Brakuje zawodowych negocjatorów
Najbardziej opłaca się przyjąć w rozmowach strategię analizy
PIERWSZE WRAŻENIE: Zdaniem Zygmunta Dolaty, właściciela firmy Filar, o wyniku negocjacji może decydować 20 pierwszych gestów i 20 pierwszych sekund kontaktu z rozmówcą. fot. PD
Zgodnie z definicją, negocjacje to metoda rozwiązywania konfliktów i tworzenia porozumień. W biznesie umiejętność negocjowania powinien posiadać nie tylko prezes i wyższa kadra zarządzająca, ale każdy pracownik kontaktujący się z klientami.
Rola negocjatorów w rozwiązywaniu spornych kwestii wzrasta. Dzieje się tak nie tylko w polityce, ale również w biznesie. W Polsce zawód negocjatora zaczął rozwijać się zaledwie kilka lat temu.
— Określenie negocjator zasadniczo dotyczy osób, dla których negocjowanie jest pracą, głównym zajęciem, a nie tylko rolą — mówi Janusz Tworzyński, prezes firmy Mindworx Polska.
Zdaniem specjalistów, w Polsce nie ma jeszcze dokładnie sprecyzowanych cech określających zawód negocjatora i jest mało osób zajmujących się tylko i wyłącznie tą profesją. Owszem, są negocjatorzy, których można wynająć do rozwiązania konkretnej sprawy, ale oni wolą nazywać się doradcami. Najczęściej jednak negocjator jest zatrudniany na etat, a negocjowanie jest jego głównym zajęciem.
— Większość ludzi zakłada, że celem negocjacji jest doprowadzenie do porozumienia. Jeżeli do niego nie dojdzie, negocjator staje się obiektem krytyki. To błąd. Celem negocjacji jest realizacja interesów zleceniodawcy, a to nie zawsze jest równoznaczne z porozumieniem. Prawdziwym celem może być uzyskanie czasu niezbędnego do podjęcia decyzji albo rozpoznania sił i potencjału przeciwnika — dodaje Janusz Tworzyński.
Siedem etapów
Prowadzenie negocjacji można podzielić na siedem etapów.
— Pierwszy etap polega na wyszukiwaniu partnerów do rozmów — tłumaczy Zygmunt Dolata, właściciel firmy Filar.
Drugim etapem powinno być przygotowanie harmonogramu rozmów, podział na kwestie, określenie ich czasu i miejsca oraz dobór zespołu. Trzeci etap nazywa się fazą otwarcia. Określa się tak wywarcie pierwszego wrażenia na rozmówcy.
— To, jakie wywrzemy pierwsze wrażenie, rzutuje na przebieg całych rozmów. Korzystne jest stworzenie wrażenia entuzjazmu, otwartości, ale i pewności siebie — mówi Zygmunt Dolata.
Czwartą fazą jest rozpoznanie potrzeb drugiej strony. Negocjator powinien zadać tyle pytań, by wyciągać od rozmówcy maksimum informacji. Na etapie piątym następuje prezentacja produktu lub usługi. W kolejnej fazie dochodzi do wzajemnego przekonywania się obydwu stron i targów dotyczących terminów i form własności. Ostatni etap to finalizacja rozmów, tu zapadają ostateczne decyzje.
— Nie można opanować wszystkich czynników wpływających na przebieg negocjacji. Powyższy schemat może się więc zmieniać, nawet w trakcie prowadzenia rozmów — dodaje Zygmunt Dolata.
Środki techniczne
Negocjator może prowadzić rozmowy na kilka sposobów. Strategia konfrontacji zakłada agresywną obronę własnych interesów. Cele przeciwnika nie mają tutaj żadnego znaczenia.
— Takie negocjacje to na ogół pierwszy i ostatni kontakt z klientem. Należy działać ostrożnie, bo wygrana w bitwie może oznaczać przegraną w wojnie — mówi Zygmunt Dolata.
Strategia współpracy opiera się na gotowości stron do kompromisu. Celem rozmów staje się przede wszystkim zawarcie umowy, nawet za cenę ustępstw.
Strategia analizy zakłada nie tyle kompromis, ile maksymalizację korzyści. Obustronna zmiana stanowiska nie odbywa się kosztem pierwotnych założeń, ale przynosi inne niespodziewane wcześniej korzyści.
Radosław Omachel