Wiele małych i średnich przedsiębiorstw nie otrzymuje pomocy z funduszu PHARE, ponieważ źle przygotowują wnioski. Błędów można uniknąć, korzystając z bezpłatnej pomocy agencji rządowych.
Podstawowym dokumentem, który pozwala ubiegać się o dotacje z funduszy pomocowych, jest wniosek przedsiębiorcy.
Nieumiejętne lub nierzetelne przygotowywanie wniosków powoduje, że są one dyskwalifikowane już we wstępnej selekcji, która odbywa się na poziomie Regionalnych Instytucji Finansujących (RIF).
— RIF, zanim przekaże wniosek do Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP), bada go od strony administracyjno-technicznej. Bardzo często przedsiębiorcy starający się o dotacje popełniają banalne błędy. Są przypadki, że firma deklarując się, że jest małym czy średnim przedsiębiorstwem, nie wypełnia odpowiednich rubryk dotyczących np. zatrudnienia. Niedociągnięcia polegają również na składaniu niepełnych planów finansowych oraz danych finansowych na temat firmy — mówi Beata Ostrowska z Fundacji Małych i Średnich Przedsiębiorstw.
Zdarzają się też błędy wnikające z niedoinformowania. Niektóre przedsiębiorstwa rozpoczynają przedsięwzięcie finansując je własnymi środkami, a dopiero później starają się o refundacje kosztów.
— W takim przypadku przedsiębiorca nie może liczyć na dotację. Zgodnie z systemem PARP, w którym fundusze pomocowe są przydzielane, firma nie może ponieść kosztów, a później starać się o ich zwrot. Najpierw trzeba złożyć wniosek i przedstawić projekt. Wszelkie działania można rozpocząć po zakończeniu procesu decyzyjnego, trwającego od 25 do 38 dni od daty granicznej (termin do którego przyjmowane są wnioski). Jedynie w przypadku refundacji kosztów szkoleń jest odwrotnie —informuje Beata Ostrowska.
Po sprawdzeniu przez RIF wniosku i ewentualnym wyłapaniu błędów przedsiębiorca jest z reguły informowany o problemach i może w ciągu 24 godzin go uzupełnić lub poprawić.
Kolejnej selekcji dokonuje już PARP. Wnioski analizowane są pod względem merytorycznym.
— Sprawdzamy je według arkusza ocen, biorąc pod uwagę pięć obszarów: zgodności z założeniami programu, metodologii, trwałości projektu. Dwa ostatnie elementy to budżet i efektywność oraz doświadczenie wnioskodawcy — informuje Damian Dec, specjalista do spraw małych i średnich firm w PARP.
Przedsiębiorca musi pamiętać, że jego projekt będzie analizowany przez unijnych urzędników, którzy niekoniecznie muszą znać się na zagadnieniach technicznych. Dlatego opis poszczególnych działań musi być tak sporządzony, by urzędnik nie miał wątpliwości co do efektów projektu.
— Przede wszystkim cel przedsięwzięcia, które zamierza przeprowadzić przedsiębiorca, musi być zbieżny z założeniami programu. Ponadto biznesplan musi być przejrzysty i jasny, ponieważ unijny urzędnik w przypadku jakichkolwiek wątpliwości powstałych podczas badania takiego projektu po prostu go odrzuci — zaznacza Damian Dec.
Pomocy w przygotowywaniu projektu i wniosku można szukać w Punktach Konsultacyjno-Doradczych (PKD) lub w RIF.
— Skorzystanie z pomocy tych ośrodków jest najlepszym rozwiązaniem. Mamy już pewne doświadczenia wynikające z pilotażowego programu SAPARD, który przeprowadzony był na Warmii i Mazurach oraz na Podkarpaciu. Projekty przedsiębiorców były nie najlepszej jakości. Przeszkoliliśmy doradców, którzy mieli pomóc w ich przygotowaniu. Jakość projektów znacznie się poprawiła — twierdzi Damian Dec.
Zasięgnięcie porady w PKD lub RIF pomoże przedsiębiorcy uniknąć błędów. Taka konsultacja jest bezpłatna.
— Należy pamiętać jednak o jednej rzeczy. Od czerwca 2000 r. obowiązuje w Polsce ustawa o dopuszczalności pomocy publicznej. Każda pomoc publiczna, a dokładniej jej wartość, jest doliczana do przychodów przedsiębiorcy, który z niej korzysta. Jak łatwo się domyśleć, efektem tego jest zwiększony zysk do opodatkowania. W przypadku konsultacji są to jednak wartości minimalne — mówi Damian Dec.
Regionalnych Instytucji Finansujących jest 16. Mieszczą się one w miastach wojewódzkich (z wyjątkiem Wielkopolski, gdzie RIF znajduje się w Koninie) i są to zwykle Agencje Rozwoju Regionalnego.