Osoby, które zgłaszały nieprawidłowości w firmach, nigdy nie miały ochrony prawnej. W efekcie sygnał o nadużyciach często wiązał się z ostracyzmem, szykanami czy zwolnieniem z pracy. Komisja Europejska od dawna zastanawiała się, jak to zmienić. Problem ma rozwiązać Dyrektywa o ochronie sygnalistów, przyjęta w grudniu 2019 r.
Zupełny brak gotowości
Termin jej wdrożenia do polskiego prawa minie 17 grudnia. Do tego czasu do jej wymagań mają dostosować się największe firmy, zatrudniające co najmniej 250 osób. Mniejsze spółki, w których pracuje więcej niż 50 osób, mają trochę więcej czasu – do grudnia 2023 r. Firma doradcza EY sprawdziła, czy i jak przedsiębiorcy przygotowali się do wdrożenia nowych przepisów. Z badania „Czas na ochronę sygnalistów” wynika, że w zasadzie żaden przedsiębiorca nie jest jeszcze w pełni gotowy do wdrożenia nowych przepisów. Zaledwie 9 proc. badanych firm deklaruje pełną gotowość, ale nawet one nie spełniają minimalnych wymogów zawartych w dyrektywie.
– Tak zwany standard minimum przewidziany w dyrektywie mówi przede wszystkim o konieczności stworzenia poufnych kanałów do zgłaszania nieprawidłowości, obowiązku przekazywania informacji zwrotnej o działaniach, które zostały podjęte w związku ze zgłoszeniem, wyznaczeniu osób, które będą się nimi zajmowały oraz zachowaniu należytej staranności przy wyjaśnianiu tych spraw – tłumaczy Jarosław Grzegorz, partner w dziale zarządzania ryzykiem nadużyć w EY.
Tymczasem 49 proc. spółek nie udostępniło dotychczas sygnalistom żadnego kanału do zgłaszania naruszeń, a zaledwie 5 proc. rozpoczęło szkolenia pracowników. Co trzecia firma (34 proc.) przyznała, że nie będzie gotowa do 17 grudnia.
Ponadto przedsiębiorcy zdecydowanie nie docenili potencjału osób trzecich, które również mogą zgłaszać nieprawidłowości. Zaledwie 19 proc. badanych spółek udostępniło kanały raportowania naruszeń dla osób spoza firmy, a tylko 12 proc. podmiotów spodziewa się takich zgłoszeń. Zgodnie z dyrektywą ochroną może zostać objęta osoba spośród szerokiego grona współpracowników firmy.
– Brak możliwości zgłaszania naruszeń przez takie osoby wewnątrz organizacji może prowadzić do informowania zewnętrznych organów lub instytucji, a tym samym strat reputacyjnych – zauważa Mariusz Witalis, partner kierujący działem zarządzania ryzykiem nadużyć w EY.
Największe wyzwania
Tym samym, choć termin wdrożenia dyrektywy zbliża się wielkimi krokami, żadna firma nie jest na to przygotowana. Trudno jednak oczekiwać od przedsiębiorców pełnej gotowości, skoro nie ma jeszcze krajowych przepisów o ochronie sygnalistów.
– Dopiero kilka dni temu pojawiły się wstępne założenia polskiej ustawy oraz informacja, że można jej oczekiwać w czwartym kwartale tego roku – mówi Mariusz Witalis.
Warto jednak pamiętać, że przygotowanie firmy do należytej ochrony sygnalistów, która będzie zgodna z wymogami europejskiej dyrektywy, nie odbędzie się z dnia na dzień.
– Na wdrożenie odpowiednich rozwiązań trzeba co najmniej kilku miesięcy. Ale samo stworzenie procedur nie wystarczy, trzeba je wcześniej przetestować – mówi Mariusz Witalis.
Dlatego o wcześniejszych przygotowaniach do ochrony sygnalistów powinny myśleć również mniejsze spółki.
– Dla nich stworzenie odpowiednich rozwiązań chroniących osoby zgłaszające nadużycia będzie jeszcze większym wyzwaniem niż dla dużych spółek, właśnie ze względu na niewielką skalę działalności. W takim przypadku niezwykle trudno choćby o zagwarantowanie sygnaliście zachowania anonimowości – mówi Jarosław Grzegorz.
Jednak zdaniem ekspertów EY, choć wdrażanie wymogów dyrektywy idzie jak po grudzie, to już odegrała ona pozytywną rolę, jeśli chodzi o świadomość dotyczącą sygnalistów.
– Przede wszystkim wpłynęła na ich pozytywne postrzeganie. Jeszcze kilka lat temu byli oni głównie donosicielami, dzisiaj ten negatywny wydźwięk jest niwelowany – mówi Mariusz Witalis.
Z badania wynika także, że wymogi dyrektywy, które dla firm będą najtrudniejsze w realizacji, to dotrzymanie wynikających z niej terminów (45 proc.) oraz przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego z zachowaniem należytej staranności (20 proc.). Co piąta firma wskazała, że problemem dla niej może okazać się zapewnienie sygnaliście rzeczywistej ochrony przed działaniami odwetowymi.
Jednocześnie respondenci widzą dużo korzyści we wdrożeniu Dyrektywy o ochronie sygnalistów. Najważniejsze z nich to ograniczenie ryzyka reputacyjnego wynikającego ze zgłoszeń zewnętrznych (42 proc.) i mniejsze straty finansowe (37 proc.).