Narzędzia business intelligence tylko dla kadry kierowniczej? Już nie. Kto chce odnieść jak największe korzyści ze wdrożenia, musi udostępnić BI większej grupie pracowników.
W polskich i zachodnich firmach możemy zaobserwować trend, który analitycy nazywają demokratyzacją informacji.
— W gospodarkach krajów rozwiniętych zmienia się znacząco struktura zatrudnienia — rośnie liczba pracowników umysłowych, maleje fizycznych. W połączeniu z coraz bardziej złożonymi procesami biznesowymi okazuje się, że decyzje, oczywiście o różnym poziomie istotności, zapadają na coraz niższych poziomach struktury organizacyjnej — mówi Marek Grzebyk, dyrektor działu business intelligence z Hogart Business Intelligence.
Na to zjawisko musieli zareagować producenci narzędzi klasy business intelligence. Kiedy o sukcesie rynkowym firmy decyduje jakość i szybkość podejmowanych decyzji, kluczowe jest dostarczanie jak największej liczbie osób rzetelnych informacji biznesowych. Dlatego systemy BI nie mogą być dłużej oprogramowaniem wyłącznie dla kadry kierowniczej, a powinny zostać udostępnione pracownikom niższego szczebla.
Kontrola i pomoc
Michał Grochowski, konsultant ds. Oracle Business Intelligence w Oracle Polska, na własnym przykładzie pokazuje, jak może wyglądać demokratyzacja dostępu do oprogramowania. Dostaje on co dwa tygodnie raport na swój temat z oprogramowania BI.
— System analizuje mój czas i wysiłek, który wkładam w to, aby na koniec roku fiskalnego zrealizować zdefiniowane przez mojego przełożonego cele biznesowe. Przykładowo sprawdza, czy dostatecznie dużo czasu spędzam na pracy z klientami oraz partnerami, czy wystarczająco wspieram marketing swoją działalnością lub czy powinienem spędzić więcej czasu na szkoleniach, a mniej na pracy administracyjnej — opowiada Michał Grochowski.
Według niego zastosowanie dla narzędzi business intelligence można znaleźć na każdym poziomie przedsiębiorstwa. W firmie, która zajmuje się sprzedażą, BI pomaga prezesowi realizować strategię, kadrze kierowniczej zminimalizować koszty i ryzyko, a sprzedawcom wykonać plany na najbliższy kwartał.
— Wraz ze wzrostem liczby danych i tempa prowadzenia biznesu potrzeba prostego dostępu do informacji objęła coraz szersze grono użytkowników. Nie można chyba jeszcze powiedzieć, że BI trafił pod "strzechy", ale można śmiało stwierdzić, że jest intensywnie wykorzystywany przez coraz liczniejsze grupy pracowników — dodaje Michał Grochowski.
Lepsza wydajność
W zaawansowanych systemach dostęp użytkowników do BI jest zwykle spersonalizowany, czyli dostosowany do potrzeb i kompetencji informatycznych użytkownika.
— Zaawansowanym analitykom system udostępnia się przez interefejsy (Web lub Excel), podczas gdy odbiorcom informacji dostarcza się raporty w postaci gotowych zestawień, list czy tzw. kokpitów menedżerskich — tłumaczy Dominik Klupczyński, z Centrum Kompetencyjnego SAP Business Intelligence w BCC.
Oczywiście, wydajność oprogramowania jest bezpośrednio zależna od liczby użytkowników pracujących w systemie on-line, ilości przetwarzanych przez nich danych i rodzajów wykonywanych analiz. Im bardziej są one skomplikowane, tym większa moc obliczeniowa jest potrzebna.
— Większość dostępnych na rynku platform BI jest w pełni skalowana, tzn. dostarcza odpowiednie metody i narzędzia do zarządzania wydajnością, umożliwiając np. buforowanie wyników raportów w nocnych przebiegach, gdy system jest nieobciążony przez użytkowników raportów — mówi Dominik Klupczyński.
Nie ma co się jednak łudzić, że obejdzie się bez kupna dodatkowych serwerów. Niemniej, producenci starają się, żeby BI były jak najbardziej ekonomiczne m.in. poprzez wprowadzenie do swoich produktów technologii in-memory.
— O przewadze tych narzędzi nad starszymi rozwiązaniami decydują głównie niższe wymagania sprzętowe i gigantyczna prędkość obliczeń, dzięki zastosowaniu asocjacyjnej bazy danych w całości osadzonej w pamięci komputerów. Wdrożenia BI in-memory trwają kilka tygodni, a to wielokrotnie krócej niż w przypadku tradycyjnych hurtowni danych, co przekłada się także na niższe koszty wdrożenia i szybszy zwrot z inwestycji — twierdzi Marek Grzebyk.
Troska o bezpieczeństwo
Producenci oprogramowania dbają również o to, żeby zapewnić bezpieczeństwo firmowych danych. Wiadomo, większa liczba użytkowników to większe zagrożenie wyciekiem informacji. Szczególnie, że z wielu systemów można korzystać już za pomocą urządzeń mobilnych.
— Współczesne rozwiązania oferują wiele możliwości zabezpieczenia informacji w systemach analitycznych. Zwykle raport udostępniony on-line wymaga, aby użytkownik na początku przedstawił się i podał hasło. Poza tym informacja pochodząca z systemu BI może być szyfrowana, posiadać podpis elektroniczny. Może być także dynamicznie dostosowana — tak, aby użytkownik zobaczył tylko ten fragment, który jest dla niego przeznaczony — opowiada Michał Grochowski.
Kwestia bezpieczeństwa najczęściej sprowadza się do wprowadzenia odpowiednich reguł oraz wybrania sposobu dystrybucji danych.
— Jeden z najszybszych sposobów na utratę kontroli nad informacją to wysyłanie raportów w postaci PDF załączonego do maila. Producenci systemów starają się wszystkie tego typu zagrożenia minimalizować. Na przykład oprogramowanie SAP BusinessObjects LiveOffice pozwala wklejać do wiadomości email raport BI w postaci tabelarycznej lub wykresu. Jednak wymaga od odbiorcy zalogowania się do system, żeby zobaczyć ich zawartość — mówi Dominik Klupczyński. l