Powiadomienie o powołaniu w firmie inspektora ochrony danych (IOD) lub jego zastępcy może być przesłane organowi nadzoru wyłącznie drogą elektroniczną. W innej formie będzie ono bezskuteczne, o czym przypomina Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) w związku z nieprawidłową praktyką stosowaną przez przedsiębiorców. UODO podkreśla, że nie zawsze kierowane do niego zawiadomienia dotyczące inspektora lub jego zastępcy, związane z wyznaczeniem, odwołaniem lub zmianą ich danych kontaktowych, mają właściwą postać. Prawidłowym i skutecznym sposobem jest przesłanie powiadomienia w postaci elektronicznej. Powinno być ono opatrzone elektronicznym podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym ePUAP przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania administratora danych osobowych.
Według wyjaśnień organu przesłanie zgłoszenia w innej postaci nie jest traktowane jako wywiązanie się z obowiązku określonego w art. 10 ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z tym przepisem administrator danych osobowych musi w ciągu 14 dni zawiadomić prezesa UODO o wyznaczeniu inspektora. Dotyczy to także powiadomień o zmianie przekazanych wcześniej informacji o IOD i o odwołaniu danej osoby z tej funkcji. Analogiczne zasady odnoszą się do informowania urzędu o powołaniu zastępcy inspektora, co wynika z art. 11a tej ustawy. Jak podaje UODO, odpowiednie formularze powiadomień są dostępne na portalu biznes.gov.pl lub jako pismo ogólne w systemie ePUAP. Skuteczne dostarczenie zawiadomień do urzędu — czyli za pośrednictwem tych portali — jest potwierdzane urzędowym poświadczeniem przedłożenia (UPP), tworzonym automatycznie przez biznes. gov.pl lub epuap.gov.pl w postaci pliku UPP.xml.
Administrator może dokonać zawiadomienia także przez swojego pełnomocnika. W tym celu należy do powiadomienia dołączyć dokument z umocowaniem przyznanym w formie elektronicznej, opatrzony e-podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP przez osobę lub osoby udzielające pełnomocnictwa.
UODO przypominamy ponadto, że również w formie elektronicznej powinny być przekazane zawiadomienia o wyznaczeniu IOD przez administratorów działających na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości.
WIĘCEJ INFORMACJI:
Linki do potrzebnych formularzy można znaleźć na stronie: uodo.gov.pl.