Przedsiębiorca powinien brać udział w tworzeniu umowy z firmą doradczą. Dobry kontrakt sprawia, że usługodawca odpowiada za efekty swojej pracy.
Klient firmy konsultingowej musi sprecyzować swoje potrzeby. To od nich będą zależały postanowienia zawarte w umowie, a w konsekwencji zakres świadczonych usług.
— Jeśli np. klient nie zawrze swoich oczekiwań w pisemnym zapytaniu skierowanym do firmy konsultingowej, a strony będą bazować jedynie na przekazywanych sobie nawzajem ustnych wskazówkach, to radzę sprecyzować wszystko w umowie — nawet spis treści raportu, który ma być rezultatem działania konsultanta — mówi Jan Maciejewicz, prezes polskiego oddziału A.T. Kearney.
— Istotne jest już ustalenie samego sposobu odbioru pracy — dodaje Andrzej Głowacki, prezes Stowarzyszenia Doradców Gospodarczych w Polsce.
Często jednak efekt pracy doradcy jest trudny do określenia, albo widoczny dopiero po upływie dłuższego czasu.
— W tej sytuacji stronom nie pozostaje nic innego, niż bazować na wzajemnym zaufaniu — mówi Jan Maciejewicz.
Prawa i obowiązki
Umowy o doradztwo nie mają charakteru standardowego. Zakres odpowiedzialności zależy już od samego rodzaju kontraktu, który jest zawierany. W umowach o dzieło — tzw. umowach określonego rezultatu, ryzyko związane z końcowym efektem prac leży po stronie wykonawcy. Najczęściej jednak firmy konsultingowe zawierają typowe umowy-zlecenia, w których ryzyko jest rozłożone między klienta a doradcę. W umowie-zleceniu konsultant jest zobligowany do dochowania należytej staranności i dostarczenia klientowi usługi zgodnej z ustalonym zakresem.
— Występuje tu m.in. obowiązek zapewnienia usługodawcy wszelkiej pomocy w postaci kompetentnych zasobów ludzkich oraz informacji niezbędnych do właściwego wykonywania przedmiotu umowy czy obowiązek informowania usługodawcy w najkrótszym możliwym terminie o wszelkich sprawach związanych ze świadczeniem usług — zwraca uwagę Andrzej Głowacki.
Klient może w umowie zlecić firmie konsultingowej uzyskanie zezwoleń bądź decyzji niezbędnych do realizacji przedsięwzięcia, przy którym doradza. Może także obarczyć konsultanta sprawowaniem nadzoru lub prowadzeniem dokumentacji związanej z wykonywaniem przedmiotu kontraktu.
Zadaniem prezesa A.T. Kearney, oprócz dochowania należytej staranności wykonania powierzonego zlecenia, ważne jest także precyzyjne określenie terminów realizacji poszczególnych zadań związanych z projektem.
— Należy również podkreślić, że w ostatecznym rozrachunku pełny sukces realizowanego projektu zależy od poziomu wiedzy, jaka zostanie przekazana przez konsultanta klientowi. To nabyte przez niego umiejętności samodzielnego zarządzania projektem stanowią swoistą wartość dodaną i ostateczny, prawdziwy cel pracy doradcy — podkreśla Jan Maciejewicz.
Aż się popsujesz
Jeśli firma konsultingowa nie zrealizuje uzgodnionego zakresu usług lub nie osiągnie ustalonego celu, klient może domagać się usunięcia usterek, a nawet rozwiązania umowy. W skrajnym przypadku może to narazić konsultanta na utratę wynagrodzenia. Firmy doradcze odpowiadają za niedochowanie należytej staranności przy wykonaniu zleconych prac.
— Klauzula o należytej staranności gwarantuje klientowi, że w przypadku gdy realizacja projektu będzie niezgodna np. z zakresem lub terminem ustalonym w umowie, może dochodzić odszkodowania — mówi Marek Wroniak, adwokat, partner w kancelarii Lovells.
Większość konsultantów jest w tym zakresie ubezpieczona w postaci zapisów o karach umownych.
— W ten sposób zostaje określona ryczałtowa wysokość odszkodowania do określonej kwoty. Plusem takiego rozwiązania jest to, że w przypadku sporu nie trzeba wykazywać wysokości szkody, co nierzadko wiąże się z powoływaniem biegłego w postępowaniu sądowym. W przypadku wprowadzenia kar umownych należy pamiętać, że bez odpowiedniego postanowienia umownego nie będzie można dochodzić odszkodowania za szkodę, która przekroczy wysokość kary — wskazuje Marek Wroniak.
Ile cię trzeba cenić
— Wysokość oraz sposób wynagrodzenia za świadczone usługi konsultingowe to element umowy, który zawsze budzi spore emocje obu stron — mówi Jan Maciejewicz.
Firmy doradcze akceptują rozliczenia oparte na wynikach pracy. Jednak najczęściej stosuje się rozliczenia oparte na określonej z góry cenie. To tzw. fixed fee. Czasem dochodzi do niej success fee — premia za przekroczenie wskaźników, np. skrócenie czasu projektu, zwiększenie zyskowności. Fachowcy twierdzą, że taki system sprawdza się najlepiej przy projektach wdrożeniowych, które mają konkretny cel finansowy.
— Płatności zwykle są stałe, podzielone na raty, a ich wypłata następuje po osiągnięciu kolejnego etapu prac i założonego efektu. Przy krótkich projektach, do 3 miesięcy, wynagrodzenia są wypłacane w dwóch ratach — do 20 proc. przed rozpoczęciem prac, a reszta po zakończeniu. W przypadku dłuższych — stosuje się podział na więcej rat lub fakturowanie miesięczne — wyjaśnia Jan Maciejewicz.
Nikt się nie dowie
Kolejna istotna klauzula dotyczy zakazu konkurencji i zobowiązania do zachowania w tajemnicy danych uzyskanych przez konsultanta podczas realizacji umowy.
Zleceniodawca może domagać się zapisu o wyłączności świadczenia usług objętych postanowieniami umowy. Taki zapis można ograniczyć np. do świadczenia usług danego rodzaju na terytorium Polski w określonym czasie.
— Firmy konsultingowe godzą się na takie zapisy, np. jeśli zleceniodawca zobowiązuje się do długoterminowej współpracy — mówi Jan Maciejewicz.
Tajemnice przedsiębiorstwa można, a nawet trzeba powierzyć konsultantowi, ale pod warunkiem ich odpowiedniego zabezpieczenia. Jego gwarancją jest podpisanie klauzuli o zachowaniu poufności z wykonawcą.