Fakty mówią same za siebie — zarządzanie dużą flotą kosztuje. Dlaczego więc nie oddać jej w zarząd komuś, kto się na tym zna?
Stworzenie efektywnego systemu zarządzania flotą jest — według firm zajmujących się tym biznesem — inwestycją rzędu 100 tys. euro. Niektórzy nie chcą jednak oddawać samochodów pod opiekę firmie zewnętrznej.
— Wszystkie samochody Grupy Atlas są naszą własnością i to decyduje, że flotą zarządzamy sami, w myśl zasady pańskie oko konia tuczy — Mówi Zbigniew Więckowski, menedżer floty Grupy Atlas.
Dodaje, że w sytuacji, gdy samochody są leasingowane lub długoterminowo wynajmowane, można pokusić się o zlecenie zarządzania nimi firmie zewnętrznej. W Atlasie do zarządzania flotą służy system informatyczny, dzięki któremu w całej grupie zajmuje się nią zaledwie kilka osób.
— To już nie te czasy, gdy w państwowej firmie funkcjonował oddzielny dział transportu, zatrudniający po kilkanaście osób — podsumowuje Zbigniew Więckowski.
Jak to działa
Outsourcing floty samochodowej w największym skrócie polega na oddaniu zarządu nad posiadanymi już samochodami zewnętrznej wyspecjalizowanej w tym celu firmie. W praktyce, skorzystanie z oferty firmy zarządzającej flotą może przebiegać na dwa sposoby — albo przekazujemy tylko zarząd nad pojazdami firmie, albo odsprzedajemy je i później odnajmujemy.
— Wewnętrzne zarządzanie to w większości przypadków analiza wydarzeń z przeszłości, ograniczone możliwości analiz i pełne ryzyko w organizacji, która z założenia powinna zajmować się inną działalnością — tłumaczy Radosław Grzela z Leaseplanu.
Cezary Wyszyński z Carolina Fleet Management dodaje, że ze strony klienta potrzebna jest jedynie osoba, która raz w miesiącu sprawdzi faktury za usługę. A usługa ta może obejmować wiele różnych czynności. Oprócz serwisowania aut, organizację kart paliwowych dla firmy, assistance, dostęp do samochodów zastępczych czy nawet przeprowadzenie wymiany zużytych samochodów klienta.
Korzyści z takiego rozwiązania jest sporo. Firma outsourcingowa gwarantuje, że dostarczy do każdego użytkownika na terenie całego kraju taki sam poziom serwisu. Z rabatów na usługi serwisowe, będzie mógł skorzystać każdy, nawet jeśli oddał w zarząd tylko jeden samochód, a fachowy personel określi zasadność naprawy oraz jej koszt. Dostarczenie usługi paliwowej (karta paliwowa) nie wymaga zawierania dodatkowych umów przez klienta, który musiałby pokonać kłopotliwe procedury w celu uzyskania tych kart. Ale największą korzyścią z oddania samochodów w zarząd zewnętrzny jest odsunięcie wszystkich problemów od klienta.
Outsourcingowy rynek
W krajach Europy Zachodniej zewnętrzne zarządzanie flotami samochodowymi pojawiło się na przełomie lat 80. i 90. Przedstawiciele branży wspominają, że usługi tego typu szybko zawojowały rynek włoski i hiszpański. W Polsce po raz pierwszy wprowadziła je firma Samset w 1994 roku, a pierwszą firmą korzystającą z nich był Würth, zarządzany wówczas przez Annę Bombałę.
— W zasadzie polegało to na zastąpieniu działu transportu zewnętrzną firmą, która wtedy świadczyła tego typu usługi jedyna na polskim rynku. Już pierwsza analiza wstępna wykazała, że była to bardzo trafna decyzja, gdyż koszty utrzymania firmowej floty samochodowej zostały zredukowane prawie o jedną czwartą —mówi Anna Bombała.
Dzisiaj w naszym kraju działa kilkanaście firm obsługujących floty — ale jak twierdzą przedstawiciele branży, rynek jest dość duży, aby przyjąć nowych graczy.
— Branża rozwija się dynamicznie, a największym jej osiągnięciem jest ogromna wiedza i doświadczenie ludzi, którzy w niej pracują — mówi Radosław Grzela z LeasePlanu.
Cezary Wyszyński z Carolina Fleet Management, niedużej firmy działającej na rynku od półtora roku, zaznacza, że nie jest w stanie zagwarantować cen na poziomie dużych korporacji, ale w zamian może zaproponować usługi indywidualnie dostosowane do potrzeb poszczególnych klientów.
Firmy z branży wyraźnie się nie lubią. Przy tym często skłonne są do przesady.
— Wszystkie opowiadają o tysiącach samochodów, którymi zarządzają, ale niewiele decyduje się na opublikowanie pełnych danych. Rankingi, od czasu do czasu publikowane przez różne czasopisma, pełne są niewiarygodnych i przesadzonych danych, z których wynika, że firma obsługująca 3 tys. samochodów ma ich nagle 5 tys. W takich realiach trudno o rzetelne dane na temat całego rynku — konkluduje Radosław Grzela.
Według szacunków LeasePlanu, na koniec 2003 roku, firmy zarządzające flotą obsługują około 20 tys. aut (według Expressu 15 tys.), a w najbliższych latach można oczekiwać sporego wzrostu tego rynku.
— Jeżeli przyjęty model branży będzie zgodny ze standardami z krajów zachodnich, czeka nas prawdziwy boom i nawet dziesięciokrotny wzrost rynku w ciągu najbliższych pięciu lat — mówi Radosław Grzela.
A jeśli ta prognoza rzeczywiście się sprawdzi, powinniśmy oczekiwać kolejnych obniżek cen usług zarządzania flotą.
— Do momentu wypracowania nowych rozwiązań podatkowych możliwe jest krótkie załamanie rynku — dodaje Cezary Wyszyński.
Jak kalkulować cenę?
Ze względu na bardzo szeroki (i często niestandardowy) wachlarz usług oferowanych przez poszczególne firmy, stworzenie porównania jest w zasadzie niemożliwe. Owszem, można wspomnieć, że w jednej firmie pełna obsługa Forda Focusa kosztuje miesięcznie 1,5 tys. zł, w innej Toyoty Yaris —1,1 tys. zł. Cena w dużej mierze zależy od zakresu usług, planowanych przebiegów rocznych itd. Wystarczy wspomnieć, że większość firm oferuje — oprócz standardowego pakietu usług, polegającego na serwisowaniu i ubezpieczaniu aut — karty paliwowe na dany przebieg, usługi lokalizacyjne (monitorujące efektywność doboru trasy przez systemy GPS/GSM), czy nawet ograniczenia dotyczące marki opon i akcesoriów eksploatacyjnych lub odprowadzanie samochodu do biura przez pracowników firmy zarządzającej.
Na pewno cena zależy też od wielkości firmy, która zarządza. Z jednej strony, duże firmy, obsługujące duże parki samochodowe mogą zaproponować cenę konkurencyjną, z drugiej — dla pewnej grupy klientów taka oferta może wydawać się nieatrakcyjna.
Każda z firm operuje też w nieco innym segmencie rynku. Mniejsze firmy — takie jak Carolina Fleet Management — koncentrują się na mniejszych klientach, podczas gdy większe firmy małego klienta owszem przyjmą, ale potraktują tak jak dużego — oczekującego innego standardu obsługi.
— Mała i średnia firma to w naszym rozumieniu flota do 50 samochodów — mówi Cezary Wyszyński, opisując docelową grupę klientów Caroliny.