Zamiana korespondencji papierowej na cyfrową — taki jest cel wdrożenia, które za prawie 800 tys. zł brutto przeprowadza Comarch Polska w zakładach opieki zdrowotnej podległych samorządowi województwa łódzkiego. Integrator wprowadza elektroniczny obieg dokumentów (EOD), aby zapewnić szpitalom większe bezpieczeństwo przez ograniczenie dostępu nieupoważnionych osób do dokumentacji i zmniejszenie kosztów wydruków. Swoją administrację usprawnił także Uniwersytet Rolniczy im. Hugona Kołłątaja w Krakowie dzięki wdrożeniu Simple.Edu — system klasy ERP pozwala uczelni lepiej zarządzać wieloma prawami biznesowymi, w tym danymi osobowymi, umowami cywilnoprawno prawnymi i wszelką dokumentacją.
Czyste powietrze i mniej wycinek
EOD to przyszłość jednostek medycznych, szkół, urzędów, organizacji i firm. Najważniejszy powód: większa część wiedzy (niektóre źródła wskazują, że 80 proc.) znajduje się właśnie w dokumentach, a ich wyszukiwanie, przetwarzanie i zatwierdzanie to często główna część obowiązków pracowników biurowych. Warto tych ludzi odciążyć, by mieli czas i siły na bardziej twórcze działania. Poza tym: natychmiastowy dostęp do informacji zawartych w umowach, teczkach personalnych czy raportach pozwala kadrze menedżerskiej podejmować szybsze i lepsze decyzje. Trudno byłoby również nie wspomnieć o pieniądzach.
— Koszty druku stanowią od 5 do 15 proc. przychodów firm, co w przypadku korporacji przekłada się na miliony, a w średnich przedsiębiorstwach na setki tysięcy złotych rocznie. Łatwo sobie wyobrazić, jakie można uzyskać oszczędności, gdy choć część informacji przechowuje się w postaci cyfrowej — mówi Michał Czeredys, prezes spółki Arcus. Za wdrożeniem systemu EOD przemawiają również aspekty społeczne, ekologiczne i wizerunkowe.
— Elektroniczny obieg informacji i dokumentów pozwala w znacznym stopniu ograniczyć zużycie papieru, m.in. przez przeniesieniu ciężaru komunikacji na pocztę elektroniczną czy tworzenie archiwów na firmowych serwerach lub w tzw. chmurze. Przy okazji firma pokazuje światu, że troszczy się o środowisko naturalne — podkreśla Dominika Włodarczyk, kierownik regionalny ds. sprzedaży w Gannet Guard Systems. Co roku w Polsce wystawia się około 1,5 mld faktur. Zaledwie 10 proc. jest przesyłanych elektronicznie — wynika z danych Lewiatana.
Aby wyprodukować tak dużą liczbę papierowych dokumentów, trzeba wyciąć 255 tys. drzew i zużyć trzy razy więcej wody, niż kupujemy rocznie w butelkach. Natomiast do atmosfery przedostaje się dziesięć razy więcej dwutlenku węgla niż w przypadku wystawienia e-faktur. Problemem są także tonery, które jako odpady niepodlegające biodegradacji negatywnie oddziałują na środowisko.
Inne niepokojące dane? Według raportu Rhenus Logistics, statystyczny urzędnik w Polsce drukuje co najmniej 20 kartek dziennie, a wedle badania KPMG, polskie firmy zużywają miesięcznie ponad 11 mln ryz papieru A4, czyli 650 kartek na osobę. Zamieniając papierowe dokumenty na ich elektroniczne wersje, chronimy więc lasy, troszczymy się o czystość ziemi, akwenów i powietrza.
Jaki pracownik, taki konsument
Zdaniem Michała Czeredysa, administracja i biznes nie są skazane na papierologię i jest tylko kwestią czasu, kiedy z biur znikną zakurzone półki z segregatorami. Przesądzą o tym takie praktyczne aspekty jak wygoda i konieczność optymalizacji kosztów, ale także troska o wizerunek instytucji odpowiedzialnej społecznie.
— Biznes coraz lepiej rozumie, że do komunikacji wewnątrz firmy nie zawsze potrzeba papierowych okólników, broszur, ulotek, a wystarczy e-mail czy strona WWW. Działy HR rezygnują z tradycyjnych teczek kadrowych na rzecz ich wirtualnych odpowiedników. Teraz firmy skupiają się na usprawnianiu z pomocą EOD działań zewnętrznych: marketingu, pozyskiwania, obsługi i utrzymania klientów — wskazuje Michał Czeredys.
Dodaje, że inwestycje przedsiębiorstw w elektroniczny obieg dokumentów służą m.in. krzewieniu odpowiednich postaw ekologicznych w społeczeństwie. Powołuje się na badania firmy CTS, według których pracownicy spółek posługujących się dokumentacją cyfrową chętniej sięgają w życiu codziennym po e-wydania gazet, magazynów i książek.