Narzekanie na brak czasu zbyt często bywa utożsamiane z pracowitością i władzą, a dla wielu menedżerów stało się wręcz wizytówką. Nastawienie na wykonywanie czynności zastępuje nastawienie na osiąganie celów. Powoduje to nie tylko mało efektywne planowanie zadań zawodowych, ale również brak czasu dla siebie i bliskich. Tymczasem, jak przekonują specjaliści, łatwo można się nauczyć optymalnego zarządzania czasem, szczególnie, że nie wymaga to stosowania skomplikowanych technik. Potrzeba jedynie samodyscypliny.
Zarządzanie czasem można zdefiniować jako konsekwentne i zorientowane na cel stosowanie określonych technik pracy w taki sposób, że kierowanie samym sobą i otoczeniem odbywa się bez wysiłku, a otrzymany do dyspozycji czas jest wykorzystany sensownie i optymalnie.
— Czas jest dobrem ograniczonym — nie można go zmagazynować, ani przełożyć na później, nie da się go rozmnożyć, czy przekazać drugiej osobie. Przemija stale i ze stałą prędkością, więc efektywne zarządzanie nim jest przydatną umiejętnością, zwłaszcza w życiu zawodowym — przekonuje Wojciech Borsucki, dyrektor zarządzający Hill Academy.
Radzi on osobom zainteresowanym opanowaniem tej umiejętności, aby przede wszystkim trzymały się terminów i planowały wszystkie zadania. Nie tylko najważniejsze, ale także te, które będą zlecane innym. Plan na następny dzień najlepiej rozpisywać z końcem bieżącego dnia pracy. To, czego danego dnia nie udało się wykonać, powinno przechodzić jako priorytet na dzień następny.
Jednak samo planowanie nie wystarczy. Po każdym dniu warto zrobić remanent — zmierzyć czas wykorzystany na poszczególne zadania, przeanalizować źródła straconego czasu oraz przyczyny jego niepotrzebnego zużycia (tzw. pożeracze czasu).
— Przy ocenie czynników zakłócających pracę należy zastanowić się, które rozmowy telefoniczne były zbędne, a które mogłyby być krótsze i bardziej efektywne, jacy goście okazali się nieprzydatni, które przerwy w pracy były najbardziej „kosztowne” oraz kto lub co było najczęstszą przyczyną zakłóceń w pracy — wyjaśnia Wojciech Borsucki.
Dodaje, że warto zapoznać się ze złożonym z sześciu etapów kręgiem reguł zarządzania czasem. Pierwszy z nich to ustalenie celu. Najważniejsza na tym etapie jest koncentracja na tzw. wąskich gardłach (największe luki komunikacyjne, pożeracze czasu itp.). Kolejnym etapem jest planowanie (np. praca z terminarzem), dzięki czemu można optymalnie dzielić i wykorzystywać czas pozostający do dyspozycji, a także zredukować czas poświęcany na realizację kolejnych czynności. Po planowaniu przychodzi pora na podejmowanie decyzji (załatwianie spraw istotnych przed błahymi, uporządkowanie zadań według ich ważności itp.). Z kolei na etapie realizacji i organizacji pracy warto brać pod uwagę możliwości własnego organizmu (np. uwzględniać biorytmy), co pozwoli na optymalne wykorzystanie czasu największej wydajności i przewidzenie okresowych wahań formy.
Przedostatnią fazą jest kontrola realizacji zadań (porównanie stanu bieżącego z założeniami, kontrola wyników oraz samokontrola). Krąg zamyka etap informacji i komunikacji (ustalanie godzin spotkań, ograniczenie ilości dokumentów, mniej przerw w pracy).
— Techniki wykorzystywanie na tym etapie to m.in. proceduralne przeprowadzanie spotkań, posiedzeń i konferencji. Nie ma nic gorszego, jak przeciągające się zebrania, z których nic nie wynika — uważa Wojciech Borsucki.
Z problemem efektywnego zarządzania czasem można sobie poradzić także za pomocą specjalnych narzędzi. Jednym z najpopularniejszych są różnego typu terminarze (niektóre pozwalają nawet na łączenie odręcznych notatek z cyfrową komunikacją) ułatwiające filtrowanie i porządkowanie danych. Mniej znanym w Polsce narzędziem umożliwiającym łatwy dostęp do informacji jest tzw. mapa myśli, czyli sporządzanie notatek metodą pisania nieliniowego. Jej autorem jest Tony Buzan, światowej sławy autorytet w dziedzinie usprawniania pracy umysłowej.
— Mapa myśli doskonale sprawdza się np. podczas konferencji. Jeden rzut oka na kartkę zapisaną w ten sposób obrazuje całe wystąpienie. Także przy sporządzaniu notatek z kilku źródeł pisanie nieliniowe umożliwia zamieszczenie wszystkich informacji na jednej kartce formatu A4 — twierdzi Katarzyna Bonder z Instytutu Rozwoju Biznesu.
Notatki są sporządzane na poziomo ułożonej kartce, literami drukowanymi, z wykorzystaniem kolorów do zaznaczania rozmaitej wagi informacji. W centrum kartki należy zapisać temat główny, od którego odchodzą poszczególne gałęzie opisujące go, które z kolei rozdzielają się na mniejsze gałązki.
— Na każdej gałęzi należy zapisać słowo klucz. Warto też rysować symbole, np. wady i zalety oznaczać „+”, „-”, cel tarczą strzelniczą, a spotkanie figurkami ludzików. Każdy powinien stosować własną symbolikę. W ten sposób zyskujemy precyzyjne narzędzie, ułatwiające porządkowanie informacji — przekonuje Katarzyna Bonder.