Zarówno w przypadku faktoringu, jak i windykacji kluczowym elementem jest obszerna i stale aktualizowana baza danych o umowach i kondycji finansowej kontrahentów. Prowadzenie takiej wywiadowni firma można zlecić na zewnątrz albo zaopatrzyć się w system informatyczny, wspomagający proces faktoringu i windykacji. Działanie takich aplikacji jest oceniane wysoko.
Im większa i bardziej rozproszona grupa odbiorców, tym trudniej zapanować nad piętrzącą się liczbą umów, faktur czy nad stanem sald. Prowadzenie wywiadowni można zlecić na zasadzie outsourcingu profesjonalnej firmie windykacyjnej bądź faktorowi. Jeśli jednak przedsiębiorca nie chce ryzykować, udostępniając tak istotne informacje zewnętrznemu podmiotowi, może zainstalować system informatyczny wspomagający proces faktoringu i windykacji.
Aplikację informatyczną wspomagającą proces windykacji i faktoringu oferuje m.in. MacroSoft.
— Oprogramowanie SKID jest zintegrowanym systemem do zarządzania przedsiębiorstwem, w skład którego wchodzi moduł obsługujący windykację i faktoring. Narzędzie daje firmie samodzielność w prowadzeniu profesjonalnych statystyk stosunków handlowych, ale jednocześnie nie wyklucza outsourcingu w tej dziedzinie. Pozwala go natomiast zawęzić do kilku funkcji wykonywanych przez zewnętrznego windykatora czy faktora — przekonuje Renata Łukasik, szef produktu finanse MacroSoft.
Wyjaśnia, że większość bieżących zadań związanych z prowadzeniem stałych stosunków handlowych z licznymi kontrahentami przedsiębiorca może dzięki aplikacji prowadzić samodzielnie.
System w dłuższej perspektywie gwarantuje firmie oszczędność, poza tym moment oddania tak ważnej dziedziny spraw na zewnątrz przez wielu przedsiębiorców postrzegany jest jako ryzykowny. Aplikacja jest więc odpowiedzią na bieżące potrzeby rynku — dodaje Renata Łukasik.
Z punktu widzenia zarządzania przedsiębiorstwem, bardzo ważnym elementem takiego systemu jest dostępność danych o windykacji. Specjaliści podkreślają, że dobrą metodą jest instalacja zintegrowanego rozwiązania informatycznego, w którym funkcjonalność jest częścią modułu księgowego. Zaletą takiego umiejscowienia oprogramowania jest możliwość przekazania kompetencji windykacyjnych samodzielnemu pracownikowi lub pozostawienie ich w gestii zespołu księgowości. Integracja wszystkich danych w systemie zarządzania pozwala na automatyczne przekazywanie istotnych informacji o zadłużeniu klientów do aplikacji CRM, modułów magazynowych i analitycznych. Cechą takiego oprogramowania powinna też być możliwość dostosowania go do zmieniających się potrzeb organizacji.
Windykacja i faktoring to specyficzne typy działań biznesowo-finansowych, w których podstawą jest dostęp do szerokiego spectrum informacji.
— SKID pozwala użytkownikowi samodzielnie różnicować klientów według wybranych zmiennych, np. obrotów, typów umów, czasu współpracy, charakterystyki płatności, przynależności do segmentów rynku itp. Zdefiniowane schematy są zapamiętywane przez system i gotowe do wielokrotnego użycia. Program automatycznie rejestruje nowych klientów, przyporządkowując ich do odpowiednich grup. Dzięki temu księgowy dysponuje pełną historią płatności firmy wraz z możliwością wglądu w charakter poszczególnych kontaktów — wyjaśnia Renata Łukasik.
Dodaje, że takie śledzenie płatności daje natomiast możliwość modyfikacji i ewolucji miejsca klienta, np. w windykacyjnej hierarchii. W miarę wzrostu zaufania do partnera można wydłużać mu czas terminu płatności lub objąć go programem lojalnościowym.
— System stale monitoruje płatności i analizuje sytuację finansową kontrahentów. Automatyzacja funkcji aplikacji może obejmować także blokadę kont, a program sam wówczas tworzy czarną listę klientów — podkreśla Renata Łukasik.
System MacroSoftu chętnie kupowany jest przez firmy, które posiadają dużą liczbą kontrahentów. Warto jednak dodać, że podobne zintegrowane systemy informatyczne, wspomagające zarządzanie procesem windykacji czy tworzenie baz danych o kontrahentach i kredytobiorcach, funkcjonują w bankach oraz instytucjach faktoringowych i finansowych. W dzisiejszej rzeczywistości gospodarczej nie ma już miejsca na ręczne księgowanie czy fakturowanie, tym bardziej w instytucjach obsługujących setki czy tysiące klientów.
Firma Kinzo, dystrybutor elektronarzędzi i narzędzi ręcznych holenderskiej firmy o tej samej nazwie wdrożyła system SKID ze względu na dużą liczbę odbiorców hurtowych oraz sieciowych firmy. Pod uwagę wzięto też potrzebę dokładnej i częstej analizy wzajemnych rozrachunków.
— Zdecydowaliśmy się na system z uwagi na przejrzysty moduł windykacji — pozwolił nam zrezygnować z usług zewnętrznego faktora. Specyfika naszej firmy, a zwłaszcza fakt posiadania klientów sieciowych, sprawia, że musimy na bieżąco raportować, badać ich sytuację finansową czy śledzić stan rozrachunków. Usprawnienia, jakie uzyskaliśmy dzięki systemowi, to automatyczne rozliczanie i kompensowanie faktur oraz systemowa archiwizacja korespondencji z klientami. W zależności od okresu w roku mamy od kilkudziesięciu do kilkuset pozycji płatności dziennie. Wdrożyliśmy aplikację pod koniec 2001 r. — system ten już właściwie po pół roku funkcjonowania zarobił na siebie — ocenia Adam Ulko, dyrektor finansowy Kinzo w Polsce.