Jeszcze niedawno w sali konferencyjnej królował stół przykryty zielonym suknem, w rogu rzutnik. Funkcję ekranu spełniała ściana.
Na początku lat 90. nastąpił przełom w wyglądzie sal konferencyjnych w Polsce, a sprawiło to coraz szersze wprowadzanie różnych urządzeń elektronicznych. Jednak i tak skala ich zastosowania była o wiele mniejsza aniżeli w Stanach Zjednoczonych czy w Europie Zachodniej.
— Takim elementem przejściowym, którego pojawienie się dokonało przełomu w wyglądzie naszych sal konferencyjnych, było wprowadzenie ciekłokrystalicznych paneli wideoprojekcyjnych. Były one przystawką do rzutnika i pozwalały na przeniesienie na ekran obrazu, który znajdował się w komputerze lub na wideo. W latach 1993-97 te urządzenia praktycznie królowały na rynku wyposażenia biur — mówi Jerzy Baranowski, prezes firmy Office, zajmującej się wyposażaniem biur w kompleksowe systemy prezentacyjne.
Coraz lepsze były też rzutniki — ich moc dochodziła do 12 tys. lumenów, co było ważne, gdyż matryce polisilikonowe, na które przenoszony był obraz, zatrzymywały znaczną część światła.
Wkraczają wideoprojektory
Ich pojawienie się stanowiło prawdziwy przełom, gdyż umożliwiły prowadzanie dużych prezentacji wideoprojekcyjnych. Urządzenia te miały jednak ten mankament, że każdy z trzech podstawowych kolorów musiał być rzucany przez oddzielny snop światła, a kolory te było bardzo trudno ustawić, gdyż urządzenie reagowało na zmieniającą się temperaturę otoczenia. Na dodatek cena wideoprojektorów była bardzo wysoka, i nie każda firma mogła sobie na ich zakup pozwolić.
Jednak z biegiem lat cena spadła i teraz nie można wyobrazić sobie należycie wyposażonej sali konferencyjnej bez wideoprojektora. Za jego pomocą można rzucać obraz z komputera, z wizualizera (urządzenie to zastępuje teraz rzutnik pisma, przy czym pozwala przenosić na ekran obiekty trójwymiarowe), można też stosować przystawki do slajdów, mikroskop lub telewizor.
Tablica zmienia kolor
Generalna rewolucja dokonała się również w wyglądzie tradycyjnej tablicy. Pojawiły się tablice suchościeralne, o białej powierzchni. Te tablice mogą być dwojakiego rodzaju: o powierzchni emaliowanej lub ceramicznej.
— Różnica ta jest bardzo znacząca, natomiast klienci na ogół nie wiedzą, na czym ona polega. Tymczasem jakość tych dwóch tablic jest nieporównywalna. Tablica ceramiczna ma gwarancję na swą powierzchnię 15-20 lat. Jest co prawda droższa niż tablica z powierzchnią emaliowaną, lecz ten wydatek na pewno się opłaca — twierdzi Jerzy Baranowski.
Tablice te mogą mieć wbudowaną matrycę skanującą i dzięki temu stają się w pewnym sensie aktywną częścią monitora komputerowego. Wówczas wszystko, co na nich zapisujemy, można wydrukować lub też przesłać na odległość. Jest to jednak urządzenie dość kosztowne. Prostszym wyjściem jest podłączenie do tablicy urządzenia skanującego, a takie rozwiązanie można zastosować w przypadku każdej białej tablicy.
Projekcja
Pewną trudność nadal nastręcza rzucanie na ekran obrazu podczas prelekcji. Osoba prelegenta stoi na ogół na drodze strumienia światła. Przez długi czas stosowano tylną projekcję (wówczas wideoprojektor jest tak usytuowany, że rzuca obraz od tyłu). W pewnych sytuacjach, gdy trzeba umieścić wideoprojektor w dużej odległości od ekranu, a wiązałoby się to ze stratą powierzchni, stosuje się tzw. boksy tylnoprojekcyjne. Obraz jest wówczas powiększany za pomocą specjalnych luster, lecz samo urządzenie zajmuje sporą powierzchnię.
Jest jeszcze inne rozwiązanie stosowane do wielkogabarytowych prezentacji. Składa się ono z paneli prezentacyjnych, z których można ułożyć matrycę o powierzchni np. 4x4 m, lecz wtedy każdy z tych modułów wymaga oddzielnego wideoprojektora oraz systemu podziału sygnału wizyjnego. Wszystko to sprawia, że całe urządzenie jest dość drogie.
Przemiany przeszedł także ekran. Często jest on niewidoczny, ukryty w suficie wraz z napinaczami i wysuwany elektrycznie.
Zdalne zarządzanie
Warto dodać, że uruchomienie tych wszystkich cudów techniki nie zawsze wymaga biegania po sali i przekręcania kolejnych włączników. Często lektor czy osoba prowadząca prezentację po prostu dotyka palcem małego panelu ciekłokrystalicznego (tzw. touch panel), na którym znajduje się określona matryca, często wraz z opisami funkcji.
Cały ten system nosi nazwę SZSU (system zintegrowanego sterowania urządzeniami) i umożliwia sterowanie funkcjami większości urządzeń zainstalowanych w obrębie sali. I tak np. polecenie „projekcja wideo” spowoduje: opuszczenie rolet okiennych, opuszczenie ekranu, przyciemnienie oświetlenia, włączenie projektora, uruchomienie magnetowidu, uruchomienie nagłośnienia.
Zdaniem Jerzego Baranowskiego jesteśmy o krok od kolejnej rewolucji w dziedzinie projekcyjno-wizyjnej, a polega ona na zastosowaniu techniki plazmowej i monitorów LCD, które dają perfekcyjną jakość obrazu, a które mamy już w niektórych telewizorach i komputerach. Ze względu na swe na razie dość niewielkie rozmiary, ekrany te nie bardzo nadają się do sal konferencyjnych, nie można na nich przedstawić obrazu o wymiarach np. 3x4 m.
Konferencja przez internet
- Zorganizowanie konferencji wirtualnej nie wymaga żadnej nadzwyczajnej infrastruktury. Całe przedsięwzięcie przeprowadza się w trybie tzw. klasy wirtualnej. Prelegent, przebywający np. w Warszawie, wysyła do wszystkich uczestników tej konferencji adres strony WWW, na który mają wejść. Mogą oni wówczas znajdować się w różnych częściach kraju lub świata, przebywać w swych biurach lub w domach. Muszą tylko mieć dostęp do internetu oraz telefon (ze względu na niemożność przesłania dobrej jakości dźwięku przez publiczny internet komentarz słowny jest zwykle przekazywany przez normalne połączenia telefoniczne).
Na specjalnej stronie internetowej — dostępnej tylko dla nich — uczestnicy konferencji oglądają to, co prelegent ma do pokazania: slajdy z przygotowanej wcześniej prezentacji, dokumenty, notatki robione ad hoc przez prelegenta itp. Zawartość strony jest przy tym aktualizowana automatycznie tak, że wszyscy uczestnicy widzą tę samą treść. Jeżeli w spotkaniu bierze udział większa grupa osób z jednej firmy, obraz można też przenieść na duży ekran umieszczony np. na ścianie, a dźwięk skierować przez telefon głośno mówiący lub system nagłośnienia.
Uczestnicy takiej konferencji mogą zadawać pytania za pośrednictwem komputera, wówczas prelegent zobaczy na ekranie swego komputera sygnał powiadamiający go, że np. dana osoba chce go o coś zapytać. Istnieje też możliwość sprawdzenia, czy uczestnicy tej wirtualnej sesji uważają, można przesłać im pytania, na które muszą szybko odpowiedzieć itp. Jedyne ograniczenie, jakie niesie ze sobą ten system, to konieczność zestawienia telefonicznych połączeń konferencyjnych.
Małe telekonferencje można zestawić korzystając z trybu telekonferencyjnego lokalnej centralki telefonicznej, w przypadku większych spotkań trzeba wykupić odpowiednią usługę u operatora.
Ten sposób przeprowadzania konferencji czy narad to olbrzymia oszczędność dla firm. Odpadają koszty przejazdu uczestników, konieczność zakwaterowania ich, wyżywienia, no i straty powstałe wskutek ich nieobecności w pracy.
Jacek Lorenz, kierownik zespołu konsultacyjnego firmy Cisco Systems Poland