Najczęstszy błąd przedsiębiorcy to nie zła konstrukcja umowy ale jej brak.
Podpisujesz umowę, wysyłasz towar, kontrahent nie płaci, a potem okazuje się, że dług jest nie do wyegzekwowania, bo nie przewidzieliśmy czegoś w umowie. Niestety — o tym przekonujemy się już zazwyczaj po fakcie.
— Często przedsiębiorcy szukają pomocy prawników dopiero po podpisaniu kontraktu, kiedy druga strona nie wywiązuje się ze zobowiązań. Ale w przypadku zawartej już umowy pole działania jest ograniczone — przestrzega Kamil Muniak z kancelarii prawnej Euler Hermes.
Tylko na piśmie
W praktyce rzadko kiedy umowy zawierają partnerzy o równych szansach. Zazwyczaj jeden z przedsiębiorców jest uprzywilejowany, ponieważ posiada większe, często międzynarodowe doświadczenie w danej branży, a za plecami ma rzeszę prawników. Dlatego zwłaszcza przedsiębiorcy bez takiego zaplecza powinni dobrze przyglądać się temu, co podpisują.
— Najgorzej, jeśli nie podpisze się żadnej umowy — trudno potem udowodnić i wyegzekwować długi. Można to zrobić w postępowaniu procesowym, ale wiąże się to z dużymi kosztami, poczynając od wpisu sądowego, a kończąc na kosztach opinii biegłych i rzeczoznawców. Poza tym postępowania sądowe mogą się ciągnąć do kilku lat — mówi Kamil Muniak.
Szybciej i taniej można odzyskać pieniądze dzięki postępowaniu nakazowemu. Ale sąd wydaje nakaz zapłaty właśnie na podstawie umowy, dowodu spełnienia wzajemnego świadczenia niepieniężnego, np. potwierdzenia odbioru towaru czy doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku. Jeśli je mamy, nie musimy uiszczać wpisu sądowego, co przy dużych kwotach oznacza oszczędności do kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Ważne z kim
— Zanim sięgniemy po pióro, sprawdźmy, czy osoba, z którą chcemy podpisać umowę, ma w ogóle do tego prawo. Jeśli nie ma, to umowa może być w ogóle nieważna i stracimy szansę dochodzenia ewentualnych roszczeń — podkreśla Kamil Muniak.
Jeśli jest to właściciel jednoosobowej firmy bądź wspólnik spółki cywilnej, poprośmy go o zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej, z adresem, miejscem prowadzenia działalności, pełną nazwą. Warto także sprawdzić numer PESEL, co ewentualnie ułatwia później znalezienie dłużnika, nawet jeśli zmieniłby adres zamieszkania. W przypadku spółek prawa handlowego (np. spółki z o.o. lub akcyjnej) sprawdźmy odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, z którego dowiemy się, kto ma prawo do reprezentacji, czyli podpisywania umów w jej imieniu. Możemy też poprosić o pełnomocnictwo potwierdzone notarialnie, jeśli kontrahent nie występuje osobiście.
Trzeba zadbać też, aby kontrakt był zawarty w odpowiedniej formie. Przykładowo, umowa sprzedaży nieruchomości musi być podpisana w formie aktu notarialnego.
Potencjalne skutki
Umowa powinna być zawsze jak najbardziej jasna i precyzyjna. Powinno się tak ją kształtować, abyśmy mogli później korzystać z jak największej liczby instrumentów prawnych, gdy kontrahent przestanie się z niej wywiązywać. Chodzi o ustanowienie zabezpieczeń, w tym także na wypadek upadłości kontrahenta, np. zastrzeżenia prawa własności czy przewłaszczenia na zabezpieczenie.
— Zanim podpiszemy umowę, zweryfikujmy też ją pod względem skutków prawnych. Często świetne na pierwszy rzut oka rozwiązanie przestaje spełniać swoją rolę, np. ze względu na przepisy podatkowe — dodaje Kamil Muniak.
Przykładowo, przy sprzedaży wierzytelności sprawdźmy, czy podlega VAT albo czy przewłaszczenie na zabezpieczenie będzie miało dla nas jakieś skutki podatkowe.
Nie zgadzajmy się też bez powodu na wyznaczanie w umowie sądu polubownego jako właściwego do rozstrzygania sporów. Prowadzone przez niego postępowanie będzie dużo droższe niż w sądzie powszechnym, a ma sens tylko wtedy, gdy przedmiot umowy jest bardzo skomplikowany i w grę wchodzą kontrakty o bardzo dużej wartości.