Co cztery lata Główny Urząd Statystyczny publikuje raport na temat stanu zaplecza konferencyjnego w turystycznych obiektach zbiorowego zakwaterowania w Polsce. Ostatnie wyniki z lipca 2009 r. wskazują, że w Polsce było zarejestrowanych prawie 7 tys. takich budynków (hotele, ośrodki szkoleniowo-wypoczynkowe, sanatoria). W zaplecze konferencyjne wyposażonych było 41 proc. z nich. Łączna liczba dostępnych sal konferencyjnych w 2009 r. wyniosła 6 tys. Mogły pomieścić 376,9 tys. osób.
Nowe propozycje
Następny raport będzie opublikowany w 2013 r. Liczba sal konferencyjnych z pewnością się zwiększy, gdyż w ostatnich latach przybywa rocznie od 100 do 200 hoteli, z czego sporo przystosowanych do obsługi klientów biznesowych, także dużych grup. Na inwestycje w Polsce nie szczędzą największe międzynarodowe grupy hotelowe: Hilton, Accor, Marriott.
— Jeszcze dziesięć lat temu konferencje dla 500 i więcej osób można było zorganizować tylko w kilku miejscach w Polsce. Dzięki inwestycjom z ostatnich lat przybyło hoteli mogących przyjąć imprezy dla 1000 i więcej uczestników. To m.in. hotel Gromada Lotnisko w Warszawie, Mazurkas Conference Centre w Ożarowie Mazowieckim, Radisson Blu w Krakowie, Andel’s w Łodzi, Hilton w Warszawie, Ossa w Rawie Mazowieckiej, Sheraton Sopot Conference Center & Spa — wymienia Jan Wysokiński, redaktor naczelny internetowego dwutygodnika „Rynek Podróży”.
Co więcej, na potrzeby dużych wydarzeń rozbudowuje się i modernizuje niektóre centra targowe: w Warszawie Expo XXI, Centrum Targowo-Kongresowe MT Polska, Międzynarodowe Targi Poznańskie, w Sosnowcu Kolporter Expo, Targi Kielce. Jest szansa, że niedługo do tych obiektów dołączą także centra kongresowe w Warszawie i Krakowie, których budowa jest planowana na najbliższe lata. Nową propozycją dla organizatorów są centra konferencyjne na stadionach, które powstały na mistrzostwa Europy (Ergo Arena Gdańsk — Sopot, Stadion Narodowy w Warszawie). Firmy zarządzające, szukając źródeł dochodów, zaoferowały firmom sale z widokiem na murawę.
— W Centrum Konferencyjnym Stadionu Narodowego w Warszawie jest sześć sal, w których można zorganizować konferencje dla 1,5 tys. osób. Zainteresowanie wynajmem jest bardzo duże. We wrześniu niemal każdy dzień jest obłożony — mówi Daria Kulińska z Narodowego Centrum Sportu.
Wielkich sal przybywa, jednak według raportu przygotowanego przez portal IPO.pl na temat turystyki biznesowej w Polsce, nie ma tak dużego zapotrzebowania (kilka razy do roku) na kilkusetosobowe konferencje.
70 proc. rynku stanowią bowiem spotkania do 100 uczestników. Właśnie sale na taką liczbę osób dominują w obiektach konferencyjnych. Najwięcej hoteli cztero- i pięciogwiazdkowych z rozbudowanym zapleczem konferencyjnym jest w dużych miastach, głównie w województwach mazowieckim, małopolskim, pomorskim i śląskim. Poza tymi regionami trudno jeszcze znaleźć obiekty z infrastrukturą konferencyjną na najwyższym poziomie. Dużo lepiej jest z obiektami stricte konferencyjnymi. Ponad 30 proc. znajduje się w województwach mazowieckim i małopolskim. Stosunkowo dużo takich ośrodków jest w województwach dolnośląskim, pomorskim i śląskim. Czarna dziura na polskim rynku konferencyjnym to województwa opolskie i lubelskie.
Oszczędności
Niestety, rosnącej podaży usług sektora konferencyjnego towarzyszy osłabienie popytu. Kryzys finansowy i gospodarczy z lat 2008-09 spowodował, że firmy oszczędzają przede wszystkim na podróżach biznesowych, konferencjach i szkoleniach, targach i wystawach, wyjazdach motywacyjnych i integracyjnych. Sytuacja powoli jednak wraca do normy.
— Lata spowolnienia gospodarczego były trudne dla organizatorów spotkań. Na szczęście okres ten okazał się krótki. Z drugiej strony — po jego zakończeniu nie nastąpiła trwała poprawa w większości europejskich gospodarek. Wzrost gospodarczy pozostaje na niskim poziomie, stąd utrzymująca się ostrożność w wydatkach związanych z uczestnictwem w konferencjach, kongresach, targach — uważa Jan Wysokiński.
Słabsze wyniki odnotowują także organizatorzy konferencji na zlecenie.
— W 2011 r. zrealizowaliśmy mniej konferencji. Wiele odwołano. Spodziewamy się, że ten rok może być podobny, gdyż firmy wciąż oszczędzają i jako pierwsze usuwają z budżetu pozycje związane z marketingiem — mówi Magdalena Pawlik z firmy Art Anima Biznes.
Aby poprawić statystyki, można zachęcić zagraniczne firmy do organizowania spotkań w Polsce, gdzie ceny są niższe niż w innych krajach europejskich. Niestety, polskie firmy eventowe nie podejmują żadnych działań promocyjnych, by przekonać zagraniczne korporacje do odwiedzenia naszego kraju.
Okiem eksperta
Nie tylko w mieście
Krzysztof Cieślikowski, badacz rynku turystyki biznesowej
W Polsce 95-97 proc. spotkań konferencyjnych organizują bezpośrednio firmy lub instytucje publiczne. Najaktywniejsze są firmy informatyczne, telekomunikacyjne, działające na rynku medycznym i farmaceutycznym, korporacje handlowe i finansowe (ubezpieczenia, banki, leasing, fundusze inwestycyjne) oraz firmy produkcyjne na rynku FMCG. Reszta (3-5 proc.) to spotkania przy współudziale organizatora konferencji, który je planuje i realizuje na zlecenie klienta. Na jednodniowe konferencje firmy najchętniej wybierają hotele w centrum miast, natomiast na dwu- lub trzydniowe imprezy obiekty poza miastem z wieloma atrakcjami w czasie wolnym. Instytucje państwowe, administracja publiczna i uczelnie preferują duże obiekty poza miastem, umożliwiające organizację kilkudniowych imprez.