Analiza potrzeb to klucz do sukcesu

Jan Kaliński
opublikowano: 13-09-2006, 00:00

Jakie cele biznesowe chcemy osiągnąć i jakie procesy wesprzeć, budując portal? Od odpowiedzi zależy strategia wdrożenia.

Budowę portalu należy poprzedzić odpowiednimi przygotowaniami.

— Najpierw powinny powstać założenia, w których zostaną sprecyzowane cele wdrożenia, jego zakres (które procesy zostaną wsparte narzędziem), oczekiwane wyniki poprawy efektywności, oszczędności oraz szacowane koszty. Na tej podstawie powinna zostać podjęta decyzja o wdrożeniu oraz ewentualnym wyborze partnera, który wesprze wdrożenie portalu. Kolejnym etapem jest stworzenie koncepcji portalu, a następnie jego implementacja. Start produkcyjny powinien zostać poprzedzony testami i szkoleniami — mówi Hubert Kardasz, dyrektor działu konsultingu firmy Marketplanet.

Krok po kroku

Pierwszym krokiem we wdrażaniu portalu korporacyjnego jest odpowiedź na pytanie: jakie role pełnią jego użytkownicy. Jest to punkt wyjścia do kolejnych pytań: jakie narzędzia i treści udostępnić w ramach portalu, jaki układ treści zastosować, jakie uprawnienia przydzielić?

— Przygotowania polegają na zebraniu informacji o pełnionych na danych stanowiskach rolach i wykonywanych zadaniach oraz określeniu, jakie narzędzia i informacje są potrzebne dla sprawnego wykonywania owych zadań — wyjaśnia Marcin Gałczyński z zespołu sprzedaży elektronicznej BCC.

Proces zbierania informacji i planowania portalu może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od wielkości i złożoności struktury przedsiębiorstwa.

— Etapy początkowe, takie jak analiza, projektowanie i testowanie, mogą stanowić do 70 proc. czasu całości projektu. Należy pamiętać, że w żadnym wypadku wspomniane etapy nie powinny zostać pominięte — opisuje Marek Hawrusik, kierownik projektu ds. portali korporacyjnych poznańskiego ZETO.

— Zawsze radzimy naszym klientom, by wdrożenie odbywało się krok po kroku, przy czym by każdy etap dawał konkretne i wymierne efekty biznesowe — dodaje Aleksiej Krokos, dyrektor ds. rozwoju biznesu w firmie Matrix.pl.

Niepotrzebne narzędzie

Portal korporacyjny ma być narzędziem codziennej pracy, doskonale dopasowanym do potrzeb pracowników.

— Nawet najdoskonalej zrealizowane technicznie funkcjonalności nie używane, jeśli nie zagwarantują tego, czego pracownicy potrzebują. Jeśli portal po wdrożeniu nie będzie użytkowany przez wielu pracowników — mimo technicznego powodzenia projektu zapewni to tylko umiarkowany sukces organizacji — mówi Marcin Gałczyński.

Hubert Kardasz dodaje, że bez dobrze zdefiniowanych celów, planowanych korzyści i zagrożeń projekt może zakończyć się wdrożeniem narzędzia, z którego nikt nie będzie korzystać — a wiele jest takich przykładów na rynku.

Analizy przedwdrożeniowe to kluczowy czynnik sukcesu wdrożenia portalu i bezwzględnie najważniejszy etap wdrożenia. Fundament sprawnego wykorzystania firmowego intranetu w codziennej praktyce biznesowej.

— Analizy pozwalają bowiem określić, czy portal realizuje postawione przed nim cele i w jakim stopniu. Stanowią punkt odniesienia i wpływają na decyzje o przeprowadzeniu zmian w portalu (np. udoskonaleniu istniejących funkcji lub wprowadzaniu nowych). Zasada jest prosta: im lepiej portal jest dopasowany do potrzeb jego odbiorców, tym bardziej jest on pomocny w szybszym rozwiązywaniu ich potrzeb, co przekłada się na sprawność działania firmy — opisuje Waldemar Kot z BEA Systems Poland.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Jan Kaliński

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu