Oferta rynku dla firm korzystających w swojej działalności z samochodów jest coraz bogatsza. Poza leasingiem można korzystać z wynajmu długoterminowego oraz car fleet managementu.
Zewnętrzne zarządzanie flotą polega na tym, że firma outsourcingowa przejmuje od przedsiębiorcy park samochodowy, będący jego własnością, w zarządzanie w zamian za określoną opłatę miesięczną.
— W ramach usług zarządzania flotą przedsiębiorca może liczyć m.in. na: pełny serwis (w tym okresowe przeglądy techniczne, naprawy gwarancyjne i pogwarancyjne, wymianę części itp.), sezonową wymianę opon, bezpłatny samochód zastępczy, pakiet ubezpieczeniowy, likwidację szkód oraz całodobowe assistance na terenie całego kraju (w tym dojazd do niesprawnego auta, naprawa na miejscu lub holowanie) — informuje Frederic Lustig, dyrektor handlowy firmy Arval PHH.
Leasing operacyjny
Długoterminowy najem samochodów (full service leasing) można by określić jako leasing operacyjny z opcją zewnętrznego zarządzania. Firma outsourcingowa nabywa od producenta lub dealera samochodowego auta i udostępnia je w formie lea-singu operacyjnego swojemu klientowi. Bywa też, że firma zarządzająca odkupuje samochody już posiadane przez swego klienta. Oprócz finansowania pojazdu firma outsourcingowa zapewnia wiele dodatkowych usług, takich jak karty paliwowe i serwisowe pojazdu, raporty menedżerskie, bezpłatne samochody zastępcze na wypadek awarii czy wypadku. Pakiet tych usług jest więc prawie identyczny jak przy car fleet managemencie, z tym że w tym ostatnim często właściciel floty sam ubezpiecza samochody, które oddał w zarządzanie.
Podstawowe różnice
Podstawowa różnica dotyczy sytuacji wyjściowej przedsiębiorcy, a ściślej — źródła finansowania aut.
— Pełny leasing operacyjny zapewnia finansowanie pojazdu przez lea-singodawcę, zaś zarządzanie flotą opiera się na finansowaniu pojazdów przez klientów z własnych środków lub kredytu. W pierwszym przypadku właścicielem samochodu jest firma leasingowa, w drugim — klient — wyjaśnia Vib Verma, dyrektor generalny ING Car Lease.
Druga różnica dotyczy rozliczania usług związanych z eksploatacją pojazdu.
— Element serwisowy w pełnym leasingu operacyjnym gwarantuje nie tylko stałą obsługę techniczną, ale i zapewnia koszty eksploatacji na stałym poziomie. Koszty te zostają wliczone w ratę leasingową o stałej wysokości. W zewnętrznym zarządzaniu flotą wszystkie koszty i usługi są refakturowane na bieżąco, co znacznie ogranicza możliwość zaplanowania całości kosztów związanych z korzystaniem z aut — dodaje Vib Verma.
Dodatkowo, w obydwu przypadkach koszty serwisu są niższe dzięki rabatom, jakie wynegocjowała firma leasingowo-outsourcingowa. Przedsiębiorca może też ograniczyć wydatki administracyjne, gdyż to np. firma zarządzająca sprawdza i kontroluje celowość napraw, likwiduje szkody komunikacyjne.
Niskie opłaty
Przy obu typach usług do księgowości firmy trafia — zamiast wielu faktur za poszczególne naprawy, przeglądy itp. — jedna faktura miesięcznie z załącznikiem opisującym wszystkie poniesione wydatki. Opłaty, które ponosi przedsiębiorca, są jednak nieco inaczej skalkulowane.
— Przy full service leasingu wysokość opłat jest ustalana zgodnie z kosztem usług serwisowych oraz różnicą między ceną samochodu wynegocjowaną przez nas u producenta czy dealera a wartością końcową pojazdu. Przy car fleet managemencie firma płaci tylko za dostarczone usługi związane z zarządzaniem. Opłata ta jest więc mniejsza niż przy full service leasingu. Jej wysokość może nie być stała, gdyż stan techniczny pojazdów przejmowanych od klienta jest zwykle różny, co wpływa na koszty serwisu — wyjaśnia Leszek Pomorski, wiceprezes Prime Car Management.
Warunki w obu rodzajach umów zwykle są sformułowane elastycznie, co umożliwia renegocjację okresu trwania umowy lub miesięcznego limitu kilometrów.
Przed podpisaniem umowy wynajmu samochodów czy pełnego lea-singu należy sprawdzić: czy firma nie żąda przedpłaty (np. security deposit), ilość, wysokość i terminy płatności, zakres ubezpieczenia, miejsca napraw samochodów, kary i konsekwencje opóźnień w płatnościach, sposób wyceny wartości końcowej pojazdu, czy firma outsourcingowa oferuje pomoc w sprzedaży aktualnie posiadanych samochodów, wysokość opłat za odstąpienie od umowy, warunki skorzystania z opcji odkupu samochodu od firmy wynajmującej.
— Warto też zorientować się, czy firma outsourcingowa ma dostęp do taniego źródła finansowania — najlepiej gdy należy ona do banku — i czy odsprzedawała już samochody. Ważne jest także, by miała duże doświadczenie, odpowiednio duży tabor i rabaty u serwisanta oraz nowoczesne narzędzia, które będą dostarczać pełnych informacji o flocie — radzi Frederic Lustig.
Oszczędne używanie
Ponieważ w przypadku obydwu umów określona jest wartość końcowa samochodu, teoretycznie korzystający z floty nie ma dodatkowych motywacji do umiarkowanego zużywania pojazdów i oddania ich firmie outsourcingowej w stanie dobrym lub lepszym niż określa wartość końcowa. Firmy udostępniające samochody bronią się przed niszczeniem aut przez przedsiębiorców, np. ustalając opłaty za oddanie samochodu zużytego bardziej niż to wynika z normalnej eksploatacji (np. z przebiegu), kontrolując jego stan techniczny w okresie objętym umową czy wprowadzając udział własny korzystającego w pokrywaniu kosztów usuwania szkód powypadkowych.
— Staramy się motywować klientów do dobrego traktowania samochodów, doradzając odpowiednią politykę flotową. Natomiast firma, która po zakończeniu umowy oddaje nam auta o wartości wyższej niż wartość końcowa określona w umowie, może liczyć na 50-proc. udział w nadwyżce, jaką dzięki temu uzyskamy sprzedając używany samochód — zachęca Leszek Pomorski.
W przypadku car fleet managementu po zakończeniu umowy (najczęściej 2-4 lata) samochód wraca do firmy outsourcingowej. Natomiast przy full service leasingu przedsiębiorca może mieć dwa wyjścia: albo umowa zobowiązuje go do odkupienia używanego samochodu po odpowiednio niskiej cenie, albo umowa przewiduje jedynie opcję zakupu, z której jednak nie musi skorzystać.