AUDITORZY Z REGUŁY
NIE COFAJĄ CERTYFIKATÓW
Posiadacze ISO
popełniają najczęściej
drobne uchybienia
OSTATNIA SZANSA: Dotychczas nie zdarzyło się, żebyśmy komuś cofnęli certyfikat. Zanim dojdzie do takiej sytuacji, firma ma zawsze szansę na usunięcie zagrożenia płynącego z niezgodności związanych z procedurami postępowania zawartymi w certyfikacie — stwierdza Elżbieta Niegowska, auditor wiodący w SGS International Certification Services Polska. fot. Grzegorz Kawecki
W Polsce dotychczas tylko raz cofnięto firmie certyfikat ISO. Równie rzadko zdarzają się przypadki jego zawieszenia. Nie oznacza to jednak, że krajowe przedsiębiorstwa posiadające ISO, tak skrupulatnie przestrzegają zasad zawartych w umowie certyfikacyjnej. Wręcz przeciwnie, bywa że auditorzy znajdują w firmach sporo niezgodności. Od razu jednak pocieszają, że tylko ten się nie myli, kto nic nie robi.
Cofnięcie firmie certyfikatu ISO jest radykalnym posunięciem ze strony certyfikatora. W kilkuletniej historii polskiej certyfikacji, taki przypadek wydarzył się tylko raz. Polski Rejestr Statków (PRS) odebrał certyfikat ISO firmie Prasmet z Lęborka. Tak przynajmniej wynika z relacji instytucji certyfikujących, działających na terenie Polski. Zdaniem naszych rozmówców, w polskich firmach posiadających ISO zazwyczaj nie zdarzają się jakieś poważne uchybienia. Dlatego większość certyfikatorów nie skorzystała jeszcze z prawa cofnięcia raz przyznanego świadectwa.
— Jeszcze się nie zdarzyło, żebyśmy cofnęli komuś certyfikat. Wynika to z faktu, że jesteśmy dosyć surowi przy ocenie przedsiębiorstw przed przyznaniem ISO. Jeżeli już ktoś otrzyma od nas taki dokument oznacza to, że jest naprawdę wiarygodnym i rzetelnym przedsiębiorcą — zapewnia Janusz Grabka, prezes zarządu T†V Rheinland/Zetom.
Według Andrzeja Olędzkiego — zastępcy kierownika Biura Certyfikacji PRS, wszystkim, którzy nie wywiązują się ze zobowiązań zawartych w umowie, PRS jest skłonny cofnąć certyfikat. Jak mówi, być może odstraszy to kilku potencjalnych klientów, ale w ten sposób Polski Rejestr Statków po prostu potwierdza swoją wiarygodność. Kilku klientów mniej w rejestrze nie zaszkodzi jego firmie.
Twarde warunki
W każdej umowie, którą klienci podpisują z certyfikatorem znajdują się warunki określające okoliczności cofnięcia certyfikatu. Firma, która je spełnia jest wycofywana z rejestru. Warunki cofnięcia świadectwa, wynikają z wewnętrznych postanowień instytucji certyfikującej.
Zdaniem Leszka Kielaka, kierownika Zespołu Certyfikacji Systemów Jakości PCBC, są one do siebie bardzo podobne w większości firm.
— Przy tworzeniu tych warunków, wszyscy certyfikatorzy opierają się na międzynarodowych standardach — dodaje.
— Każda firma tworzy własne procedury certyfikacyjne. Ale nie-wykluczone, że np. warunki cofnięcia pokrywają się — mówi Leszek Sitkowski, operations manager LloydŐs Register Quality Assurance.
Umowy certyfikacyjne bywają weryfikowane przez radców prawnych firm, zainteresowanych uzyskaniem ISO. Jak twierdzi wielu auditorów, wery- fikacji nie podlegają jednak warunki dotyczące cofnięcia certyfikatu. Z uwagi na minimalną ilość tego typu przypadków ciężko stwierdzić, które z nich są najbardziej niewygodne dla firm. Natomiast Andrzej Olędzki z PRS nie chciał zdradzić, w jaki sposób firma Prasmet złamała warunki umowy.
Dramat cofnięcia
Polscy certyfikatorzy ze zgrozą mówią o cofnięciu klientowi praw do posiadania ISO. Może on bowiem ponieść konsekwencje, z których prawdopodobnie nawet nie zdaje sobie sprawy.
— Szczerze mówiąc, nie wyobrażam sobie przypadku, kiedy przedsiębiorca traci certyfikat ISO. Ale faktycznie, coś takiego mogłoby się zdarzyć. Musiałaby to być jednak bardzo niesolidna firma, której zależy nie na dobrym systemie zarządzania, lecz na zwykłym papierze — stwierdza Janusz Grabka.
Skutki cofnięcia certyfikatu mogą być uzależnione od rynku, na którym działa dana firma. Bardzo istotne jest też to, kto ponosi winę za dopuszczenie do takiej sytuacji.
— Tam, gdzie dla odbiorcy warunkiem współpracy jest właśnie certyfikat, jego cofnięcie może oznaczać dla firmy koniec. To jest przykład efektu zewnętrznego. Ale są także wewnętrzne skutki cofnięcia ISO. Jeżeli winę za nie ponosi kierownictwo, wpływa to bardzo niekorzystnie pracowników. Następuje demotywacja i demobilizacja załogi — relacjonuje Elżbieta Niegowska, auditor wiodący w SGS International Certification Services Polska.
Minor i major
Jak mówi Elżbieta Niegowska, SGS nigdy nie cofnął swojemu klientowi certyfikatu ISO. Natomiast miał okazję zawieszenia certyfikatu na czas nieokreślony. SGS postąpił tak w stosunku do pewnej firmy o włoskim kapitale, działającej na naszym rynku. Decyzja wynikała ze złej organizacji przedsiębiorstwa. Nie usunięto niezgodności, stwierdzonych podczas auditu kontrolnego. Ale niezgodności zdarzają się w firmach bardzo często. Mają one dwojaki charakter, w języku angielskim określa się je mianem „minor” i „major”. W dużym uproszczeniu można to przetłumaczyć jako uchybienia drugorzędne i istotne. Te ostatnie stwarzają zagrożenie cofnięcia certyfikatu, są to uchybienia bardzo istotne np. dla powtarzalności procesu produkcji. Niezgodności istotnych nie spotyka się jednak często.
— Tak jak mało jest przypadków z „majorem”, tak bardzo mało jest przypadków bez „minora”. Przeciętnie w jednej firmie, w trakcie auditu znajdujemy 4 takie niezgodności. Zgodnie z procedurą, firma ma miesiąc na ich usunięcie. My w ciągu dwóch miesiący, od momentu zawiadomienia o usunięciu niezgodności, musimy się pojawić i zweryfikować poprawki — relacjonuje Elżbieta Niegowska.
Pocieszający jest fakt, że według auditorów liczba niezgodności drugorzędnych maleje.
— Ostatnio wykrywamy coraz częściej tylko 1-2 takie niezgodności. Ale wydaje mi się, że tych uchybień nie da się zupełnie wyeliminować. Bo tylko ten się nie myli, kto nic nie robi — podsumowuje Elżbieta Niegowska.
Nie zasłużyli
Okres ważności certyfikatu ISO wynosi 3 lata. Po tym czasie wymagany jest audit odnowieniowy. Bywają jednak przypadki, niepodpisania następnej umowy przez zainteresowane strony.
— Szczególną uwagę zwracamy na nadzorowanie wszelkich procesów w firmie na poziomie zarządzania. Między innymi z powodu uchybień wynikających z tego tytułu, jednemu z naszych klientów odmówiliśmy odnowienia certyfikatu — mówi Witold Flis, prezes KEMA REGISTERED QUALITY Polska.
Nie zawsze jednak certyfikator, decyduje o zaprzestaniu dalszej współpracy. Starachowicka firma Gerda-Star sama zrezygnowała z usług Polskiego Rejestru Statków.
— Zrezygnowaliśmy z certyfikatu wydanego przez PRS, bo mieliśmy równolegle taki sam dokument pochodzący od innego certyfikatora. A ten drugi wydawał nam się bardziej korzystny —twierdzi Jan Arciszewski, prezes Gerda-Star.
Zdarzają się również sytuacje, że firma ubiegająca się o certyfikat ISO nie otrzymuje go. Decyduje o tym certyfikator, czasami rezygnują sami zainteresowani.
— Raz nam się zdarzyło, że w pewnej firmie podczas auditu wstępnego stwierdziliśmy ponad 50 niezgodności. Wycofała się ona z całego procesu i zrezygnowała z naszych usług. Ale w ciągu dwóch następnych tygodni uzyskała certyfikat u konkurencji. Sytuacja nieco dziwna, bo przecież niemożliwe było, w tak krótkim czasie, usunięcie chociaż połowy tych niezgodności — dziwi się Janusz Grabka.
W przypadku LloydŐs Register było nieco inaczej.
— Znaleźliśmy się kiedyś w sytuacji, że po dwukrotnym audicie wstępnym firma nie uzyskała od nas certyfikatu. Oceniliśmy, że nie jest ona w stanie spełnić wszystkich zasad wymaganych w procedurach certyfikacyjnych — opowiada Leszek Sitkowski.
BEZ SAMOOCENY: Nie zajmujemy się przygotowaniem firmy do procesu certyfikacji. Po prostu nie oceniamy sami siebie. Robimy za to audit wstępny, z którego firma dostaje potem sprawozdanie. W określonym czasie musi usunąć stwierdzone przez nas niezgodności — mówi Janusz Grabka, prezes zarządu T†V Rheinland/Zetom Polska. fot. Małgorzata Pstrągowska