Kosztami podatkowymi przedsiębiorcy są również wydatki na rzecz pracowników, ale tylko te, które wiążą się z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów.
Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz zwrot kosztów podróży służbowych, zakwaterowania, różnego rodzaju świadczenia dodatkowe, np. diety i inne należności związane z podróżą — przypomina dyrektor Izby Skarbowej (IS) w Łodzi w indywidualnej interpretacji podatkowej dotyczącej rozliczania rachunków za noclegi w hotelach (sygn. IPTPB3/423-240/13-2/GG). Chodzi o spółkę, która zatrudnia przedstawicieli handlowych, często podróżujących w celach służbowych. W jej ocenie, ma ona prawo koszty tych noclegów uznać za koszty uzyskania przychodów. Łódzka izba przyznała jej rację.
Faktury dla spółki
Przedstawiciele handlowi we wspomnianej spółce sami ponoszą wydatki na noclegi związane z wykonywaną pracą. Potem przedstawiają faktury, rachunki lub paragony wystawiane na spółkę, a ta na ich podstawie zwraca pracownikom równowartość poniesionych wydatków. Zasadą jest też, że zwrotowi podlegają tylko koszty uzasadnione i nieprzekraczające limitów ustalonych w wewnętrznych regulaminach spółki. Organ podatkowy ocenił, że może ona rozliczyć podatek dochodowy od osób prawnych (CIT), kwalifikując do kosztów podatkowych tak ponoszone wydatki. Przedstawiona sytuacja spełnia warunki ustawy o CIT dotyczące kosztów.
Dyrektor IS przypomniał, że warunkiem podstawowym zaliczenia do kosztów podatkowych należności wypłacanych pracownikowi z racji opłaconego noclegu jest wykazanie, że świadczona przez niego praca będzie wykonywana w celu osiągnięcia (zachowania lub zabezpieczenia) przychodów. Jeżeli ten warunek będzie spełniony, kosztem uzyskania przychodów będzie równowartość zwracanych pracownikowi kosztów noclegu.
Związek z zyskiem
Między wydatkiem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy, czyli że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Są to wszelkie koszty niezbędne, aby określone źródło przychodów przyniosło konkretne przychody. Nie jest jednak konieczne w każdym przypadku wykazanie bezpośredniego związku.
„Należy zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. Wobec powyższego kosztami będą również koszty pośrednie związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas, gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty” — podkreślono w interpretacji (sygn. IPTPB3/423-240/13-2/GG).
Potwierdzenie dla fiskusa
Dowód na istnienie związku określonych wydatków z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiąganych przychodów (zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów), obciąża podatnika — przypomina dyrektor łódzkiej Izby Skarbowej. Organ odwołuje się do art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, według którego podatnicy mają obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków powinno też wynikać, że mają one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów.