Zestawienie w kilka minut

Jarosław Wawer
opublikowano: 12-10-2005, 00:00

Jeśli tworzenie raportu może trwać 2 minuty, a nie 2 dni i może to robić jedna osoba, to nic dziwnego, że coraz więcej firm inwestuje w BI.

Przed wprowadzeniem BI to od pracowników działu informatyki zależały, wykonywane w większości ręcznie, prace obejmujące agregację danych, tworzenie raportów oraz zarządzanie ich dystrybucją. Ponadto raporty pochodziły z różnych systemów informatycznych, co powodowało powstawanie wąskich gardeł, a system raportowania był nieelastyczny i wprowadzanie w nim zmian wiązało się z dużym nakładem pracy. Nie był także możliwy dostęp użytkowników do raportów w czasie rzeczywistym. Przygotowanie prostego raportu z kilku systemów może zajmować normalnie nawet kilka dni. Gdy ma się dobre dane i narzędzia takie jak BI, można wykonać to w kilka lub kilkanaście minut, w zależności od skali rozwiązania.

Szybciej znaczy też lepiej

Zaoszczędzony czas można wykorzystać na rozbudowę systemu i dostosowywanie go do rosnących potrzeb użytkowników.

— Z przeprowadzonych w 1999 roku analiz wynikało, że w przedsiębiorstwie średnio poświęca się ponad 10 tys. osobogodzin miesięcznie na tworzenie wszelkiego rodzaju zestawień i raportów. Skłoniło to nas do natychmiastowego rozpoczęcia prac nad budową kompleksowego systemu raportowania wykorzystującego narzędzia business objects i rozwiązania intranetowe — mówi Andrzej Galik, IT manager w Thomson Multimedia.

Przynosi to ogromne oszczędności czasu zarówno w sensie pracy informatyków i analityków, jak i szybkości docierania do potrzebnych informacji.

— Musimy zwrócić uwagę na oszczędność pracy mierzoną liczbą godzin, jakie są bezpowrotnie tracone w procesie „zamów — wykonaj — otrzymaj — przetwórz raport”. A jakie są to wartości? Nawet do kilku tysięcy osobogodzin pracy miesięcznie! — twierdzi Łukasz Wróbel, konsultant business intelligence w Comarchu.

Dzięki temu osiągana jest poprawa wykorzystania czasu pracy i zwiększenie efektywności procesów w firmie.

Jest to szczególnie ważne w przypadku firm wielooddziałowych, jak np. Polski Koncern Mięsny Duda, który na początku 2005 roku uzyskał kontrolę nad 12 spółkami zależnymi.

— Łącznie miesięcznie do bazy trafia około 11 tys. pozycji i generowanych jest około 250 raportów przez 12 spółek — mówi Tomasz Stefaniak, menedżer ERP w PKM Duda.

Bezpośrednio ze źródła

Kolejnym bardzo ważnym atutem aplikacji BI jest nie tylko oszczędność czasu, ale też łatwość dostępu do potrzebnych informacji.

— W efektywnej firmie nie ma tzw. pośredników w dostępie do danych. Pracownicy samodzielnie wybierają potrzebny im zakres informacji — tłumaczy Jacek Kowalak, dyrektor sprzedaży w Exact Software Poland.

W miarę upływu czasu wszyscy doceniają wartość decyzji podejmowanych na podstawie rzetelnych i łatwo dostępnych informacji, a także zmniejszenie uciążliwości związanej z przekazywaniem informacji niedostępnej dla innych. Natychmiastowy dostęp do wszystkich potrzebnych informacji skutkuje nawet 30-proc. redukcją kosztów rozmów telefonicznych.

— Liczba telefonów, e-maili i faksów spada radykalnie — dodaje Jacek Kowalak.

Obecnie w wielu organizacjach standardem w zakresie analiz i współdzielenia informacji jest Microsoft Excel. Poza zaletami wynikającymi z powszechnej znajomości tego narzędzia wśród użytkowników biznesowych, rozwiązanie to ma szereg wad w zakresie bezpieczeństwa czy zapewnienia spójności danych. Aby połączyć zalety rozwiązań business intelligence z powszechnością występowania aplikacji biurowych, wiodący dostawcy BI od pewnego czasu mają w ofertach specjalne pakiety integrujące te dwa „światy”. Pozwalają one na powiązanie danych zawartych w arkuszach, prezentacjach, dokumentach tekstowych z ich źródłem. Dzięki temu z poziomu np. Excela za pomocą jednego kliknięcia można zaktualizować dane wprost z systemów źródłowych.

Przez portal

Dostępność do narzędzi BI stale się zwiększa dzięki wykorzystaniu technologii portalowych. Ostatnie lata w Polsce to czas silnego rozwoju portali korporacyjnych, które pozwalają na stworzenie środowiska pracy pracownika ukierunkowanego na jego rolę w organizacji. Informacje są przechowywane i przetwarzane w rozwiązaniach klasy BI, a platformą prezentacyjną staje się portal korporacyjny.

— Dzięki narzędziom portalowym, które z punktu widzenia użytkownika raportów są niezwykle łatwe w obsłudze, coraz większa rzesza kadry menedżerskiej samodzielnie surfuje po oceanie informacji, a narzędzia BI w odpowiedni sposób nawigują, wskazując kierunek, w jakim należy iść, aby dotrzeć do potrzebnych danych — mówi Małgorzata Wiśniewska, ekspert ds. BI w SAP Polska.

— Zaprzyjaźnianie się kadry menedżerskiej z informacją elektroniczną wynika również z możliwości dostępu do tej informacji za pośrednictwem urządzeń przenośnych — dodaje Małgorzata Wiśniewska.

Dla kadry kierowniczej

— Ewolucja oprogramowania analitycznego przebiega podobnie jak rozwój przeglądarek internetowych — następuje tu konwergencja funkcji interfejsu oraz ich maksymalne uproszczenie w celu uzyskania dostępności informacji dla osób nie posiadających wykształcenia informatycznego — porównuje Paweł Gajda, konsultant wsparcia sprzedaży w Oracle Polska.

Zawsze pozostanie część aplikacji wysoko wyspecjalizowanych, które pozostaną w rękach analityków. Z większością jednak powinien poradzić sobie każdy menedżer, który już nie musi zwracać się z prośbą o stworzenie raportu do działu IT, ale może zająć się tym sam.

— Menedżerowie i wyższa kadra kierownicza stanowią przykład nowej grupy użytkowników BI wewnątrz organizacji. Oczekują oni informacji, na podstawie których będą mogli szybko i z pełnym przekonaniem podejmować decyzje. Dla nich więc tworzone są kokpity menedżerskie, gromadzące w jednym miejscu wszelkie potrzebne dane — twierdzi Paweł Gustaw, dyrektor ds. rozwoju biznesu w Premium Technology.

Kokpity pozwalają w szybki sposób (często zautomatyzowany) wykryć zagrożenie oraz szansę rynkową, dociec do jej istoty i skorzystać ze zgromadzonej wiedzy w celu wyboru jak najlepszego działania.

— Analogia w nazwie z kokpitami, które mają przed oczami piloci samolotów, jest nieprzypadkowa — chyba każdy menedżer chciałby mieć do dyspozycji zgromadzone w jednym miejscu wszystkie środki pozwalające mu zarządzać — dodaje Paweł Gustaw.

Gdzie potrzebują BI

Dzisiaj oprogramowanie BI najczęściej spotykane jest w firmach telekomunikacyjnych, szczególnie u operatorów komórkowych, w instytucjach sektora finansowego oraz firmach handlowych.

— We wszystkich tych branżach bardzo ważne jest analizowanie ogromnych ilości informacji o klientach. W firmach ubezpieczeniowych dochodzi do tego funkcja ochrony firmy przed wszelkimi nadużyciami, które można wykrywać na podstawie prostej analizy danych — wymienia Andrzej Miktus, starszy konsultant ds. business intelligence w Matrix.pl.

Nie ulega jednak wątpliwości, że w niedalekiej przyszłości systemy takie będą znajdowały zastosowanie w firmach produkcyjnych i sektora dystrybucji, a także w administracji państwowej, gdzie będą stosowane dla polepszenia kontroli wydatków publicznych.

Czas to pieniądz

— Rzeczywistość nadaje staremu powiedzeniu materialny wymiar, ale informatyzacja sfery operacyjnej nie wystarczy, jeśli wciąż będziemy podchodzić do procesów zarządczych tak, jakby czas specjalistów i menedżerów nic nie kosztował, a wysłany pocztą arkusz kalkulacyjny był wszystkim, czego od IT można oczekiwać. Na szczęście na rynek wkracza nowa generacja systemów business intelligence, która rozwiązuje już nie tylko problem swobodnego dostępu do informacji zarządczej, ale przede wszystkim skupia się na optymalizacji procesów decyzyjnych, przywracając im — dzięki eliminacji ponad 80 proc. dotychczasowej ręcznej pracy — właściwe miejsce w niezbędniku każdego nowoczesnego menedżera — podsumowuje Piotr Nowak, dyrektor centrum kompetencyjnego rozwiązań business intelligence SPIN

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Jarosław Wawer

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu