Rada nadzorcza (RN) to nie organ fasadowy przedsiębiorstwa i nie jest dobrze, jeśli jej członkowie podchodzą do swoich obowiązków zbyt lekkomyślnie. To w zasadzie banał, ale nie bez powodu o tej oczywistości wspomniał dr Radosław Kwaśnicki, radca prawny z kancelarii RKKW — Kwaśnicki, Wróbel & Partnerzy podczas konferencji „Odpowiedzialność członków zarządu” zorganizowanej przez „Puls Biznesu”. Radca przypomniał, że członkowie zarządu i rady nadzorczej to jedyne w spółce osoby, które mogą formalnie decydować o tym, jak będzie chroniony jej majątek. Są strażnikami racjonalnego dysponowania nim.
— Niby o tym wszyscy wiedzą, ale w praktyce, gdy pojawia się jakiś problem biznesowy, właściciele spółek pytają: co nie zagrało, dlaczego rada o tym nie wiedziała. Na to my, jako prawnicy, pytamy kto został do rady powołany: ktoś z przyjaciół, rodziny, ktoś, kto nie ma czasu, ale posiada tytuł naukowy i dobrze wygląda czy osoba gotowa rzetelnie i uczciwie pracować, aby faktycznie pilnować spraw spółki, skoro właściciel nie ma na to ani czasu, ani określonych uprawnień — mówił dr Radosław Kwaśnicki.
Podkreślał, że spółka kapitałowa w sposób materialny odrywa się od właściciela i niezależnie od tego, czy jest dużym czy średnim podmiotem, wchodzi w różne relacje rynkowe. Coś sprzedaje, usługę lub towar, więc zwykle ponosi określoną odpowiedzialność — z tytułu rękojmi, gwarancji lub nieprawidłowego wykonania umowy. Ponadto coś stale kupuje na rynku, płaci za pracę, zaciąga kredyt. Musi więc być wypłacalna, aby wywiązywać się ze swoich zobowiązań.
Zostaw ślad
— Zarząd korzysta z domniemania kompetencji, czyli co do zasady jest decydentem. Ma taki przywilej, a zarazem jest nim obciążony. Nie zawsze bowiem sam jest w stanie robić wszystko. Deleguje więc władzę, tworząc struktury i upoważnia inne osoby, np. dyrektorów, by w jego imieniu prowadziły sprawy spółki, a nawet ją reprezentowały — wyjaśniał radca.
— Formalne pozostawianie zbyt wielu decyzji na poziomie zarządu może świadczyć o niedochowaniu należytej staranności w dbałości o sprawy spółki — przyznał adwokat Piotr Haiduk, partner w kancelarii Romanowski i Wspólnicy.
Podkreślił, że zarząd nie odpowiada za wszystko. Wyjaśniał np. że gdy decyzje są podejmowane bezpośrednio przez ten organ, wówczas jego odpowiedzialność dotyczy prawidłowości procesu decyzyjnego odnoszącego się do danej kwestii. Jeśli natomiast te kompetencje są delegowane na niższe szczeble, odpowiedzialność zarządu może wiązać się z tym, czy z należytą starannością je tam przekazał i czy zapewniono nad tym odpowiednią kontrolę. W konsekwencji bardzo istotne jest dokumentowanie w spółce procesu decyzyjnego.
— To nie jest tylko ważne w kwestiach dowodowych w razie sporu, ale w ogóle dla samej spółki, dla oceny przesłanek będących podstawą realizacji danego przedsięwzięcia. Ponadto jeżeli nie ma żadnej dokumentacji, lecz np. tylko uchwała, a w protokole z posiedzenia zarządu brak zapisu dyskusji na dany temat, to trudniej obronić jego członka przed zarzutem winy, mającej określone skutki w odpowiedzialności odszkodowawczej — zwrócił uwagę Piotr Haiduk.
Prowadź stały dialog
— W Polsce obowiązuje zasada, że ekonomiczny właściciel spółki, akcjonariusz czy wspólnik nie odpowiada za jej zobowiązania. Gotów jest wskazywać, czego od niej oczekuje, ale nie ponosi za to odpowiedzialności. Ta spoczywa na zarządzie i radzie nadzorczej. Największa jest wtedy, gdy jakaś czynność czy projekt wymaga zgody rady. Wtedy rada musi kierować się tylko i wyłącznie własnym rozumem. Podstawą dobrych decyzji jest dobra komunikacja zarządu z radą, wręcz permanentny z nią dialog, szczególnie w przypadku dużych spółek i transakcji — podkreślił dr Radosław Kwaśnicki.
Jego zdaniem nie wystarczy zwołać posiedzenia trzy czy cztery razy w roku. Gdy jest planowany jakiś projekt, warto pracować warsztatowo. W niektórych spółkach RN powołują wówczas zespoły robocze do stałych spotkań i konsultacji na bieżąco.
— Dobrze, aby w takich naradach uczestniczył np. jeden członek zarządu oraz dyrektorzy merytoryczni. I od początku niech pracują razem. To jest komfort dla zarządu, bo przed ostateczną decyzją wszystko zostanie wyjaśnione i ustalone. Przy czym zaznaczam, że odpowiednio skomponowany skład rady nadzorczej staje się zarazem dobrym i tańszym doradcą dla zarządzających spółką, a ponadto gwarantem bezpieczeństwa dla właściciela — mówił radca z kancelarii RKKW.
Dodał, że ryzyko błędu oczywiście jest dopuszczalne, bo coś nieprzewidzianego może się zdarzyć, ale ważne, aby decyzja była uzasadniona biznesowo, zabezpieczona prawnie, podatkowo i środowiskowo. Jeśli rada ma wyrazić na coś zgodę, musi na własne ryzyko i odpowiedzialność zastanowić się, czy wie wystarczająco dużo i jej członkowie będą potrafili pięć czy dziesięć lat później uzasadnić, dlaczego opowiedzieli się — bądź nie — za danym krokiem, i wskazać dokumenty na poparcie swojego stanowiska.
— Aktywna i świadoma rada nadzorcza działa nie tylko w interesie właściciela, o którego sprawy trzeba zadbać, ale także we własnym. Jakaś transakcja może w przyszłości przynieść straty, bo np. zmieni się sytuacja na rynku, ale nawet wtedy padają wobec spółki pytania o staranność pełnionych w niej funkcji — czy ktoś miał szanse zapoznać się z tysiącem stron dokumentacji związanej z daną sprawą, wyceną kosztów, czy biegły był niezależny, jaki przeprowadził audyt, czy nie pracował dla konkurencji. Wiem z doświadczenia, że takie pytania pojawiają podczas spraw o odpowiedzialność — stwierdził dr Radosław Kwaśnicki.
Podkreślił, że takie pytania stawiają policja, prokuratura i sądy, w których toczą się sprawy o odpowiedzialność materialną.
Sprawdź program "Kongresu Komunikacji Kryzysowej", 10 grudnia 2019, Warszawa >>