Umowa o dofinansowanie przewiduje najistotniejsze zapisy dotyczące przebiegu realizacji projektu i jego korekty.
– Dokumentacja konkursowa, w tym regulamin naboru, również wpływa na warunki i możliwości modyfikacji przedsięwzięcia. Wielu wnioskodawców zastanawia się, co się wydarzy, jeśli w trakcie prowadzenia projektu zmieni się miejsce jego realizacji lub status ich przedsiębiorstw – mówi Marta Bonecka, starszy kierownik projektów w Crido.
Sporo wymagań
Warto podkreślić, że nie każda istotna modyfikacja przedsięwzięcia musi oznaczać konieczność zwrotu dofinansowania.
– Ubiegając się o pieniądze publiczne należy liczyć się z tym, że trzeba spełnić sporo wymagań. Otrzymanie dotacji ogranicza w pewnym stopniu swobodę prowadzenia i zarządzania przedsiębiorstwem – zaznacza Marta Bonecka.
Radzi, aby przed podjęciem ostatecznej decyzji dotyczącej wprowadzenia jakichkolwiek modyfikacji w projekcie przedsiębiorca przeanalizował zapisy dokumentów, w tym m.in. regulaminu konkursu dotacyjnego i umowy o dofinansowanie. Dzięki temu upewni się, na jakie zmiany może sobie pozwolić.
– Jedną z trudniejszych sytuacji dla wnioskodawcy jest zmiana statusu przedsiębiorstwa na duże w wyniku przekształcenia struktury właścicielskiej lub przejęcia akcji czy udziałów. Może to oznaczać konieczność zwrotu części lub całości dofinansowania. Będzie to jednak zależało od tego, czy wspomniane przejęcie było planowane przez wnioskodawcę czy może wymusiła je obecna sytuacja przedsiębiorstwa. Natomiast zmiana wielkości firmy spowodowana naturalnym wzrostem nie powinna być powodem zwrotu dotacji – uważa Marta Bonecka.
Ekspertka wyjaśnia, co zmiana miejsca realizacji projektu oznacza dla beneficjenta dotacji.
– W zależności od rodzaju przedsięwzięcia i formy dofinansowania wspomniana modyfikacja może być niemożliwa lub wiązać się ze zmniejszeniem wysokości dofinansowania – tłumaczy Marta Bonecka.
Korekta wskaźników
Ekspertka zwraca uwagę, że najbardziej popularnymi zmianami są korekty dotyczące kwestii merytorycznych i finansowych projektów. Z reguły instytucje przyznające dotacje ja akceptują. W grę wchodzi m.in. aktualizacja terminów realizacji poszczególnych zadań przewidzianych w projektach, kosztów w ich budżetach, a także zmiany kadry badawczo-rozwojowej i poziomów wskaźników przedsięwzięć.
Warto zaznaczyć, że przedsiębiorcy powinni poinformować wspomniane instytucje o tych działaniach. Jeśli tego nie zrobią, muszą liczyć się z rozwiązaniem umów o dofinansowanie i jego zwrotem.
– W przypadku modyfikacji, które wymagają zgody tych instytucji, należy złożyć wniosek o wprowadzenie zmian i dopiero po uzyskaniu formalnego pozwolenia można ich dokonać. Niekiedy wystarczy tylko powiadomić o danej zmianie w projekcie poprzez system teleinformatyczny, który służy do obsługi i rozliczania dotacji. Umowa o dofinansowanie określa, w jakich sytuacjach to wystarczy, a kiedy niezbędne jest podpisanie aneksu do tego dokumentu – podkreśla Marta Bonecka.
Ponadto, jak dodaje, możliwość modyfikacji przedsięwzięcia z dofinansowaniem często zależy od właściwego uzasadnienia, dlaczego takie działania są konieczne. Natomiast jeśli beneficjent dotacji wprowadzi w projekcie zmiany, które spowodują, że nie spełni on wymaganych kryteriów, będzie musiał pożegnać się z grantem.