Systemy business intelligence wdraża wiele firm. Jednak bez odpowiedniego przygotowania proces ten może trwać długo i drogo kosztować.
Firma chcąca wdrożyć rozwiązania business intelligence (BI) jest zazwyczaj zmuszona do inwestowania w nowy sprzęt komputerowy. Jaki? To zależy od elementów systemu BI, które będą wdrażane, od wymaganego poziomu bezpieczeństwa, liczby i rodzaju użytkowników korzystających z rozwiązań, wielkości bazy danych itd. Główne inwestycje będą dotyczyły fundamentu systemu BI, czyli hurtowni danych.
— Na początku należy ocenić zasoby sprzętowe, ilość przeliczanych danych, przekrojów i miar w hurtowni danych, liczbę użytkowników, korzystających z jej zasobów itp. Choć zdarzają się wyjątki, hurtownie danych powinny być instalowane na oddzielnym serwerze — opisuje Witold Kilijański, prezes spółki Controlling Systems.
Dzięki temu podczas najbardziej obciążających operacji — zasilania i przeliczania główny serwer firmowy nie jest przeciążony.
— Hurtownie danych to rodzaj baz zoptymalizowany pod kątem wykonywania obliczeń — a nie operacji zapisu i odczytu, jak w przypadku systemów ewidencyjnych. Wymagane zasoby serwerowe dla potrzeb hurtowni danych nie są zbyt duże. Zwykle wystarcza maszyna z procesorami Intela. Zazwyczaj nie ma też potrzeby inwestowania w poważną rozbudowę sprzętu, na którym pracują użytkownicy. Wystarczą końcówki ze standardowym oprogramowaniem biurowym — dodaje Witold Kilijański.
Ograniczyć koszty
Wielkość takich inwestycji zależy przede wszystkim od ilości analizowanych danych, liczby użytkowników oraz sposobu dostępu do informacji. Nakłady te można zdecydowanie ograniczyć.
— W przypadku mniejszych przedsiębiorstw i nowoczesnych systemów możliwe jest wykorzystanie systemu BI w postaci dodatkowego komponentu systemu ERP działającego na tej samej platformie sprzętowej — mówi Piotr Brzoskowski, menedżer ds. rozwoju biznesu firmy BCC, spółki konsultingowej specjalizującej się we wdrożeniach i rozwoju systemu SAP.
Koszty oprogramowania to wydatki na same aplikacje BI do analizy i obsługi baz danych.
Zmiana istniejących systemów raczej nie będzie konieczna, gdyż rozwiązania BI integrują się z nimi. Ewentualne modyfikacje mogą dotyczyć np. dodatkowego oprogramowania do obsługi nowych serwerów.
Nowi użytkownicy rozwiązań BI nie muszą się obawiać, że poprzednie inwestycje zostaną zaprzepaszczone. Bazują one bowiem na już istniejących systemach.
— Oprogramowanie służące do analiz wymaga wręcz kontynuacji wykorzystania dotychczasowych baz danych, ponieważ to właśnie one w dalszym ciągu gromadzą dane powstające w trakcie obsługi procesów gospodarczych. Dotychczasowe bazy stanowią źródła informacji dla hurtowni danych. Nie ma więc konieczności ich kopiowania — mówi Piotr Brzoskowski.
Istniejące systemy będą dalej wykorzystywane. Narzędzia BI przejmą ich funkcje analityczne, raportowe, planistyczne itp.
— Zwykle nie ma potrzeby dokonywania większych zmian w systemach ewidencyjnych — poza standardowym uzupełnieniem danych brakujących bądź „wyczyszczeniem” zduplikowanych w ewidencji — twierdzi Witold Kilijański.
Ostateczne koszty wdrożenia rozwiązania BI będą zależeć od wielu czynników, można je jednak oszacować.
— W przypadku różnych producentów wahają się od kilkudziesięciu tys. zł do 150-200 tys. zł lub nawet więcej — zależnie od stopnia skomplikowania i zakresu wdrożenia. Koszty wdrożenia BI można obniżyć przede wszystkim poprzez większy udział nabywcy w pracach wdrożeniowych systemu. Na przykład zamiast szkolić pracowników z wykorzystaniem firmy wdrożeniowej, nabywca może sam się zaangażować w ten proces, szkoląc przyszłego administratora systemu — informatyka, który następnie przeszkoli wszystkich użytkowników systemu BI — mówi Marcin Pęksa z Epicor Software Poland.
Najważniejsza koncepcja
Zanim firma zacznie wdrażać system BI, warto określić, jaki cel chce osiągnąć, do czego system jest jej potrzebny. W przyszłości może to przynieść znaczne oszczędności.
— Implementacja rozwiązania BI praktycznie nigdy się nie kończy. Dlaczego? Przecież biznes przedsiębiorstwa ciągle się zmienia. Zmieniać się musi również system informacyjny bazujący na rozwiązaniu BI. Musi on odzwierciedlać ciągle zmieniające się otoczenie biznesowe przedsiębiorstwa. Zmiany te nie są zwykle wielkie, ale jednak są. Proces wdrożenia rozwiązania BI powinien być prowadzony od samego początku z pełnym zaangażowaniem osób z przedsiębiorstwa — podsumowuje Andrzej Frydecki, business solution architekt SAP.