— Organy podatkowe odmawiają wydawania indywidualnych interpretacji podatnikom, którzy zadają takie pytanie. Aby uzyskać wykładnię w tej sprawie, wniosek o jej wydanie musi być sformułowany tak, aby podatnik mógł pośrednio wyrobić sobie pogląd na ten temat — mówi Adam Sękowski, menedżer w dziale doradztwa podatkowego w firmie konsultingowej Crowe.

Wyjaśnienie tej kwestii nie jest proste chociażby dlatego, że ustawa o VAT jej nie definiuje. Tymczasem prawo wymaga od zagranicznych firm działających w Polsce ustalenia, czy mają w naszym kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, co jest ważne nie tylko dla nich, ale również dla rozliczeń tego podatku przez ich polskich kontrahentów.

Doliczyć? Nie doliczyć?

Z braku jasnych wskazówek polskie firmy świadczące usługi na rzecz zagranicznych podatników VAT często stają przed dylematem,czy powinny wystawić fakturę tylko na kwotę netto, czy doliczyć do niej podatek.

— Wątpliwości nie ma, gdy usługa jest ściśle związana z nieruchomościami położonymi w Polsce. Wówczas na fakturze powinien znaleźć się polski VAT. W przypadku większości innych usług, np. transportowych, doradczych czy instalacyjnych, o wykazaniu go decyduje stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej usługobiorcy. Jeżeli go tutaj nie ma, nie należy na fakturze podawać kwoty podatku, jest on rozliczany przez nabywcę świadczenia w państwie jego siedziby zgodnie z mechanizmem odwrotnego obciążenia — wyjaśnia menedżer z Crowe.

Błędne stwierdzenie braku takiego miejsca u zagranicznego odbiorcy może powodować powstanie zaległości podatkowej u polskiego usługodawcy — ponieważ nie opodatkuje usługi polskim VAT. Przepisy o tym podatku nie wymagają od podatników prowadzenia drobiazgowego dochodzenia w tej sprawie, ale nakazują zachowanie należytej staranności w działaniach, które mają wpływ na obowiązki VAT-owskie.

— Z uwagi na nieostre wymagania co do weryfikowania nabywców usług polscy podatnicy VAT narażeni są na ryzyko sporów z organami skarbowymi — podkreśla Adam Sękowski.

Siedziba — i poza nią

Najczęściej w kwestii miejsca świadczenia usługi, mającego znaczenie dla rozliczeń VAT, decydująca jest siedziba działalności gospodarczej jej nabywcy.

— Interpretacje organów podatkowych wskazują, że jeśli podmiot z zagranicy nie ma siedziby w Polsce, to w związku z tym nie rozlicza w naszym kraju importu usług. Jest to klarowne: skoro nie ma ani siedziby, ani zakładu w Polsce, to dodatkowo nie jest u nas w kraju zarejestrowany dla celów VAT. W tej sytuacji nie ma możliwości jego odliczenia i u nas też go nie uwzględnia — mówi Piotr Juszczyk, doradca podatkowy w firmie inFakt.

Stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (albo zamieszkania, co również ma wpływ na obowiązki VAT-owskie) nie jest jednak tożsame z siedzibą. Wszystkie te pojęcia doczekały się niedawno zdefiniowania w przepisach Unii Europejskiej (UE). Od lipca tego roku są określone w rozporządzeniu wykonawczym Rady UE 282/2011 z 15 marca 2011 r. Jak każde rozporządzenie unijne jest ono bezpośrednio obowiązujące w krajach członkowskich wspólnoty. Zgodnie z tym aktem w miejscu siedziby są wykonywane funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa — odbywają się jego posiedzenia, zapadają ważne decyzje dotyczące ogólnego kierowania firmą. Do właściwego ustalenia tej kwestii nie wystarczy kierować się adresem pocztowym podmiotu. Natomiast jeżeli usługa jest wykonywana dla (lub ze) stałego miejsca prowadzenia działalności, miejscem jej świadczenia nie jest siedziba.

W interpretacjach podatkowych fiskus wyjaśnia te kwestie, odwołując się do unijnego rozporządzenia. Podkreśla, że odpowiednie definicje zawarto w nim dla ujednolicenia stosowanych zasad dotyczących miejsca opodatkowania transakcji podlegających VAT. „Według art. 11 ust. 1 rozporządzenia, oznacza ono dowolne miejsce — inne niż siedziby działalności gospodarczej podatnika, które cechuje wystarczająca stałość oraz odpowiednia struktura zaplecza personalnego i technicznego, umożliwiająca odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, czyli w których uczestniczy” — czytamy w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) z 28 października tego roku (nr 0114-KDIP1- -2.4012.491.2019.1.MC).

— Dla ustalenia, czy zagraniczny usługobiorca ma w Polsce takie stałe miejsce, polski usługodawca w pierwszej kolejności powinien zwrócić uwagę na numer VAT, którym posługuje się jego klient. Jeżeli jest on wydany przez kraj inny niż Polska, można wstępnie założyć, że podmiot ten nie ma w naszym kraju stałego miejsca prowadzenia działalności. Jeżeli jednak polski podatnik ma wątpliwości — na przykład wie, że zagraniczna firma wynajmuje w Polsce swoje biuro albo utrzymuje tutaj wielu pracowników, co może sugerować, że ma ona w Polsce takie stałe miejsce — powinien zwrócić się do zagranicznego kontrahenta o dodatkowe wyjaśnienia — podpowiada Adam Sękowski.

Wykładnie skarbówki

Dyrektor KIS we wspomnianej interpretacji zwraca uwagę, że „posiadanie numeru identyfikacyjnego VAT samo w sobie nie wystarcza, aby uznać, że podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej”. Podkreśla ponadto, że przy wykładni tego pojęcia i odwołując się do orzeczeń Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, „o takim miejscu można mówić wtedy, gdy zarazem występuje odpowiednia struktura wspomnianego zaplecza niezbędna do prowadzenia biznesu oraz pewna minimalna skala działalności, która pozwala stwierdzić, że w tym miejscu nie jest ona wykonywana okresowo, jak również nie jest prowadzona z tego miejscaw sposób samodzielny w stosunku do działalności siedziby przedsiębiorstwa”.

Przedstawiciel Crowe zauważa, że nawet długotrwała obecność w Polsce wspomnianego zaplecza personalnego (czyli ludzi pracujących na miejscu) i technicznego zagranicznej spółki nie zawsze oznacza, że ma ona tutaj stałe miejsce działalności. Jego zdaniem zwłaszcza istnienie w Polsce zakładu podatkowego firmy zagranicznej — czyli np. stałej placówki, placu budowy, osoby z odpowiednimi pełnomocnictwami — według przepisów o unikaniu podwójnego opodatkowania nie jest równoznaczne z tym, że znajduje się tutaj stałe miejsce jej działalności.

— Przykładem takim mogą być projekty budowlane trwające ponad 12 miesięcy. Zgodnie z większością umów o unikaniu podwójnego opodatkowania takie przedsięwzięcia są traktowane jak zakład podatkowy zgodnie z regulacjami podatku dochodowego. Nie musi to jednak oznaczać powstania stałego miejsca działalności z punktu widzenia przepisów o VAT. Nasze organy podatkowe stoją na stanowisku, że jeżeli firma zagraniczna realizuje jednorazowy projekt na terytorium naszego kraju i nie planuje po jego zakończeniu kontynuować obecności w Polsce, to tego stałego miejsca wcale tutaj nie ma według reguł VAT-owskich, choćby takie prace trwały nawet ponad rok — mówi Adam Sękowski.

Wyjaśnia, że taki pogląd dyrektor KIS wyraził m.in. w interpretacji indywidualnej z 16 października 2019 r. (nr 0114-KDIP1- -2.4012.383.2019.2.JŻ). Ekspert zwraca przy tym uwagę, że polski przedsiębiorca powinien być czujny nawet wtedy, gdy zagraniczny kontrahent otrzymał wykładnię organu podatkowego odnoszącą się do kwestii stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Polski usługodawca powinien upewnić się, czy zawarty w niej opis stanu faktycznego nie jest sprzeczny z informacjami, które ma na temat kontrahenta. W razie sprzeczności interpretacja nie da ochrony ani firmie zagranicznej, ani tym bardziej polskiemu podatnikowi.