Kontrola podatkowa lub skarbowa nawet niewinnym jawi się jak koszmar. Warto wiedzieć, jakie mamy prawa, by wyjść z niej obronną ręką.
O tym, że wizyta fiskusa w firmie może być początkiem jej końca, przekonał się przed kilku laty szef Optimusa. Niejasne przepisy podatkowe powodują, że trudno być pewnym jej wyników.
— Często przedsiębiorcy nie wiedzą, że przepisy regulujące sposób postępowania organów skarbowych w trakcie kontroli, mówią nie tylko o obowiązkach, ale także o prawach podatnika. Ich znajomość może złagodzić skutki kontroli, a nawet wpłynąć na jej długość czy rezultat — twierdzi Andrzej Dębiec, partner w kancelarii prawnej Lovells.
Podatkowa czy skarbowa
Najczęstsze sposoby prześwietlenia podatników to kontrola podatkowa i skarbowa. Podczas tej pierwszej kontrolerzy urzędu skarbowego sprawdzają, czy wywiązujemy się z przepisów prawa podatkowego, na przykład czy dobrze zadeklarowaliśmy podstawę opodatkowania albo rozliczyliśmy się z VAT. Zakres tej drugiej może obejmować nie tylko zobowiązania podatkowe, ale również m.in. rozliczenia z funduszami czy dotyczące obrotu towarowego z zagranicą.
Bez upoważnienia ani rusz
Kontrolę podatkową można rozpocząć wyłącznie na podstawie upoważnienia wystawionego przez uprawniony organ podatkowy. Musi ono zawierać oznaczenie urzędu, datę i miejsce wystawienia, podpis i funkcję osoby udzielającej upoważnienia, podstawę prawną, imię i nazwisko oraz numer legitymacji kontrolującego, jak również oznaczenie kontrolowanej firmy. Kontroler musi zawiadomić podatnika o jego prawach i obowiązkach.
— Jeśli brakuje któregokolwiek z tych elementów, mamy prawo odmówić umożliwienia kontroli — mówi Andrzej Dębiec.
Z kolei kontrolę skarbową można prowadzić na podstawie postanowienia o jej wszczęciu i przygotowanego planu. W szczególnych sytuacjach musimy wpuścić pracownika skarbówki nawet bez upoważnienia czy postanowienia, ale tylko wtedy, gdy istnieje ryzyko utraty materiału dowodowego czy prawdopodobieństwo popełnienia przestępstwa lub wykroczenia skarbowego. Wtedy kontroler musi je dostarczyć w ciągu trzech dni. Jeśli podatnik wyznaczył pełnomocnika, to upoważnienie do kontroli może być doręczone tylko jemu. Natomiast postanowienie o wszczęciu kontroli skarbowej musi dotrzeć bezpośrednio do kontrolowanego.
Pod nadzorem
— Przedsiębiorcy często nie wiedzą, że urzędnik nie może żądać dokumentów niezwiązanych z wynikającym z upoważnienia zakresem kontroli. Mamy prawo ich nie dostarczyć. Nie musimy też sami sporządzać kopii dokumentów ani tym bardziej poświadczać ich notarialnie — mówi Paulina Pilch, doradca podatkowy w TGC Tax Advisors.
Niewielu przedsiębiorców wie, że mają prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych. Kontrolerzy muszą nas informować o nich z odpowiednim wyprzedzeniem.
— Jeśli fiskus nie zawiadomi kontrolowanego lub jego pełnomocnika o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków, opinii biegłych czy oględzin, przynajmniej trzy dni przed terminem, a w przypadku kontroli skarbowej siedem dni, to w razie jego nieobecności dowodu takiego nie wolno wykorzystać w postępowaniu podatkowym lub kontrolnym — wskazuje Andrzej Dębiec.
Ponadto w trakcie kontroli możemy uczestniczyć w przeprowadzaniu dowodów, zadawać pytania świadkom i składać wyjaśnienia, przeglądać akta sprawy czy zgłaszać własne wnioski dowodowe.
— Teoretycznie urzędnicy powinni udowodnić, że podatnik zachował się niezgodnie z przepisami, tymczasem w praktyce często wymagają, aby podatnik udowadniał swoją niewinność — twierdzi Andrzej Dębiec.
Problemów jest niestety więcej.
— Bardzo często kontroler wręcza przedsiębiorcy listę pytań bądź żąda dostarczenia dokumentów i daje termin do końca dnia. W przypadku niektórych firm, zwłaszcza powiązanych kapitałowo z zagranicznymi podmiotami, jest to niemożliwe. W takiej sytuacji możemy się obronić, wyjaśniając na piśmie, że odpowiemy w najbliższym terminie, ale na przykład najpóźniej w ciągu tygodnia. Dzięki temu unikniemy zarzutu o ignorowanie wezwań — radzi Paulina Pilch.
Ograniczony czas
Kontrola podatkowa nie powinna zakłócać bieżącej działalności firmy. Dlatego można ją przeprowadzać tylko w godzinach jej działalności. Termin jej zakończenia powinien być zawarty w upoważnieniu, a jeśli organ kontrolujący chce go przedłużyć, musi to uzasadnić na piśmie. Dowodów uzyskanych po upływie oznaczonego terminu nie można użyć w postępowaniu podatkowym.
W przypadku kontroli skarbowej fiskus nie ma wprawdzie sztywnych ram czasowych, ale powinny go obowiązywać ograniczenia wynikające z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. A ta zakazuje prowadzenia jednocześnie więcej niż jednej kontroli w firmie, natomiast czas trwania wszystkich kontroli administracyjnych nie może przekroczyć czterech tygodni rocznie w przypadku małych i średnich firm, u pozostałych — ośmiu.
Reguł tych nie stosuje się na przykład wtedy, gdy kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu VAT.
— Niestety, organy podatkowe omijają ograniczenia kontroli korzystne dla podatników. Często wszczynają postępowania, których nie obejmują ograniczenia wynikające z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, a które są faktycznie kontrolą podatkową — twierdzi Andrzej Dębiec.
Organy kontroli skarbowej powołują się również na wyjątek w ustawie, zgodnie z którym jej zasad nie stosuje się, jeżeli odrębne przepisy przewidują możliwość przeprowadzenia kontroli w toku postępowania dotyczącego firmy. Chodzi o to, że organ kontroli skarbowej może w ramach postępowania kontrolnego przeprowadzić kontrolę podatkową. Warto więc dbać o prawidłowe prowadzenie tzw. książki kontroli, która pozwoli wykazać ewentualne naruszenia przepisów przez organy kontrolne.
Szczęśliwe zakończenie
Pracownicy fiskusa muszą zawsze przedstawić nam protokół kontroli zawierający opis jej przebiegu i jej ustalenia. Sprawdźmy, czy zawiera opis faktycznych ustaleń i dokumentację przeprowadzonych dowodów. Możemy w 14 dni od daty doręczenia nam protokołu przedstawić zastrzeżenia oraz wskazać własne wnioski, a kontrolujący ma dwa tygodnie na ustosunkowanie się do nich.
Z kolei kontrola skarbowa kończy się z chwilą dostarczenia podatnikowi decyzji, wyniku kontroli lub postanowienia o jej umorzeniu. Wcześniej organ kontroli skarbowej musi wyznaczyć nam siedmiodniowy termin na wypowiedzenie się w sprawie zebranego materiału dowodowego. Jeżeli kontrolowany wyznaczył pełnomocnika do spraw kontroli podatkowej, jej protokół powinien być dostarczony właśnie jemu.
— Nieprawidłowe dostarczenie takich dokumentów nie powoduje zakończenia kontroli, a to może prowadzić do przekroczenia czasu kontroli podatkowej określonego w upoważnieniu. Dowody uzyskane w trakcie kontroli nie będą w takim wypadku mogły być uznane w świetle prawa podatkowego — podkreśla Andrzej Dębiec.
Od decyzji fiskusa przysługuje odwołanie do organów wyższego stopnia, a w następnej kolejności do wojewódzkiego sądu administracyjnego.
Okiem eksperta
Kontrolerzy mają czas
Wierzyliśmy, że ustawa o swobodzie działalności gospodarczej ograniczy czas kontroli w firmach. Urzędnicy często wykorzystują jednak fakt, że limit dotyczy bezpośredniej inspekcji. Zdarza się więc, że po oficjalnym zakończeniu kontroli przedsiębiorcy miesiącami muszą dostarczać dodatkowe faktury, raporty i inne dokumenty księgowe. Muszą więc poświęcić swój czas, by dotrzeć do archiwalnych dokumentów. A to wszystko kosztuje. Poza tym coraz więcej organów kontrolnych zabiega o wyłączenie ich spod ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Przepisy często nie są przestrzegane lub interpretuje się je wyłącznie na korzyść inspekcji. Wszystko to sprawia, że przedsiębiorcy muszą znaczną część czasu poświęcić walce z urzędnikami, aby nie doprowadzili do upadku firmy.
Adam Ambrozik, Konfederacja Pracodawców Polskich