Konsekwentne przypominanie o terminie płatności to podstawa zapobiegania kłopotom z zapłatą należności przez kotrahentów.
Zależność między okresem przeterminowania wierzytelności a skutecznością jej windykacji jest bardzo duża. Wynika ona z przyzwyczajenia firmy-dłużnika do funkcjonowania w warunkach istniejącego zadłużenia. Czas zawsze działa na niekorzyść wierzyciela.
Pora na interwencję
Po upływie 18 miesięcy od terminu wymagalności należności w praktyce nie ma już szans na odzyskanie wierzytelności w sposób dobrowolny.
— Uciekający czas jest sprzymierzeńcem dłużników. Wierzyciele powinni zdawać sobie sprawę, iż zbędna zwłoka w podjęciu decyzji o windykacji bardzo często doprowadza do całkowitej utraty należności. Tymczasem skuteczność procesu windykacji w dużej mierze zależy od jak najszybszego podjęcia działań — mówi Donat Dubiel, dyrektor ds. obrotu i windykacji wierzytelności w firmie Sigma Trade.
Kiedy więc należy zacząć monitowanie należności?
— Najlepiej w ogóle do przeterminowania nie dopuścić. Wcześniejsze przypominanie o zbliżającym się terminie płatności nie jest niczym niestosownym. Forma odpowiedzi na takie przypomnienie jest już sygnałem, czy należy się spodziewać kłopotów z odzyskaniem należności. Dobrym środkiem profilaktycznym jest też stosowanie na fakturach zapisu o tym, że w przypadku braku zapłaty sprawa zostanie skierowana do firmy windykacyjnej. Jeszcze lepszym rozwiązaniem, ale niestety dość kłopotliwym, jest zapis w umowie, że do momentu zapłaty za towar jest on własnością sprzedającego. Najważniejszą zasadą pozostaje jednak konsekwencja w działaniu i niepobłażanie dłużnikowi — wyjaśnia Jarosław Nowicki, współwłaściciel Temef Biuro Współpracy Gospodarczej.
Bardzo ważne jest wypracowanie sobie wizerunku firmy, dbającej o swoje interesy poprzez szybką i skuteczną windykację. Nie ma lepszej profilaktyki od dobrej opinii na rynku. Odstrasza ona złych kontrahentów i pozwala stabilnie działać.
Kiedy pobłażać?
W obecnych czasach transakcje płatne od ręki należą jednak do rzadkości. Często zdarza się, że kontrahent jest uczciwym przedsiębiorcą, ale ma chwilowe trudności w płaceniu. Takim należy dawać szansę, ale na odpowiednich warunkach.
— Wydłużenie kredytu kupieckiego ponad okres zawarty w umowie może okazać się korzystne dla wierzyciela. Sytuacja ta ma miejsce w każdym przypadku udokumentowania przed wierzycielem trudnej sytuacji, w jakiej znalazł się dłużnik i potwierdzenia możliwości wyjścia z kryzysu. Stosowanie przymusu wobec przedsiębiorców, którzy popadli w trudną sytuację finansową w sposób niezamierzony i którzy posiadają wiarygodny plan naprawczy, jest działaniem szkodliwym dla interesu wierzycieli. W takiej sytuacji działanie przymuszające rzetelnego przedsiębiorcę do natychmiastowej spłaty długu kończy się zazwyczaj dla wierzyciela postępowaniem układowym (obecnie naprawczym) lub postępowaniem upadłościowym — przestrzega Krystian Konopka, dyrektor ds. rozwoju Grupy Kapitałowej Południe-Zachód.
— Wydłużanie kredytu kupieckiego ponad okres zawarty w umowie powinno być stosowane jako wyjątkowe rozwiązanie, zarezerwowane tylko dla najważniejszych klientów — dodaje Donat Dubiel.