Nie ma uniwersalnej recepty na przeprowadzenie procesu archiwizacji. Problem kosztów i funkcjonalności trzeba przeanalizować samemu.
O ile archiwizowanie danych księgowych jest wspólne dla wszystkich, o tyle inne dane firmy archiwizują z różnych powodów. Ważne jest przy tym, aby na odpowiednim etapie kadra kierownicza przedsiębiorstwa potrafiła wyartykułować swoje potrzeby w zakresie przechowywania danych historycznych.
— Błędy czy niedopatrzenia w tym zakresie oczywiście nie pociągną za sobą odpowiedzialności prawnej, ale aby dokonać archiwizacji w sposób, który okaże się później zadowalający trzeba się dobrze zastanowić nad zasadami tego procesu — zaznacza Wiesław Markowiak ze spółki integratorskiej Computerland.
Firmy a problemy
Przyjmuje się, że należy zrobić analizę ryzyka i na jej podstawie określić, co jaki czas trzeba wykonywać kopie zapasowe i archiwalne.
— Są w tym zakresie jakieś standardy i normy, ale nie znam firmy, która by na czysto z tego wzoru korzystała. Każdy sobie wymyśla własne procedury i nie jest to złe. Bo jakie będą skutki niewystawiania faktur przez tydzień? Dla Infovide — żadne, dla operatora telekomunikacyjnego — ogromne. A do wykonania analizy ryzyka w mniejszych firmach wystarcza kartka papieru, długopis i rozmowy informatyka z kilkoma kluczowymi osobami w firmie — podpowiada Piotr Rogulski z firmy konsultingowej Infovide.
Aby nie wyrzucać pieniędzy w błoto, zawsze należy w jakiś sposób ocenić wartość tego, co chce się przechowywać. Inaczej archiwizacja może się okazać inwestycją w coś, czego przedsiębiorstwo już nie potrzebuje. Każdy dokument powinien mieć więc tzw. daty graniczne — powstania i zniszczenia. Po tej drugiej powinien być definitywnie eliminowany z systemu.
Bez problemu
Z dokumentami elektronicznymi sprawa jest najłatwiejsza. Od samego początku ich życie może być monitorowane.
— Nie ucieknie się od kategoryzacji i tylko zdrowy rozsądek może tę sprawę rozstrzygnąć, aczkolwiek wagę dokumentu można oceniać na podstawie pewnych kategorii informatycznych, np. częstotliwości ściągnięć z serwera. Specjalne oprogramowanie pozwala prowadzić taką kontrolę wykorzystania dokumentów bez wiedzy użytkowników — twierdzi Sławomir Pawlikowski, konsultant ds. oprogramowania Filenet w Archiwach Śląskich.
Przygotowanie operacji przejścia z papieru na nośniki elektroniczne wymaga większych przemyśleń. Trzeba zdecydować, czy archiwizacja obejmie wszystkie dokumenty i, ewentualnie, które ich wersje. Koszt początkowy archiwizacji jest dość mocno związany z opisem w systemie jednostki archiwistycznej, którą może być zarówno jeden dokument jak i ich zbiór z całego miesiąca, kwartału czy roku.