Większość firm rozlicza się z klientami w ramach transakcji bezgotówkowych. W tym celu przedsiębiorcy korzystają z oferowanych przez banki rachunków oszczędnościowo-rozliczeniowych (ROR). Często na potrzeby firmowe używają prywatnych kont – czy to w celu realizacji obowiązków podatkowych, czy opłacania składek ZUS lub rozliczeń z kontrahentami.
Prawo nie narzuca na jednoosobowe działalności gospodarcze obowiązku posiadania oddzielnego rachunku firmowego - w żadnym przepisie ustawodawca nie wskazuje, jakie dokładnie musi to być konto. To oznacza, że przedsiębiorcy w celach firmowych teoretycznie mogą używać własny ROR, przeznaczonego dla klientów indywidualnych. W praktyce pojawia się jednak pewien problem - nie zawsze można korzystać z konta dla osób indywidualnych w celu innymi niż prywatny.
Ważny regulamin banku
O ile przepisy nie zakazują przedsiębiorcom korzystania z konta prywatnego do celów firmowych, o tyle regulaminy banków mogą ograniczać możliwość użytkowania prywatnego ROR-u chociażby do rozliczeń z ZUS, fiskusem, czy wprost – do transakcji handlowych związanych z prowadzeniem działalności. Oczywiście nie bez powodu. Po pierwsze, istotne znaczenie mają względy finansowe – dla banku bardziej opłacalne jest korzystanie przez przedsiębiorców z płatnych rachunków firmowych niż z ich prywatnych kont. Bank ma wówczas możliwość wywiązania się z obowiązków względem Szefa Krajowej Administracji Skarbowej wynikających z Ordynacji podatkowej. Niezastosowanie się do postanowień zawartych w regulaminie banku może przysporzyć przedsiębiorcy sporo problemów, dlatego przed podjęciem decyzji warto szczegółowo zapoznać się z treścią regulaminu dotyczącego prowadzenia ROR-u.
Razem czy osobno
Wspólny rachunek – prywatny i firmowy - ma kilka plusów. Przedsiębiorca unika dodatkowej biurokracji związanej z założeniem oddzielnego konta w banku. Poza tym prowadzenie konta indywidualnego jest zazwyczaj tańsze niż ma to miejsce w przypadku firmowego, a często jest ono całkowicie darmowe.
Mimo wszystko przedsiębiorcy powinni rozważyć możliwość posiadania oddzielnego rachunku dla działalności gospodarczych. Przede wszystkim dlatego, że dodatkowy rachunek umożliwia oddzielenie prywatnych i firmowych przepływów pieniężnych. Poza tym w ten sposób unikną niepotrzebnych sporów z fiskusem, który w niektórych przypadkach może podważyć zasadność prowadzonych przez nich finansowych rozliczeń.