Jednym ze sztandarowych projektów rządu, rozpoczętym jeszcze za poprzedniej kadencji, była zmiana systemu promocji gospodarczej Polski. Zamiast wydziałów promocji handlu i inwestycji (WPHI) przy ambasadach, wyśmiewanych jako dyplomacja koktajlowa, wspieraniem polskich firm za granicą mieli się zająć doświadczeni menedżerowie działający w spółkach — zagranicznych biurach handlowych (ZBH) nadzorowanych przez Polską Agencję Inwestycji i Handlu (PAIH). Najpierw miało powstać ponad 40 biur, tyle, ile było WPHI. Ostatecznie w dwa lata ruszyło 70. Minął pierwszy rok funkcjonowania sieci ZBH. Dla wielu kierowników biur był przełomowy, dla dziesięciu — ostatni. Sieć nie działa tak, jak planowano. Z opowieści kilku kierowników ZBH, którzy zgodzili się na rozmowę z „PB”, wyłania się obraz zaniedbań, nieodpowiedzialności, bałaganu i braku strategii.
— Tak jak o amerykańskich bankach mówiło się „too big to fail”, tak sieć ZBH jest „too public to fail”. Nikt nie chce głośno powiedzieć, że sytuacja jest bardzo zła. Głównym błędem było to, że ustawa o systemie nie poszła do uzgodnień resortowych. Nawet pobieżna konsultacja z organizacjami biznesowymi i jednostkami samorządowymi pozwoliłaby wyłapać błędy. PAIH chwali się, że w dwa lata otwarto 70 biur. Żaden inny kraj nie zrobił tego tak szybko, bo się nie da — uważa jeden z naszych rozmówców.
Miało być taniej
Nowy system miał być lekki i tani. Szybko się okazało, że nie jest to możliwe, skoro biur jest więcej niż WPHI, a na dodatek nie są zlokalizowane w ambasadach, co podnosi koszty funkcjonowania. Brak statusu dyplomatycznego oznacza, że nie przysługują im zwolnienia podatkowe, muszą być formalnie zarejestrowane oraz prowadzić lokalną księgowość i przygotowywać sprawozdania finansowe.
— Czynsze i inne opłaty skonsumowały potencjalny budżet promocyjny — mówi kierownik jednego z ZBH.
Część kierowników nie otrzymała w 2019 r. ani grosza na działalność merytoryczną.
— Przygotowałam budżet w listopadzie 2018 r. i ani jeden projekt na 2019 r. nie został zaakceptowany. Wszystko, co udało się zrobić, robiłam z partnerami, którzy pokryli koszty — kancelariami, bankami itd. — opowiada jedna z osób zaangażowanych w przedsięwzięcie.
— W 2019 r. centrala nie zatwierdziła ani jednego wniosku na dofinansowanie misji czy targów, w których planowałem udział polskich firm — dodaje inny rozmówca.
Problemy z pieniędzmi biorą się też — zdaniem jednego z rozmówców — ze zbyt niskiej dotacji z Ministerstwa Rozwoju.
— Aby utrzymać sieć ZBH, potrzeba 150- 170 mln zł rocznie, a dofinansowanie to niecałe 90 mln zł. Premier nie zgodził się na zamykanie biur, więc teraz są pomysły na regionalizację, a to pierwszy krok ku ich zamknięciu. Rosną też koszty centrali. Na początku 2019 r. w PAIH było 10 dyrektorów, teraz jest 40 — mówi były pracownik agencji.
Dziury w budżecie nie uda się zasypać. Niektóre usługi PAIH miały być odpłatne, ale na razie się na to nie zanosi, choć utworzono pion sprzedaży ze stanowiskiem dyrektora.
— Nie ma widoków na wprowadzenie płatnych usług realizowanych przez ZBH. PAIH pobiera dotacje z Ministerstwa Rozwoju, co w opinii prawników analizujących ustawę o finansach publicznych, uniemożliwia nawet częściową komercjalizację oferty — twierdzi jeden z dyrektorów ZBH.
Inny wspomina, że zorganizował odpłatną imprezę, ale potem musiał zwrócić pieniądze firmom.
Kadrowy deficyt
Wiele ZBH do dziś pracuje w jednoosobowym składzie: w Austrii, Algierii i Francji (dwa adresy, ten sam kierownik), Norwegii, Szwecji, Arabii Saudyjskiej, Azerbejdżanie, na Białorusi, w Bułgarii, Chinach (w Szanghaju i Chengdu), Chorwacji, na Filipinach, w Gruzji, Irlandii, Kanadzie, Kenii, Kuwejcie, na Litwie, w Malezji, Mongolii, Peru, Portugalii, Tajlandii, na Tajwanie, w USA (w San Francisco i Nowym Jorku), Uzbekistanie, Wybrzeżu Kości Słoniowej i Zjednoczonych Emiratach Arabskich. W kilku biurach, m.in. w Egipcie i RPA, nie ma zespołu — jest tylko adres mejlowy do Biura Rynków Zagranicznych Afryka i Bliski Wschód w PAIH. W przypadku Argentyny adres jest jeszcze bardziej ogólny — biuro rynków zagranicznych agencji. W kilku biurach pracują po dwie osoby, rzadkością są trzyosobowe zespoły. PAIH szuka kierowników ZBH w Chorwacji, USA, Brazylii i Egipcie.
— Gdy zostałem zatrudniony jako kierownik biura, miałem zarządzać dwu- lub trzyosobowym zespołem. Do tej pory pracuję sam — opowiada jeden z kierowników.
W porównaniu z agencjami z innych krajów polskie wypadają blado.
— Wielokrotnie prosiłam o zatrudnienie kolejnych osób, motywując to ogromem pracy. Agencje z innych krajów mają po kilkunastu, kilkudziesięciu pracowników. Liczyłam na kilku. Niestety — opowiada nasza rozmówczyni.
— Podczas rozmowy kwalifikacyjnej dowiedziałam się, że będę kierować kilkuosobowym biurem. Lokal był już zaklepany. Gdy wróciłam do domu po szkoleniu w Warszawie, okazało się, że muszę pracować z domu, dzwonić z prywatnego telefonu, komputer kupiłam, opłacając kartą płatniczą otrzymaną na szkoleniu, ale łącze internetowe było moje. Przedłużał się czas rejestracji spółki. Zaklepane biuro zostało wynajęte komuś innemu, trzeba było znaleźć nowe. Potem trzeba je było odświeżyć. Dopiero pod koniec 2018 r. dostałam telefon i internet służbowy — wspomina była kierowniczka ZBH.
Szefowie biur przyznają, że jedna, dwie osoby to za mało, żeby skutecznie pomagać firmom.
— Choć nikt mi tego nie powiedział przy podpisaniu umowy, osobiście musiałam znaleźć lokalizację, wynająć biuro, a przez pierwsze pół roku pracować z domu. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej powiedziano mi, że będę kierowała kilkuosobowym biurem. Jest nas dwoje, a to i tak dużo w porównaniu z innymi biurami. Jesteśmy w stanie przygotować pigułę informacyjną, ale firmy mają inne oczekiwania: chcą, żebyśmy poprowadzili je do momentu, gdy ich produkt znajdzie się na półce w sklepie. Na początku było mi wstyd, że w biurze pracują tylko dwie osoby. Teraz mówię o tym wprost — opowiada kierowniczka jednego z europejskich biur.
Niektóre ZBH, np. w Singapurze, nie mają problemów z dofinansowaniem i organizują wiele wydarzeń. Niewykluczone, że powodem jest chęć większego wspierania polskich przedsiębiorców na najtrudniejszych rynkach kosztem europejskich, które dzięki bliskości kulturowej i geograficznej są łatwiej dostępne.
— Szkoda, bo przez dwa lata otrzymałam ponad tysiąc zapytań od firm, które twierdziły, że wolą zarobić mniej, ale rozwijać się na rynku o mniejszym ryzyku — twierdzi była kierowniczka jednego z biur w UE.
Bez rejestracji
Reforma systemu miała spowodować, że polscy przedsiębiorcy będą za granicą obsługiwani bardziej profesjonalnie. Tymczasem są znaki zapytania pod adresem profesjonalizmu samej agencji. Część pracowników ZBH działa za granicą… bez dopełnienia wszystkich formalności.
— Może się to wydawać nieprawdopodobne, ale transformacja odbyła się bez żadnego planu operacyjnego. PAIH nie skorzystała z kompleksowego doradztwa w zakresie optymalnej formy prawnej w krajach, w których planowano utworzenie ZBH. Do dzisiaj, po blisko trzech latach działalności, niektóre biura zagraniczne nie posiadają formalnej rejestracji prawnej, nie zawsze zostały także dopełnione formalności w sprawach pracowniczych. Czasem PAIH stara się unikać płacenia podatków za granicą i wpycha pracowników ZBH w szarą strefę. Zdarzają się również sytuacje, w których PAIH arbitralnie rezygnuje z odprowadzania podatku dochodowego w Polsce i zaliczki pracowników nie są nigdzie wpłacane — twierdzi przedstawiciel jednego z ZBH.
Brak oficjalnego zatrudnienia oznacza też brak ubezpieczenia zdrowotnego.
— Część pracowników ZBH nie ma za granicą zagwarantowanego dostępu do opieki zdrowotnej — zauważa jeden z rozmówców.
Podobne skargi płyną też od innych kierowników.
— Ponieważ podmiot prawny nie został zarejestrowany, nie mogę odprowadzać podatków lub korzystać z opieki medycznej. Mam ubezpieczenie podróżne, ale w przypadku grypy ono nie działa. Takiego ubezpieczenia byli też pozbawieni koledzy i koleżanki z krajów Ameryki Łacińskiej — mówi kierownik jednego z europejskich biur, który prosi o zachowanie anonimowości.
W Europie miał funkcjonować system pracowników delegowanych, ale w większości przypadków tak się nie stało.
— Ludzie wyjechali za granicę i płacą podatki w Polsce, zarejestrowali biura, ale nie są w nich zatrudnieni. Sygnalizowałem, że to wymaga zmiany. W pewnym momencie agencja w ogóle przestała płacić podatki w Polsce i przesyłała pensję brutto. Ale jeśli się nie jest pracownikiem delegowanym, nie można płacić podatku za granicą. Niektórym udało się to przewalczyć, np. biuro w Niemczech działa na podstawie prawa lokalnego i podatki są odprowadzane — mówi były szef ZBH.
— Wciąż wiąże mnie stosunek pracy i mam obowiązek lojalności wobec pracodawcy, ale zdecydowałam się porozmawiać, bo mam też obowiązek wobec państwa polskiego. Wchodząc do organizacji dwa lata temu, zakładaliśmy, że ktoś zrobił rozeznanie, jak działać w innych krajach, jakie są obowiązki pracodawcy. Okazało się, że organizacja się na to nie przygotowała. Jestem przezroczysta, nie ma mnie tu, nie zostałam nigdy zgłoszona jako pracownik. W Buenos Aires koleżanka przez dwa lata pracowała na wizie turystycznej, bez opieki zdrowotnej. Gdy poruszyła tę kwestię w centrali i zażądała zwrotu kosztów leczenia w Argentynie, została zmuszona do złożenia wymówienia — mówi kierowniczka jednego z biur.
Czasem kierownicy osiągają połowiczny sukces.
— Ja dostałam w końcu kontrakt oparty na lokalnym prawie, ale moja współpracownica nie. W związku z tym nie mogła wynająć mieszkania, więc opłacała je krótkoterminowo na Airbnb — wspomina była dyrektorka.
Kafka po polsku
Kierownicy biur skarżą się na pogarszającą się współpracę z centralą.
— W PAIH nie ma z kim rozmawiać. Wysyła się mejle do centrali, ale równie dobrze można by je wysyłać w kosmos. Nie ma nawet informacji zwrotnej. Osoby wyznaczone do opieki nad biurami nie są decyzyjne, przekazują sprawy dalej, a potem nic się nie dzieje — mówi były pracownik ZBH.
Problemem jest też rotacja pracowników.
— W centrali mamy menedżera, który zarządza 10 krajami, więc nie jest w stanie dobrze zająć się każdym z nich. Co gorsza, od grudnia 2018 r. osoba na tym stanowisku zmieniała się kilkakrotnie, a brak ciągłości nie pomaga. Zmieniają się nie tylko country managerowie, ale także szeregowi pracownicy i członkowie zarządu. Jesienią ubiegłego roku odeszło około dziesięciu osób, na ich miejsce przyszły nowe, świeżo po studiach. Taka patologiczna rotacja powoduje, że organizacja traci pamięć instytucjonalną — mówi kierowniczka ZBH w jednym z europejskich krajów.
Osoby znające realia funkcjonowania obecnego i poprzedniego systemu wsparcia podkreślają, że niewątpliwym skokiem jakościowym jest infrastruktura IT — w ZBH został wdrożony system CRM i scentralizowane bazy.
— Przez dwa kwartały 2019 r. co tydzień robiliśmy bardzo szczegółowe raporty w arkuszach kalkulacyjnych w Excelu, do tego dochodziły raporty kwartalne z dość niejasną strukturą wskaźników, więc było dużo poprawek i proces się wydłużał. Sporządzenie tygodniowego raportu, w którym przy każdej firmie trzeba uzupełnić kilkadziesiąt pól, zajmowało średnio sześć godzin, czyli prawie cały dzień roboczy. Liczyliśmy, że wdrożenie systemu CRM nas odciąży. Tak się nie stało. Wdrożony w III kw. 2019 r. system nie nadaje się do automatycznego raportowania, więc ręcznie trzeba wykonać mrówczą pracę kopiuj-wklej — opowiada jeden z rozmówców.
Kierownicy krytykują także brak koordynacji działań ZBH z ambasadami nadzorowanymi przez MSZ.
— Nie wiem, co robi ambasada. Dochodzi do kompromitujących sytuacji, gdy lokalni partnerzy zewnętrzni wiedzą więcej od nas i okazuje się, że się dublujemy. Przedsiębiorcy oczekują od nas, że będziemy rozmawiać z administracją publiczną, a to z kolei leży w kompetencjach MSZ — zauważa nasza rozmówczyni.
Miarka się przebrała
Do ZBH udało się przyciągnąć ludzi obeznanych z lokalnymi rynkami, rozumiejących biznes i z poczuciem misji. Niestety, część z nich po dwóch latach prowizorki i braku wizji poprawy składa broń.
— Nie wiem, jaką kwotą dysponowała PAIH na odpalenie organizacji, przypuszczam, że była niewystarczająca, by zrobić to porządnie. Dokonano dobrego wyboru pracowników, których obecnie agencja konsekwentnie traci. Mieszkam w kraju, w którym prowadziłam ZBH, od ponad 20 lat. Skończyłam tu studia i pracowałam na stanowiskach kierowniczych w firmach i dyrektorskich w administracji państwowej. Gdy zobaczyłam ogłoszenie PAIH, pomyślałam, że warto byłoby dać trochę od siebie Polsce. Czułam powołanie. Wierzyłam, że mam do spełnienia misję. Pamiętam, jak pracowałam od 8 do 23 siedem dni w tygodniu. Były niedociągnięcia organizacyjne, ale współpracowałam z osobami, które chciały coś zrobić — wspomina zwolniona dyrektorka.
— Praca jest bardzo ciekawa, rozwijająca i widzę pozytywne rezultaty działań — zawarcie kontraktów, ekspansję polskich firm. To jeszcze mnie trzyma przy tej firmie — mówi kierownik jednego z biur. Niektórzy nie mają już sił.
— Jestem fizycznie i psychicznie wyczerpana, wszystko wisi na mnie, nawet w czasie urlopu nie mogę się wyłączyć. Zakładałam, że 2018 był rokiem organizacyjnym, a w 2019 r. zacznę normalnie pracować. Po ubiegłorocznych zaniedbaniach wiem, że 2020 też będzie rokiem organizacyjnym. Dlaczego tyle wytrwałam? Miałam poczucie obowiązku, świadomość, że beze mnie przedsiębiorca nie uzyska żadnego wsparcia — przyznaje kierowniczka ZBH.
Jeden z rozmówców twierdzi, że PAIH coraz trudniej jest werbować nowych pracowników. Często do ZBH trafiają młode osoby świeżo po studiach.
— PAIH jest obecnie co najwyżej start- -upem promującym się jako profesjonalna agencja, którą nie jest. Aby powstał prawdziwy system wsparcia dla polskich przedsiębiorców, potrzebna jest kolejna reforma i stworzenie profesjonalnej dyplomacji ekonomicznej. PAIH jest obecnie chorą organizacją, która sama siebie nie uzdrowi i nie wypracuje procesu leczenia — uważa źródło „PB”.
Zapytaliśmy PAIH o sprawy poruszone przez kierowników ZBH. Odpowiedzi agencji są bardzo ogólnikowe. Publikujemy niektóre z nich w tekście obok.
Jak PAIH odpowiada na zarzuty
1. Powstało 70 ZBH, a początkowo w planach było mniej. Czy zapewniony budżet nie jest zbyt niski?
Celem ustawy z 7 lipca 2017 r. o wykonywaniu zadań z zakresu promocji polskiej gospodarki przez PAIH było zwiększenie efektywności biznesowej sieci zagranicznych biur przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów funkcjonowania placówek, do czego sukcesywnie dążymy w ramach przyjętej strategii.
2. Jaki był budżet ZBH w 2019 r.? Na co zostały wydane pieniądze? Jaka część na promocję, jaka na utrzymanie biur?
Budżet, jakim dysponują zagraniczne biura handlowe, jest ściśle związany z wielkością całkowitego budżetu agencji, który z kolei uzależniony jest od wysokości dotacji. Poziom wydatków na promocję i funkcjonowanie biur wynika z przyjętego przez zarząd PAIH kierunkowego planu działania w danym roku.
3. Ile ZBH zorganizowały w tym roku misji i udziałów polskich firm w targach? Jak często wnioski kierowników ZBH o dotację na ten cel spotykały się z odmową PAIH? Jakie były przyczyny?
W 2019 r. ZBH zorganizowały kilkadziesiąt imprez o charakterze promocyjno-informacyjnym dla polskich przedsiębiorców poza granicami Polski. Każde wydarzenie organizowane przez sieć ZBH realizowane jest na podstawie decyzji zarządu i wynika z planu promocji, jaki przyjmowany jest w agencji na cały rok.
4. Czy to prawda, że kierownicy niektórych ZBH pracują na prywatnym sprzęcie IT ze swoich mieszkań, a większość nie dysponuje samochodem służbowym?
Agencja stale rozwija bazę narzędzi, jakie są w dyspozycji pracowników centrali oraz ZBH. Sprzęt, jakim posługują się nasi pracownicy, różni się w zależności od rynku oraz dostępnej oferty produktowej. Samochodami służbowymi dysponują ZBH w lokalizacjach, gdzie jest to niezbędne.
5. Czy wszystkie biura ZBH mają formalną rejestrację prawną?
Proces rejestracji prawnej biur różni się na poszczególnych rynkach i jest długofalowy. Funkcjonujące ZBH rejestrowane są zgodnie z lokalnymi wymaganiami i przepisami prawa.
6. Na jakich zasadach zatrudnieni są pracownicy ZBH? Gdzie odprowadzają podatki? Niektórzy pracowali na podstawie polskiej umowy i zaliczkę na podatek dochodowy odprowadzała PAIH. Po sygnałach, że podatek powinien być odprowadzany za granicą, zaniechano przekazywania składki.
Pracownicy ZBH zatrudniani są na podstawie umów o pracę zgodnie z polskim prawem pracy, z uwzględnieniem — w przypadku pracowników wykonujących pracę na terenie UE — skutków wynikających z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady nr 593/2008 z 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych [Rzym I — red.]. W przypadkach gdy przepisy lokalne właściwe dla rejestracji ZBH wymagają zatrudnienia pracownika na prawie lokalnym, umowy o pracę zawierane są zgodnie z nim.
Wielu ojców
Prace nad zmianą systemu promocji gospodarczej Polski trwają od 2015 r. Rozpoczęli je Radosław Domagalski-Łabędzki, minister rozwoju, i Sławomir Majman, ówczesny prezes agencji inwestycji. W 2016 r. pierwszy został prezesem KGHM, a drugiego odwołano. Na stanowisko prezesa agencji oddelegowano z rady nadzorczej Bartłomieja Pawlaka, który – odchodząc z zarządu we wrześniu 2016 r. – powiedział o planach stworzenia 69 zagranicznych biur, które miały zastąpić WPHI. Realizował je jednak już następny prezes Tomasz Pisula (od października 2016 r.) i jego zastępca Wojciech Fedko. Projekt ustawy o PAIH ujrzał światło dzienne w marcu 2017 r., a już dwa lata później agencja znów zmieniła kierownictwo. W styczniu na odchodnym Tomasz Pisula chwalił się 70 placówkami, a w marcu z PAIH odszedł Wojciech Fedko, bezpośrednio odpowiedzialny za ich stworzenie.