Większość przedsiębiorców będzie musiała korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) już od połowy przyszłego roku. Pytanie, czy nowy rząd odroczy ten obowiązek. Eksperci uważają, że raczej się na to nie zanosi. Podkreślają, że wdrożenie systemu ułatwi przedsiębiorcom prowadzenie biznesu, a w dłuższej perspektywie przyniesie im oszczędności.
– KSeF umożliwia firmom elektroniczne wystawianie i odbieranie faktur. Jego celem jest uszczelnienie rozliczeń podatkowych. Faktury wystawiane przez przedsiębiorstwa w całej Polsce będą skupione w jednym, zintegrowanym systemie. Po wprowadzeniu odpowiednich danych będzie on przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący i weryfikował zgodność wspomnianych danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej – mówi Kamil Fac, wiceprezes firmy Faktura.pl, specjalizującej się w rozwiązaniach księgowych dla MŚP.
Niedostosowani
Z szacunków firmy Faktura.pl wynika, że obecnie blisko milion przedsiębiorców posługuje się papierowymi fakturami lub oprogramowaniem, które nie pasuje do KSeF.
– Szczególnie dotyczy to takich branż jak fryzjerska, fizjoterapeutyczna czy budowlana. Na tej liście są również usługi szewskie i świadczone przez mechaników samochodowych – zaznacza Kamil Fac.
Zwraca uwagę, że Komisja Europejska zakłada obowiązkowe stosowanie systemu e-faktur w całej Unii Europejskiej do 2028 r.
– Wdrożenie KSeF w naszym kraju było już kilkakrotnie przekładane. Obecnie prace nad nim są bardzo zaawansowane. Przedstawiciele nowego rządu z pewnością będą zainteresowani poprawą ściągalności podatków, którą zapewni elektroniczny rejestr, a także ograniczeniem liczby oszustw fiskalnych – ocenia Kamil Fac.
Zauważa, że do przejścia na nowy system muszą przygotować się szczególnie przedsiębiorcy będący na bakier z cyfryzacją.
– Powinni liczyć się z inwestycjami w zakup oprogramowania. Problemem dla nich może być też techniczne dopasowanie elektronicznego rejestru do narzędzi istniejących w ich firmach. W ich przypadku niezbędne będzie podjęcie również takich działań jak aktualizacja procedur księgowych i szkolenia wśród pracowników. Pracodawcy, którzy są przyzwyczajeni do faktur papierowych, mogą zderzyć się z oporem podwładnych, którzy przywykli do dotychczasowych metod rozliczeń – wskazuje Kamil Fac.
Ocena wiarygodności biznesowej
Jerzy Dąbrowski, wiceprezes firmy mikrofaktoringowej Finea, zwraca uwagę na korzyści związane z wdrożeniem KSeF.
– Przedsiębiorcy działający w tym systemie mogą liczyć na łatwiejsze i szybsze zdobycie finansowania zewnętrznego. Elektroniczny rejestr wydatków i przychodów ułatwi przedstawicielom firm faktoringowych ocenę rzetelności i wiarygodności biznesowej właścicieli przedsiębiorstw i przyspieszy rozpatrzenie ich wniosków o finansowanie – podkreśla Jerzy Dąbrowski.
Z badania „Cyfryzacja sektora MŚP w Polsce” Związku Przedsiębiorców i Pracodawców (ZPP) oraz Symfonii wynika, że tylko 60 proc. szefów MŚP widzi potrzebę zwiększenia digitalizacji swoich firm. Natomiast pozostali wykorzystują w biznesie jedynie podstawowe narzędzia cyfrowe. Najgorzej pod tym względem wypadają mikrofirmy.
– Jesteśmy jedynym krajem Unii Europejskiej, który wprowadza KSeF dla wszystkich dokumentów fiskalnych w biznesie, bez ograniczeń kwotowych czy tematyki rozliczeń. To ogromne wyzwanie dla polskich przedsiębiorców nie tylko w kontekście systemów IT, lecz również wewnętrznych procesów firmowych, związanych m.in. z obiegiem i akceptacją faktur kosztowych – mówi Piotr Ciski, prezes Symfonii.
Zauważa, że KSeF umożliwi przedstawicielom administracji publicznej wgląd w każdą transakcję gospodarczą w czasie rzeczywistym. Niestety, z raportu ZPP i Symfonii wynika, że tylko 14 proc. badanych przedstawicieli MŚP korzysta z chmury, natomiast zaledwie 13 proc. z systemów do zarządzania firmowymi procesami. Z kolei jedynie 3 proc. ankietowanych deklaruje, że stosuje sztuczną inteligencję w codziennych operacjach biznesowych.
Analiza danych
Autorzy badania podkreślają, że tylko 19 proc. ankietowanych przedstawicieli MŚP dostrzega korzyści finansowe wynikające z cyfryzacji. Tymczasem KSeF – jak podkreśla Piotr Ciski – jest dla firm szansą na rozwinięcie biznesu dzięki lepszemu wykorzystaniu danych.
– Możliwość posiadania dostępu do nich w czasie rzeczywistym i ich analizy to nieoceniona wiedza pomagająca w podejmowaniu decyzji biznesowych. To szansa dla firm na budowanie na rynku konkurencyjnej przewagi – zaznacza Piotr Ciski.
Autorzy badania zauważają, że prawie połowa badanych przedstawicieli MŚP obawia się kosztów związanych z cyfryzacją firm, natomiast 16 proc. ankietowanych – niechęci pracowników do takich zmian.
– Jednak największym wyzwaniem dla przedsiębiorców będzie zmodyfikowanie wewnętrznych procesów w firmach związanych z obiegiem faktur – uważa Piotr Ciski.