O wyborze oprogramowania usprawniającego zarządzanie małymi i średnimi firmami należy decydować rozważnie. Zazwyczaj zakup wiąże nabywcę z dostawcą na lata.
Czym się kierować przy wyborze aplikacji wspomagającej zarządzanie w małym i średnim przedsiębiorstwie? Na jakie parametry, możliwości i funkcjonalności należy zwracać uwagę? Zdaniem producentów oprogramowania podstawowe cechy, na jakie warto zwrócić uwagę, to: prosta, szybka, bezkonfliktowa i bezawaryjna instalacja, ergonomia działania oraz niskie koszty utrzymania systemu. Niektórzy producenci umożliwiają zapoznanie się z oprogramowaniem przed jego zakupem, oferując wersje demonstracyjne. Można je ściągnąć ze strony internetowej, zamówić telefonicznie lub poprzez e-mail, a także uzyskać u jednego z dystrybutorów producenta.
— Wcześniejsze zapoznanie się z programem pozwoli ocenić jego możliwości, dostępne funkcje, łatwość obsługi oraz przebieg procesu instalacji. Jeśli zdecydujemy się na jego zakup, wystarczy zapłacić producentowi za program, uzyskać kod aktywacyjny przez internet, a nasza wersja demonstracyjna stanie się pełnowartościowym, legalnym oprogramowaniem — przekonuje Małgorzata Chłodzińska, dyrektor marketingu spółki Wa-Pro.
W częściach
Zdaniem praktyków, decydując się na zakup oprogramowania najlepiej wybierać aplikacje modułowe. Wtedy przy pierwszym zakupie nie ma konieczności płacenia za zbędne funkcje i programy nieprzydatne na danym etapie rozwoju firmy.
— Konieczność komputeryzacji kolejnych działów wymusi zakup dodatkowych modułów i rozbudowę systemu, a wzrost i rozwój przedsiębiorstwa — poszerzanie funkcjonalności o kolejne, bardziej zaawansowane funkcje, dające szersze możliwości analizy danych. Kupując kolejne moduły jednej marki unikniemy w przyszłości problemów z integracją i przesyłaniem danych między programami różnych producentów, a w miarę rozwoju firmy i rozbudowy systemu szybko i bez problemów wdrożymy kolejne aplikacje — przekonuje Małgorzata Chłodzińska.
— Należy pamiętać, że dobrze zarządzane przedsiębiorstwo cały czas się rozwija. Wybrany system powinien ten proces wspierać, a nie krępować. Błędem jest zarówno zakup systemu, którego możliwości przekraczają potrzeby firmy, jak i takiego, które nie będzie w stanie nadążyć za jej rozwojem. Średnie przedsiębiorstwo potrzebuje już aplikacji, które zapewnią integrację wszystkich obszarów przedsiębiorstwa — dodaje Andrzej Boryka, dyrektor ds. wdrożeń firmy BPSC.
Rozpoznanie
Zdaniem Katarzyny Wosik, dyrektora handlowego Sage Symfonia, decydując się na wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie, trzeba przeprowadzić analizę potrzeb.
— Należy zacząć od oszacowania własnego budżetu na inwestycje w informatykę przynajmniej na 2-3 najbliższe lata. Kolejnym, ważnym krokiem jest analiza dostępnych na rynku ofert, a następnie ocena tzw. dodatkowych warunków krytycznych, czyli czasu i kosztów wdrożenia, wiarygodności producenta i dostawcy systemu oraz przyszłych kosztów jego konserwacji, wymagań sprzętowych, kompetencji i dostępności specjalistów — twierdzi Katarzyna Wosik.
Uwaga na koszty
Mikołaj Szabatin, prezes spółki MSM, producenta oprogramowania Raks, jest zdania, że podejmując decyzję o zakupie oprogramowania w małych i średnich firmach należy zwrócić uwagę na koszty, które nie są bezpośrednio związane z zakupem systemu i są często ukrywane przez producentów oprogramowania.
— Zakup serwera dla prawidłowego działania całego systemu staje się koniecznością już w niedużych firmach, np. przy 6 użytkownikach. Wartość takiej inwestycji wyniesie około 3,5 tys. zł dodatkowo. Może to oznaczać wzrost kosztów, które przedsiębiorca musi ponieść, nawet o 100 proc. — twierdzi Mikołaj Szabatin.