Regulacja problemów związanych z zarządzaniem środowiskiem wymaga zaangażowania znacznych nakładów pracy, czasu oraz kosztów. Jakość wdrożonego systemu środowiskowego zależy od zastosowanych procedur, a przede wszystkim od samej organizacji. Zrozumiano to już w większości przedsiębiorstw krajów Unii Europejskiej. Teraz nadszedł czas na polskie firmy.
— W UE posiadanie systemu zarządzania środowiskiem jest praktycznie obowiązkowe, szczególnie w przypadku firm, których działalność może potencjalnie pogorszyć stan środowiska naturalnego — mówi Aleksander Dackiewicz, kierownik działu pól elektromagnetycznych i środowiska w Polskiej Telefonii Cyfrowej.
Wdrażając system zarządzania środowiskiem (SZŚ) należy skupić się przede wszystkim na procedurach wdrożeniowych ISO 14001 i EMSA. W przeciwieństwie do środowiskowej normy ISO, ten drugi system praktycznie w Polsce nie funkcjonuje. W Unii jest on równie powszechny jak wspomniana norma ISO 14001.
Procedury wdrażania SZŚ i jego certyfikacji w Unii nie różnią się od stosowanych w Polsce. Prawidłowe wprowadzenie norm środowiskowych zależy od odpowiedniego podejścia do czterofazowej procedury, określanej skrótem PDCA (ang. Plan-Do-Check-Act) — planuj — wykonuj — sprawdź — działaj. Zastosowanie tego modelu pozwala na samodzielne stworzenie szczegółowego planu postępowania oraz jego konsekwentnej realizacji. Daje również możliwość dokonania analizy efektów tych działań oraz w końcowej fazie, zbadania wyników całego procesu i zaprojektowania lub skorygowania systemu.
Zachodnie przedsiębiorstwa zdołały się już przekonać, że dzięki „zielonym certyfikatom” można sporo zyskać. Najważniejsze jest obniżenie kosztów produkcji wskutek niepłacenia kar za zatruwanie środowiska i zmniejszenia zużycia energii oraz surowców dzięki wprowadzeniu czystych i ekologicznych technologii. Polscy przedsiębiorcy często uważają, że systemy środowiskowe to przede wszystkim znaczne nakłady oraz zbyt skomplikowane procedury. Powodem takiego postrzegania systemów środowiskowych jest niski poziom wiedzy o systemach środowiskowych. Oczywiście wdrożenie SZŚ i jego certyfikacja to niełatwy i nietani proces, ale za konkretnymi i dokładnymi działaniami podążają konkretne i wymierne korzyści.
Wydatek na standardowe wdrożenie SZŚ w oparciu o wybrany system stanowi 40 proc. kosztów wdrożenia systemu w oparciu o ISO 9001. Do tego należy doliczyć koszty niezbędnych inwestycji związanych ze spełnieniem wymagań prawnych. Przedsiębiorca w Unii zainteresowany certyfikatem ISO 14001 powinien być przygotowany na wydatek rzędu kilku- kilkunastu tysięcy euro, jeśli należy do grona firm średniej wielkości. W przypadku dużych zakładów koszty te są oczywiście większe.
— Różnice w kosztach wynikają wyłącznie z odmiennej struktury każdej organizacji — im większa jednostka, tym większe nakłady, ale i większe zyski. Inaczej wygląda wdrożenie systemu środowiskowego w szpitalu, a inaczej w hucie — tłumaczy Marcin Zastawa, dyrektor ds. SZJ w Doradztwie Gospodarczym DGA.
Nakłady na wdrożenie i certyfikację można minimalizować poprzez zintegrowane wdrażanie systemów np. ISO 14001 wraz z ISO 9001. Taka konfiguracja zmniejsza koszty nawet o 30 proc., ogranicza ilość niezbędnych dokumentów oraz działań podejmowanych przez firmę i jednostkę certyfikującą. W krajach UE przedsiębiorcy wdrażający SZŚ mogą korzystać z dofinansowania tego procesu środkami z programów pomocowych.
Istotną rolę w kwestii procedur i kosztów SZŚ odgrywają także władze krajów unijnych, które już kilka lat temu dostrzegły potrzebę uregulowania i wspierania rozwoju systemów środowiskowych. W Niemczech władze stworzyły odpowiednie przepisy prawne, regulujące znaczenie i rolę EMSA. Również kandydujące do UE Czechy posiadają od ponad 3 lat tzw. Narodowy Program EMAS. Polska pod tym względem na razie pozostaje w tyle za innymi krajami Europy.
— Administracja państwowa powinna promować firmy stosujące SZŚ, np. przez ulgi podatkowe czy odpisy „ekologiczne”. Firmy legitymujące się certyfikatem SZŚ mogłyby mieć także ustawowo skrócone ścieżki administracyjne przy rozpoczynaniu inwestycji, włącznie z ulgami podatkowymi — proponuje Aleksander Dackiewicz.