Branżę windykacyjną czekają wielkie zmiany od 1 stycznia 2023 roku, czy czym napiszemy w drugiej części artykułu. Zanim jednak nasza sprawa trafi do działu windykacji lub, co gorsza, do firmy windykacyjnej, warto zastanowić się, co można robić, by takim sytuacjom zapobiegać.
Klasyczna zasada głosi, że lepiej jest unikać problemów, niż je rozwiązywać. I dotyczy to tak samo kwestii zdrowotnych, relacyjnych, jak i zawodowych. Prowadzenie firmy nieustannie wiąże się z kwestią regulacji należności przez naszych klientów. Z problemami w tej dziedzinie styka się już 6 na 10 firm w Polsce, oczekując na płatność średnio prawie 4 miesiące.
Poznaj program konferencji online “Windykacja i zarządzanie należnościami 2022” >>
Siedem zasad wypłacalności
By uniknąć powstania problemów z dziedziny niewypłacalności kontrahenta, pozwólmy sobie na stosowanie się do siedmiu zasad.
1. Monitoring płatności
Pierwszym i zasadniczym błędem osób prowadzących biznes jest brak wystarczającego obserwowania spływających płatności.
Profesjonalne firmy zarządzające np. nieruchomościami na wynajem w stan alarmu stawiają płatności opóźnione o 24 godziny. Pracownik ma obowiązek skontaktować się skutecznie z klientem i wyjaśnić przyczynę opóźnienia. Zwykle wystarczy proste przypomnienie o zapomnianej płatności. Jednak pozwala to także na szybkie wykrywanie poważniejszych przyczyn powstania zatoru.
Umożliwia to nie tylko na szybkie zdiagnozowanie problemu, ale także dotarcie do potencjalnego dłużnika przed innymi firmami. W tym przypadku dodatkowo na rozwiązanie problemu w czasie posiadania kaucji naszego kontrahenta.
2. Ustawienie jasnej granicy
Powiązanym punktem jest ustanowienie z góry jasnej i nieprzekraczalnej granicy zadłużenia. W różnych przypadkach i branżach konsekwencje mogą być odmienne. Np. operatorzy komórkowi potrafią długo czekać na dokonanie płatności doliczając niewielkie odsetki, gdyż nie płacący klient nie generuje dużych kosztów bieżących, a jest ostatecznie łatwo windykowalny.
Niemniej warto mieć jasno określone limity. W przypadku przedawnienia terminu zapłaty o określoną liczbę dni lub narośnięcia danej kwoty, sprawa powinna być automatycznie kierowana do działu windykacji. I powinno być obarczone choćby symbolicznymi odsetkami. A takie zapisy powinny być jednoznaczne i z uprzedzeniem komunikowane klientowi.
Należy pamiętać, że umowy zawierane z kontrahentami są za zasady na czas konfliktu, a nie na czas zgodnej współpracy.
3. Odwaga rozmawiania
Rozmowa o zadłużeniu nigdy nie należy do przyjemności. Wiele mniejszych firm ma problem z otwartym wyrażaniu własnych potrzeb co do przedawnionych faktur.
Należy brać jednak pod uwagę, że każdy dzień zwłoki tylko pogarsza sytuację. Bez umiejętności rozmawiania i wyrażania swoich obaw, nie będziemy w stanie na bieżąco regulować początkowo niegroźnych opóźnień.
Istnieje wiele firm, np. z branży budowlanej, które pozwoliły sobie na wielomiesięczne opóźnienia w płatnościach wykonywanych przez generalnego wykonawcę. Co ostatecznie nie raz, nie dwa doprowadziło je do bankructwa.
Nierzadko też można się spotkać z zachowaniem wierzycieli, którzy przy pierwszych problemach w płynności finansowej, najpierw zaspokajają potrzeby tych klientów, którzy mają odwagę upomnieć się o swoje.
4. Oświadczenie o poddaniu się egzekucji
Jest to jedna z metod zapobiegania ewentualnym problemom w przyszłości. Chodzi konkretnie o notarialne oświadczenie podpisywane przez kontrahenta. Stanowi ono dobrowolne poddaniu się postępowaniu egzekucyjnemu na rzecz konkretnego kontrahenta.
Całość zobowiązania opisuje artykuł 777 k.p.c. Nie jest to idealna metoda, ale z pewnością ułatwia czasem odzyskanie późniejszych należności.
5. Faktoring
Należy także pamiętać o dość standardowej na rynku usłudze faktoringu. Polega ona na sprzedaży nieopłaconych jeszcze faktur instytucji finansowej w zamian za natychmiastową gotówkę. Szczególnie dotyczy to kwestii wszelkiego rodzaju przedłużonych okresów płatności.
W zamian za kilka procent wartości widniejącej na fakturze uzyskujemy po pierwsze natychmiastowy przelew. A po drugie niwelujemy ryzyko ewentualnych później opóźnień w realizacji płatności przez kontrahenta. Warto przy tym pamiętać, że standardowo usługa faktoringu służy do obsługi nie zagrożonych płatności fakturowych, czyli przed upływem terminu płatności.
6. Wniosek o zabezpieczenie roszczenia majątkowego
Zanim będziemy zmuszeni do złożenia pozwu sądowego, możemy skorzystać z wniosku o zabezpieczenie roszczenia majątkowego. Reguła ta została wprowadzona, by zapobiec pozbycia się majątku przez dłużnika na czas rozstrzygnięcia kwestii wzajemnych roszczeń. Możemy ją wdrożyć jeszcze zanim będziemy zmuszeni do podjęcia bardziej drastycznych kroków.
7. Wniosek o upadłość
Inny narzędziem jest złożenie wniosku o upadłość, bo także może zapobiec wyzbyciu się przez wierzyciela majątku przed rozpoczęciem zaspokajania potrzeb wierzycieli. Jest to już jedno z ostatecznych narzędzi, które możemy wykorzystać w kwestii zabezpieczenia własnych należności.
Co zmienia się w nowym prawie nt. windykacji?
Przyjrzyjmy się jeszcze nowemu prawu odnośnie rynku windykacji należności, które wejdzie w życie 1 stycznia 2023 roku, gdyż czeka nas tutaj wiele zmian.
Tradycyjnie wyróżniamy dwa kierunki odzyskiwania należności. A mianowicie windykację sądową i pozasądową. Do tej drugiej kategorii zalicza się też windykacja przedsądowa, jak np. wystosowanie wezwania do zapłaty jeszcze przed sporządzeniem pozwu.
Sądowa procedura, w skrócie oznacza przeprowadzenia pełnej formy procesu. I jeśli wyrok będzie korzystny dla wierzyciela, sprawa kierowana jest do komornika, który powinien zadbać o poprawną windykację należności. Z wiadomych powodów, taka droga generuje i spore koszty oraz, w polskim systemie prawnym, potrafi zająć sporo czasu.
Innym sposobem na odzyskanie należności jest szeroko pojęty proceder windykacji pozasądowej. Do końca 2022 roku rynek windykatorów nie był prawie w żaden sposób regulowany. Właściwie każdy mógł zostać przedstawicielem tej branży. A większość elementów nacisku sprowadza się do umiejętnego zastosowania psychologii i nie ulegało większym ograniczeniom. Jedyną przeszkodą były zapisy kodeksu karnego.
Od roku 2023 roku zmienia się kilka kluczowych zasad, jakimi będzie musiała kierować się od tego momentu cała branża.
Pierwszą i najważniejszą zmianą jest konieczność uzyskania i licencji przez firmę windykacyjną oraz wpisu do Centralnego Rejestru Firm Windykacyjnych i Windykatorów. By móc się o nią ubiegać firma będzie musiała być prowadzona w formie spółki akcyjnej o minimalnym kapitale przekraczającym 20 mln zł. Co pokazuje, że rynek zostanie wymieniony z mniejszej konkurencji, a sam rynek ulegnie konsolidacji.
Konieczność uzyskiwania licencji wiąże się naturalnie z możliwością jej utracenia. Jeśli chodzi o pracowników, nowe prawo nie zapowiada większych regulacji oprócz orzeczenia o niekaralności.
Jak wiadomo, jednym z głównych zarzutów wobec windykatorów było nękanie dłużników w związku z długiem przeterminowanym lub spornym. Nierzadko wiązało się to z wielokrotnym telefonowaniem o dowolnych porach dnia i nocy. Czy też stosowanie kontrowersyjnych projektów graficznych wysyłanej korespondencji. Aż po "niewinne" wypytywanie sąsiadów.
Wg nowego prawa windykator będzie mógł kontaktować się z dłużnikiem tylko w dni robocze w godzinach 9-17. Oraz nie będzie mógł wykonać tygodniowo więcej, niż 3 połączeń telefonicznych, albo przesłać więcej niż 3 wiadomości SMS/e-mail.
Kolejnymi zmianami jest nakaz wcześniejszego umówienia się z dłużnikiem na wizytę domową. Z kolei jeśli roszczenia wierzyciela uległy już przedawnieniu, windykator będzie zobligowany do poinformowania o tym fakcie dłużnika w trakcie pierwszej rozmowy. Jest to szczególną formą ochrony praw dłużnika, który najczęściej nie jest podmiotem profesjonalnym, potrafiącym precyzyjnie obliczyć przedawnienie danego roszczenia.
Wyrażenie sprzeciwu zamyka drogę windykacji do tej sądowej.
Więcej nt. zmian w prawie oraz innych aspektów branży windykacji, możecie usłyszeć na naszej konferencji: Windykacja i zarządzanie należnościami.
Marcin Kosiński, Redaktor