Doradcy jakościowi są lepsi i gorsi, ale z powodu coraz silniejszej konkurencji w branży poziom ich usług wzrósł znacząco w ostatnich latach.
Przy każdej edycji programu PHARE (dotacji m.in. Wstęp do Jakości) opracowywana jest lista jednostek akredytowanych do wykonywania usług doradczych. Z każdym rokiem liczba jednostek wzrasta.
— Akredytacja PARP świadczy jak najlepiej o firmie. Jest kartą przetargową, bo dowodzi wiarygodności i profesjonalizmu konsultanta — mówi Elżbieta Lenkiewicz, kierownik sekcji akredytacji w Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP).
Agencja weryfikuje efekty działania firm, ich skuteczność i osiągnięcia. Nie jest to szczególnie drobiazgowa weryfikacja, ale taka, która pozwala wyeliminować niesolidnych doradców. W tym roku, w związku z nową edycją PHARE, do 9 programów dotacji (w tym także Wstępu do Jakości) zgłosiło się 1241 jednostek.
— Jednym z kryteriów weryfikujących jest np. wymóg wdrożenia co najmniej 3 systemów w ciągu ostatnich 3 lat. To rozsądne kryterium, pokazujące, że jednostka spełnia wymagania do uzyskania akredytacji i jest wiarygodna — mówi Paweł Nowomiejski, konsultant z Energy Group.
Praktyka to podstawa
Przedsiębiorca szukający solidnego konsultanta powinien zwrócić przede wszystkim uwagę na wiedzę praktyczną, umiejętności i doświadczenie poszczególnych pracowników firmy doradczej. Wprowadzenie nowej edycji ISO 9001 z roku 2000 doprowadziło do odsiewu firm, które przyzwyczajone do starszej wersji normy, nie były w stanie przestawić się na świadczenie doradztwa według nowszej normy. Byli zbyt oporni, może zbyt leniwi, aby się przekwalifikować, zmienić przyzwyczajenia.
Dobrym i prostym posunięciem jest skontaktowanie się z firmami, które korzystały już z usług firm doradczych. Są one krok przed nami, przeszły proces wdrożenia i związanego z nim doradztwa. Konsultant powinien udostępnić listę referencyjną swoich klientów. Można od nich uzyskać informacje, m.in. jak przebiegało wdrożenie, jak oceniają kompetencje konsultantów i umiejętność przekazywania przez nich wiedzy, a co najważniejsze — czy wdrożony system odpowiada ich potrzebom.
— Gdy w 2001 roku wdrażalismy SZJ, wybraliśmy firmę konsultingową z wyrobioną renomą, polecaną nam przez inne przedsiębiorstwa. W zeszłym roku, wdrażając już zintegrowany system zarządania, skorzystaliśmy także z jej usług — opowiada Piotr Christop, prezes spółki Energetyka Poznańska Zakłady Oświetlenia Drogowego.
Można także zasięgnąć opinii wśród zaprzyjaźnionych przedsiębiorców, którzy być może mają kogoś zaufanego i sprawdzonego.
Uwaga na liczby!
Wybierając jednostkę konsultingową, nie należy sugerować się tylko i wyłącznie statystyką.
— Trudno stwierdzić, czy lepsza jest firma, która w ciągu roku wdrożyła 20 systemów czy taka, która wdrożyła tylko 4. Te liczby nie zawsze świadczą o wiarygodności i efektywności — mówi Paweł Nowomiejski.
Bardzo istotna jest kwestia ceny i czasu. Każdy chce przeprowadzić wdrożenie jak najszybciej, jak najtaniej i jak najlepiej. Należy pamiętać, że te trzy elementy są zależne od siebie, tzn. zmiana jednego wywołuje zmianę pozostałych — skrócenie czasu realizacji wdrożenia wiąże się ze spadkiem jakości realizacji, chyba że wzrosną koszty (np. poprzez zwiększenie liczby osób zaangażowanych w projekt). Zwłaszcza skracanie czasu wdrożenia obniża jego efektywność.
— Są pewne ramy czasowe, których nie można przekraczać. Przykładowo dla małej firmy (do 50 zatrudnionych) opracowanie i wdrożenie systemu zarządzania dopasowanego do potrzeb firmy powinno trwać co najmniej 6-7 miesięcy — ocenia Paweł Nowomiejski.
Skrajne noty
Dobrym posunięciem jest dokładne porównanie ofert jednostek konsultingowych. Firmy te powinny sporządzić wstępny plan działania i wycenę swoich usług. Jeśli znajdzie się w nim oferta szkoleń dla pracowników przedsiębiorstwa, zapoznania ich z procesami, jakie będą zachodziły w firmie, to kolejny plus dla jednostki. Najlepiej wybierać spośród 4-5 ofert wstępnych. Analizując je, można posłużyć się systemem takim jak ten w ocenie skoków narciarskich — skrajne noty odrzucamy, tzn. te z najkrótszym czasem realizacji i jednocześnie najtańsze oraz te najdroższe i z długim czasem realizacji.
Wskazówką, czy firma jest solidna, może być także czas poświęcony przez nią na konsultację, szkolenie pracowników oraz przygotowanie przed wdrożeniem. 50 dni to zdecydowanie za długo. Dla małej firmy powinno wystarczyć 20 dni. Istotne jest także to, co doradca nam gwarantuje. Jeśli nie przejdziemy pomyślnie certyfikacji, to firma doradcza powinna zagwarantować nieodpłatne dopracowanie systemu.