Biurowa rewolucja wymiecie teczki

opublikowano: 29-08-2017, 22:00

Wygoda, oszczędności, bezpieczeństwo — dlaczego warto zainwestować w elektroniczny obieg dokumentów?

Na polskim rynku facility management (zarządzanie nieruchomościami) od lat działa firma General Property, która stawia na profesjonalne doradztwo i wysoką jakość usług. Spółka sukcesywnie usprawnia swoje procesy biznesowe. Za jedną z rzeczy, które należy zmienić, zarząd uznał rozproszony system księgowy.

KROK PO KROKU: Zwykle klienci wdrożenie systemu EOD ograniczają do księgowości. Z czasem cyfrowy obieg dokumentów rozszerzają o finanse i kolejne działy w firmie — zwraca uwagę Edyta Wojtas, wiceprezes BrainSHARE IT.
Zobacz więcej

KROK PO KROKU: Zwykle klienci wdrożenie systemu EOD ograniczają do księgowości. Z czasem cyfrowy obieg dokumentów rozszerzają o finanse i kolejne działy w firmie — zwraca uwagę Edyta Wojtas, wiceprezes BrainSHARE IT. Fot. Paweł Ulatowski

— Wcześniej rozliczeniami finansowymi zajmował się dział finansowy, a nad sprawami podatkowo-księgowymi czuwał operator zewnętrzny. Korzystanie z outsourcingu nie miało jednak sensu, bo dysponujemy wewnętrznym działem księgowym z wykwalifikowanym personelem. Zdecydowaliśmy się więc wprowadzić aplikację księgową, by kwestie podatkowe regulować samodzielnie, czyli w strukturach przedsiębiorstwa — opowiada Przemysław Ratajczyk, główny specjalista IT w General Property. Po wdrożeniu oprogramowania księgowego pojawiła się konieczność uporządkowania obiegu dokumentów w firmie. Dlaczego? Uprzednio pracownicy przechowywalipapiery w skrzynkach i szafkach. Działy często wymieniały się pismami. Te zaś czasami ginęły lub trafiały w złe miejsce. Albo nawet w odpowiednie, tyle że z dużym opóźnieniem.

— Papierologia stawała się coraz bardziej uciążliwa. Nie mogliśmy dłużej czekać z ujednoliceniem i udoskonaleniem obiegu dokumentów w General Property. Rozpoczęliśmy poszukiwania najlepszego na rynku rozwiązania — wspomina Przemysław Ratajczyk. Wybór padł na SaldeoSMART, aplikację firmy BrainSHARE IT, która cechuje się przyjaznym interfejsem i łatwością obsługi. Zdaniem użytkownika technologia odczytywania dokumentów, w którą wyposażono system, jest niezwykle skuteczna. Ponadto daje możliwość pracy na dokumentach z dowolnego miejsca, a także z funkcji podpinania pod zeskanowane pliki innych elementów, np. zdjęć pism administracyjnych, analiz czy faktur.

— Nasi przedstawiciele są rozproszeni po całym kraju. Niekiedy musi im wystarczyć kawałek biurka, na którym skanują i wrzucają do obiegu niezbędne dokumenty. Zaufaliśmy aplikacji SaldeoSMART, bo oferuje elastyczność, której potrzebują pracownicy w terenie — mówi Przemysław Ratajczyk.

Czy polskie firmy, podobnie jak General Property, widzą sens inwestowania w elektroniczny obieg dokumentów (EOD)? Edyta Wojtas, wiceprezes BrainSHARE IT i analityk biznesowy, odpowiada twierdząco. Według niej klienci biznesowi zaczęli zdawać sobie sprawę, że tradycyjne, papierowe, pokrywające się kurzem biuro odchodzi do lamusa. Przyszłością jest administracja cyfrowa. — Gdy zaczynaliśmy pięć lat temu, programy EOD były domeną dużych międzynarodowych firm. Teraz nawet małe przedsiębiorstwa nie uchylają się przed takimi wdrożeniami. Po SaldeoSMART sięgają większe podmioty, jak General Property, w którym z aplikacji korzysta 120 osób, ale też liczące 10 użytkowników — informuje wiceprezes Wojtas.

Odkop się z papierów

95 proc. klientów korzysta z SaldeoSMART w chmurze, co oznacza płacenie co miesiąc abonamentu — soft w modelu subskrypcyjnym to atrakcyjne rozwiązanie zwłaszcza dla sektora MSP. Większa otwartość na EOD wynika również ze zmiany konsumenckich przyzwyczajeń Polaków — skoro robimy e-zakupy i załatwiamy sprawy urzędowe mobilnie, dlaczego nie mielibyśmy z podobnych (lub identycznych) narzędzi korzystać w pracy?

— Przypomnijmy sobie, jakie opory całkiem niedawno wzbudzała w społeczeństwie e-bankowość. Dziś mało kto sobie wyobraża, by odwiedzić stacjonarną placówkę banku i stać w kolejce do kasy. Nie inaczej jest na polu zawodowym — rezygnujemy z pracy analogowej na rzecz metod cyfrowych — wskazuje Edyta Wojtas.

Wybierz cyfrę

Bezpieczeństwo, oszczędności oraz wygoda tworzenia i przechowywania dokumentów to główne argumenty za digitalizacją biura.

— Po pierwsze, użytkownicy platform EOD mogą współdzielić pliki, czyli w danym czasie pracować na tych samych dokumentach — i to z wielu różnych miejsc. Po drugie, łatwiej i szybciej można znaleźć dokument w systemie elektronicznym niż w zwykłym segregatorze lub teczce. Po trzecie, jeśli robi się kopie zapasowe, utrata jakiegokolwiek pisma czy umowy graniczy z niemożliwością — wymienia Edyta Wojtas. Natomiast Michał Czeredys, szef spółki Arcus, zwraca uwagę na optymalizację kosztową. Szacuje, że koszty druku stanowią od 5 do 15 proc. przychodów firm.

— W dużych spółkach co roku oznacza to miliony, a w średnich — setki tysięcy złotych. Digitalizacja nawet części danych zwyczajnie się opłaca — zaznacza prezes Czeredys.

Bankowość, ubezpieczenia, handel detaliczny, a także administracja publiczna, służba zdrowia, szkolnictwo — coraz trudniej wskazać branżę, która obywa się bez EOD. Niedawno ArchiDoc z Grupy OEX podjął się wdrożenia u jednego z największych operatorów logistycznych w Polsce — umowa z Rohlig Suus obejmuje digitalizację dokumentów papierowych i wsparcie obsługi klientów.

— Zainwestowaliśmy w rozwiązanie, które ułatwi nam zarządzanie najważniejszymi procesami, zautomatyzuje obieg dokumentów transportowych i finansowych, pozwoli podnieść standardy naszej oferty — mówi Teresa Bukalska, menedżer projektu w Rohlig Suus Logistics. Rozwiązań EOD na rynku przybywa, a ich ceny maleją. Czy więc rezygnacji z wdrożenia nie należy traktować jako kosztownego zaniechania, z którego firmowi decydenci powinni być rozliczani?

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Firmy / Biurowa rewolucja wymiecie teczki