktycznie stanowi uzupełnienie języka HTML, służącego do tworzenia witryn WWW — dodaje Jacek Mikuś, kierownik ds. rozwiązań branżowych Comarchu.
Standard XML ma niskie wymagania technologiczne. Dokumenty XML-owe mogą być wymieniane przez internet, bez konieczności stosowania drogich dedykowanych łączy. Jego obsługa ma także nie nastręczać trudności.
— Dokumenty elektroniczne oparte na standardach takich jak XML i EDIFACT są tożsame pod względem zawartości. Różni je format zapisu danych. Oczywiście dla biegłego informatyka praktycznie nie ma różnicy, w którym standardzie ma pracować, ale dla osoby sporadycznie zajmującej się tematyką EDI różnica jest zasadnicza. Wzorzec dokumentu XML można podejrzeć i zmienić poprzez zwykły notatnik z Windowsów — zaznacza Jacek Mikuś.
EDI oparty na XML ma być łatwiejszy we wdrożeniu.
— XML jest wyrazem dążenia do uniwersalności w zapisie danych. Poza tym jest to technologia niezależna od platformy sprzętowej. Ażeby właściwie wykorzystać system EDI, konieczne jest zintegrowanie go z firmowym systemem informatycznym. To przy XML jest dużo prostsze — przekonuje Szymon Zioło, dyrektor ds. konsultingu Empolis Polska.
Według Marka Sokołowskiego, standard EDIFACT jest drogi i dość trudny do wdrożenia w przedsiębiorstwach. Jest on zdania, że w przyszłości powinien dominować standard XML, który będzie stopniowo wypierał inne sposoby komunikacji wewnątrzfirmowej i z partnerami handlowymi. Już teraz Comarch uruchomił Elektroniczne Centrum Obsługi Dokumentów (ECOD). Jest to platforma B2B mająca zapewniać transmisję dokumentów handlowych w postaci elektronicznej. Za pośrednictwem ECOD klienci krakowskiej spółki przesyłają elektroniczne faktury, zamówienia, potwierdzenia dostawy, stany magazynowe oraz wszelkie inne dokumenty wykorzystywane w procesach handlowych.
— Boom na systemy EDI w branży FMCG rozpoczął się około roku temu. Dalej niż dwa lata temu nieliczne, największe firmy korzystały z tej technologii. Wtedy nie istniał też polski standard XML. Obecnie liczba wdrożeń „tradycyjnych” systemów EDI w branży FMCG maleje proporcjonalnie do wzrostu ilości systemów obiegu dokumentów standardu XML. Na 1300 wymieniających dane z sieciami handlowymi na platformie ECOD, 85-87 proc. z nich wykorzystuje systemy oparte na XML. Myślę, że spowodowane jest to łatwiejszą obsługą i dostępnością narzędzi tego standardu — zaznacza Jacek Mikuś.
Wzrastająca popularność systemów obiegu dokumentów opartych na języku XML nie powinna doprowadzić do rezygnowania przez firmy z wykorzystywanych dotąd aplikacji i zastępowania ich innymi rozwiązaniami. Zdaniem Jacka Mikusia, firmy zostaną przy systemach, które są sprawdzone w działaniu. Proces wymiany standardu musiałby wiązać się z wdrożeniem rozwiązania, które współdziała z XML, ale nie współpracuje ze standardem EDIFACT. Może to być np. oprogramowanie Biztalk Microsoftu.
— XML nie wyprze technologii EDIFACT od razu. Jednak, według mnie, nowo powstające systemy w większości będą oparte na XML — uważa Szymon Zioło.